Introductieweek organiseren: complete checklist

Een introductieweek vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt tegelijk deelnemers, begeleiders, groepen, catering, materialen en communicatie. Begin met het programma, de locatie en het budget; werk daarna toe naar leveranciers, aanmeldingen en een concreet draaiboek. In de laatste week draait het vooral om controleren: dieetwensen, routes, weersvoorspelling, koeling, registratie en de opbouw van het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma vaststellen
3 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Leveranciers vastleggen
2 personen
Budget verdelen
2 personen
Begeleiders werven
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijsten maken
2 personen
Groepen indelen
3 personen
Draaiboek afdrukken
Routebeschrijving versturen
Weersvoorspelling controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Etiketten voorbereiden
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Podiumvrije presentatieruimte maken
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomstpakketten klaarleggen
3 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
Spellen klaarzetten
3 personen
Presentatie testen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstpakketten uitdelen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Introductie presenteren
2 personen
Groepsbegeleiders voorstellen
2 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
6 personen
Toezicht houden bij vertrek
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Eten en drinken afbouwen
3 personen
Afval inzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Deelnemersbericht versturen
Foto's met deelnemers delen
Gevonden spullen terugbezorgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 200
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Pijlbordenaantal 10
Welkomstbord
Groepsbordenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 10

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
zachte ballenaantal 10
Springtouwenaantal 10
Blinddoekenaantal 10
Spelkaartenaantal 10
Scorebordenaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Sponsjesaantal 10
Rubberen handschoenenaantal 10
Afvalzakkenaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de locatie eerst vast. Controleer direct welke vergunningen nodig zijn en reserveer leveranciers voordat je uitnodigingen verstuurt.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en verwerk ze in de deelnemerslijsten. Zo kan de catering gericht inkopen en voorkom je dat informatie bij de registratietafel ontbreekt.
Deel deelnemers en begeleiders enkele dagen vooraf in groepen in. Zet groepsnamen, begeleiders en tijden op een geprinte lijst bij de registratie.
Controleer 24 uur voor de start de weersvoorspelling en beslis waar partytenten, tafels en stoelen komen. Maak ook een plan voor kabels, presentaties en een podiumvrije ruimte.
Koel dranken op tijd en zet registratie, etiketten, draaiboeken, routebeschrijvingen en materialen apart klaar. Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoons vóór de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een introductieweek organiseren?: Start idealiter 8 tot 12 weken vooraf met programma, locatie, vergunningen en budget. Leg leveranciers en begeleiders uiterlijk 4 weken voor de start vast.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een introductieweek?: Plan minimaal één vaste begeleider per groep en wijs daarnaast een centrale coördinator aan. Maak de groepsindeling uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat iedereen weet waar hij moet zijn.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een introductieweek?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmelding 1 tot 2 weken voor de start, zodat je deelnemerslijsten, groepen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Wat moet ik de dag voor een introductieweek controleren?: Controleer 24 uur vooraf het terrein, de weersvoorspelling, tafels, stoelen, partytenten, koeling en registratie. Test ook alle apparatuur en leg het draaiboek, de routebeschrijving en etiketten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.