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Einführungswoche organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Einführungswoche braucht früh klare Zuständigkeiten, ein belastbares Programm und genaue Teilnehmerlisten. Plane zuerst Ort, Genehmigungen, Budget und Betreuung, bevor du Einladungen verschickst. In der letzten Woche stehen Anmeldungen, Gruppen, Verpflegung, Technik und Wetterprüfung im Mittelpunkt. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Registrierungstisch, gekühlte Getränke und ein kontrolliertes Gelände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm festlegen

    3 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Lieferanten festlegen

    2 Personen

  • Budget aufteilen

    2 Personen

  • Betreuer rekrutieren

    3 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerlisten erstellen

    2 Personen

  • Gruppen einteilen

    3 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Etiketten vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Präsentationsraum ohne Bühne einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Willkommenspakete bereitlegen

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    4 Personen

  • Allergenkarten auslegen

    2 Personen

  • Spiele bereitstellen

    3 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommenspakete verteilen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Einführung präsentieren

    2 Personen

  • Gruppenleiter vorstellen

    2 Personen

  • Kennenlernspiele anleiten

    8 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    4 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    6 Personen

  • Bei der Abfahrt beaufsichtigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke abbauen

    3 Personen

  • Müll einsammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Teilnehmernachricht versenden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

  • Gefundene Gegenstände zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 100
  • BiertischeAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeefilterAnz. 200
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 20

Dekoration

  • BallonsAnz. 200
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 120
  • WegweiserAnz. 10
  • Willkommensschild
  • GruppenschilderAnz. 10

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LaternenAnz. 10

Sportmaterial

  • KegelAnz. 30
  • weiche BälleAnz. 10
  • SpringseileAnz. 10
  • AugenbindenAnz. 10
  • SpielkartenAnz. 10
  • AnzeigetafelnAnz. 10

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 10
  • GummihandschuheAnz. 10
  • MüllsäckeAnz. 100

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Drehbuch mindestens vier Wochen vorher fest. So bleibt Zeit, Betreuer zu rekrutieren, Freiwillige einzuteilen und den Präsentationsraum ohne Bühne zu planen.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und schließe die Teilnehmerlisten spätestens 7 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche und teile die Teilnehmenden danach in feste Gruppen ein.
  • Prüfe Technik und Strom vor dem Aufbau: Für Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, mobile Lautsprecher und Mikrofone brauchst du passende Verlängerungskabel und einen Testlauf von mindestens 30 Minuten.
  • Plane Getränke nicht erst am ersten Tag. Kühle Wasser und andere Getränke mehrere Stunden vorher in Kühlboxen oder Eisbehältern und stelle am Registrierungstisch wiederverwendbare Trinkgläser bereit.
  • Kontrolliere das Gelände am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn. Stelle Registrierungstisch, Tische, Stühle, Partyzelte und Abfallbehälter auf und passe den Aufbau an die Wettervorhersage an.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Einführungswoche planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Programm, Location, Genehmigungen, Budget und Lieferanten. Vier Wochen vor Beginn sollten Betreuung, Freiwillige und Einladungen stehen.
Wann müssen die Anmeldungen für die Einführungswoche abgeschlossen sein?
Schließe die Anmeldungen idealerweise 7 Tage vor Beginn. Dann kannst du Teilnehmerlisten erstellen, Gruppen einteilen und Ernährungswünsche an Lieferanten weitergeben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau der Einführungswoche?
Plane mindestens 2 Stunden für Gelände, Partyzelte, Tische, Stühle, Registrierung und Technik ein. Für Beamer, Lautsprecher und Mikrofone solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest reservieren.
Wann sollte man Getränke für die Einführungswoche kühlen?
Kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Ausschank. Bei größeren Mengen verteilst du sie auf mehrere Kühlboxen oder Eisbehälter, damit sie schnell erreichbar bleiben.

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