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Checklist pour organiser une semaine d’introduction

Une semaine d’introduction demande de coordonner le programme, les participants, les accompagnateurs et toute la logistique sur plusieurs jours. Cette checklist de 64 tâches et 56 éléments vous aide à avancer dans le bon ordre, des réservations jusqu’au contrôle du site. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, indications d’accès, matériel de présentation, boissons au frais et table d’inscription. Gardez le déroulé imprimé et les listes de groupes disponibles sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir le programme

    3 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Valider les fournisseurs

    2 personnes

  • Répartir le budget

    2 personnes

  • Recruter des accompagnateurs

    3 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Créer les listes de participants

    2 personnes

  • Répartir les groupes

    3 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Envoyer les indications d'accès

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les étiquettes

    2 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Contrôler le site

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Créer un espace de présentation sans scène

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Préparer les kits de bienvenue

    3 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    4 personnes

  • Installer les cartes des allergènes

    2 personnes

  • Préparer les jeux

    3 personnes

  • Tester la présentation

    2 personnes

  • Faire le briefing de l’équipe d’accueil

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    4 personnes

  • Distribuer les kits de bienvenue

    3 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    3 personnes

  • Présenter l'introduction

    2 personnes

  • Présenter les encadrants de groupe

    2 personnes

  • Animer les jeux de знакомства

    8 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Ouvrir le buffet du dîner

    4 personnes

  • Réapprovisionner le buffet du dîner

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Fournir la musique

    2 personnes

  • Encadrer le programme du soir

    6 personnes

  • Surveiller le départ

    3 personnes

  • Rassembler les objets perdus

Suivi

  • Démonter la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Collecter les déchets

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Envoyer le message aux participants

  • Partager les photos avec les participants

  • Rapporter les objets trouvés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 100
  • Tables de bièreqté 6
  • Tables de buffetqté 4
  • Table d'inscription
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 120
  • Verres à vin réutilisablesqté 80
  • Assiettes réutilisablesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Tasses à caféqté 80
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 6

Équipement

  • Enceintes mobilesqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Multiprisesqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2

Cuisine

  • Thermosqté 6
  • Filtres à caféqté 200
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Pincesqté 8
  • Louchesqté 8
  • Pains de glaceqté 20

Décoration

  • Ballonsqté 200
  • Guirlandesqté 12
  • Nappesqté 12
  • Badges nominatifsqté 120
  • Panneaux indicateursqté 10
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux de groupeqté 10

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lanternes LEDqté 10

Matériel de sport

  • Cônesqté 30
  • balles souplesqté 10
  • Cordes à sauterqté 10
  • Masquesqté 10
  • Cartes de jeuqté 10
  • Panneaux de scoreqté 10

Nettoyage

  • Balaiqté 3
  • Pinces à déchetsqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Épongesqté 10
  • Gants en caoutchoucqté 10
  • Sacs poubelleqté 100

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par définir le programme et réserver le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de confirmer les fournisseurs. Sans cette séquence, une modification de salle peut entraîner des dépenses et des changements de planning.
  • Traitez les inscriptions plusieurs jours avant le début et demandez les besoins alimentaires à ce moment-là. Préparez ensuite les listes de participants et les groupes, plutôt que de faire les répartitions à l’arrivée.
  • Envoyez les indications d’accès avant le premier jour et imprimez au moins un exemplaire du déroulé pour chaque responsable. Prévoyez aussi une table d’inscription clairement identifiable dès l’ouverture.
  • Contrôlez le site avant l’installation : accès, alimentation électrique, emplacement des tentes, tables et espace de présentation sans scène. Testez les enceintes, microphones, vidéoprojecteur et rallonges avant l’arrivée du groupe.
  • Refroidissez les boissons et récupérez le matériel suffisamment tôt pour repérer les manques. Comptez les verres, assiettes, couverts et tasses avant de dresser les tables, puis placez les glacières et conteneurs à glace près du service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une semaine d’introduction ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant le début. Réservez d’abord le lieu, définissez le programme et vérifiez les autorisations, puis validez les fournisseurs et répartissez le budget.
Quand envoyer les invitations pour une semaine d’introduction ?
Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le début afin de traiter les besoins alimentaires et de créer les listes de groupes.
Combien de temps prévoir pour installer le site ?
Réservez au minimum 3 heures avant l’accueil pour installer les tables, chaises et tentes. Gardez ensuite 30 minutes pour tester le son, le vidéoprojecteur, les microphones et l’espace de présentation.
Que faut-il préparer la veille d’une semaine d’introduction ?
La veille, récupérez le matériel, refroidissez les boissons, préparez les étiquettes et imprimez le déroulé. Vérifiez aussi les prévisions météo et placez ensemble les documents, listes de participants et indications d’accès.

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