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Jahreskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jahreskongress braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Programm, Räume und Referenten bestimmen den weiteren Ablauf. Danach folgen Anmeldung, Einladungen, Präsentationen, Catering und Teilnehmerkommunikation. Plane technische Prüfungen nicht erst am Veranstaltungstag ein, besonders bei HDMI-, USB-C- und Mikrofontechnik. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau von Empfang, Sitzplätzen, Bühne und Präsentationsmaterialien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Präsentationsanforderungen sammeln

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Transportinformationen versenden

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Namensschilder gestalten

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Catering-Menü bestätigen

    2 Personen

  • Cateringmengen bestellen

    2 Personen

  • Empfangstresen vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterialien bereitstellen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

Event

  • Raumaufteilung aufbauen

    4 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen starten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder sortieren

    2 Personen

  • Willkommenspakete bereitlegen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Kaffeeempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommenspakete verteilen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeepause servieren

    4 Personen

  • Benutzte Tassen abräumen

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Abendbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone und Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    3 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterialien sichern

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Säle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Pfand- und Mietmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Unbenutzte Vorräte verstauen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 120
  • TischeAnz. 18
  • BühnenelementeAnz. 4
  • Rednertisch
  • EmpfangstischeAnz. 4
  • BuffetischeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopsAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 6
  • USB-C-AdapterAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • WLAN-RouterAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 130
  • WassergläserAnz. 130
  • WeingläserAnz. 130
  • TellerAnz. 130
  • GabelnAnz. 130
  • MesserAnz. 130
  • LöffelAnz. 130

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SuppenkellenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 18
  • Bühnenhintergrund
  • Logo- und SponsorbannerAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 130
  • BadgehalterAnz. 130
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • NotizblöckeAnz. 130
  • KugelschreiberAnz. 150
  • WegweiserAnz. 12
  • Tischdecken für den EmpfangstresenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsleuchtenAnz. 10

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Programm mindestens 12 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Referenten anzusprechen, Zusagen einzuholen und die Anmeldung zu veröffentlichen.
  • Sammle bei der Anmeldung sofort Ernährungswünsche und Transportinformationen. Prüfe diese Angaben spätestens 10 Tage vor dem Kongress und übermittle die finalen Zahlen an das Catering.
  • Fordere Präsentationen mindestens 7 Tage vorher an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Präsentationsklicker und die Projektionsleinwand.
  • Versende das Sprecherbriefing spätestens 5 Tage vor Beginn. Nenne darin Ankunftszeit, Raum, Redezeit, Mikrofonart und den Ablauf für das Hochladen oder Austauschen von Präsentationen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Empfang ein. Stelle Raumaufteilung, Bühne, Rednertisch, Empfangstresen, Routenschilder und Technik auf und kühle Getränke rechtzeitig.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Jahreskongress planen?
Beginne mindestens 12 bis 16 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Referenten, Anmeldung und Catering brauchen danach feste Fristen.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Jahreskongress verschicken?
Versende die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress. Schließe die Anmeldung spätestens 7 bis 10 Tage vorher, damit Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und Cateringmengen belastbar sind.
Wann müssen die Präsentationen für den Jahreskongress vorliegen?
Fordere alle Präsentationen mindestens 7 Tage vor dem Termin an. Prüfe die Dateien spätestens 2 Tage vorher auf dem Präsentationslaptop und halte Adapter sowie Ersatzkabel bereit.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Jahreskongresses?
Plane mindestens 3 Stunden Aufbauzeit ein, bei mehreren Räumen eher 4 bis 5 Stunden. Technik, Sitzordnung, Empfang, Beschilderung und Catering sollten vor dem Eintreffen der ersten Gäste getestet sein.

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