Checklist para organizar una semana de introducción

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa y reserva el lugar antes de abrir las inscripciones. Así podrás enviar indicaciones concretas y comprobar con tiempo si necesitas permisos, carpas o un espacio de presentación.
• Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no después. Prepara las listas de participantes y la distribución en grupos al menos una semana antes para que guías y voluntarios sepan a quién esperan.
• Imprime el plan de trabajo y prepara las etiquetas el día anterior. En la mesa de registro deben estar también las listas, las indicaciones y todo lo necesario para identificar rápidamente a cada participante.
• Comprueba el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes. Si hay actividades al aire libre, confirma las carpas, las mesas, las sillas y un espacio cubierto antes de que empiece el montaje.
• Prueba el proyector, los altavoces y los micrófonos en el recinto, no solo en casa. Cuenta los cables alargadores y las regletas, y deja preparados los equipos de presentación sin depender de un escenario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una semana de introducción?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, establecer el programa, comprobar permisos y confirmar proveedores. Deja la distribución final de grupos, las compras y el montaje para la última semana.

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y formar los grupos?

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del inicio. Usa entonces las preferencias dietéticas y las listas de participantes para distribuir los grupos y asignar guías y voluntarios.

¿Qué hay que preparar el día anterior?

El día anterior conviene imprimir el plan de trabajo, preparar las etiquetas, enfriar las bebidas y recoger los materiales. También revisa la mesa de registro y confirma que proyectores, micrófonos, altavoces y cables funcionan.

¿Cuánto material de bebida y servicio necesito?

Calcula vasos reutilizables, platos, cubiertos y bandejas para todas las personas inscritas, más un margen del 10 %. Prepara las neveras portátiles y los contenedores para hielo con varias horas de antelación para que las bebidas estén frías al comenzar.

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