Checklist voor een goed georganiseerde introductiedag

Een introductiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een uitnodiging. Je regelt tegelijk de locatie, rondleidingen, groepsindeling, catering, ontvangst en techniek. Begin enkele weken vooraf met reserveringen en deelnemersinformatie; in de laatste week controleer je aantallen, dieetwensen en materialen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, herkenbare groepen en vooraf geteste apparatuur. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Rondleidinglocaties reserveren
Begeleiders voor groepen indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Groepen voor rondleiding maken
2 personen
Catering bestellen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Presentatie voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Groepslijsten afdrukken
Routekaarten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen per onderdeel klaarzetten
3 personen
Locatie en sleutels controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector en laptop testen
2 personen
Spelstations opbouwen
4 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Rondleidingsroutes markeren
2 personen
EHBO- en noodinformatie klaarleggen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing groepsbegeleiders geven
5 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
Programma en huisregels toelichten
2 personen
Deelnemers over groepen verdelen
4 personen
Rondleidingen begeleiden
8 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes rondbrengen
3 personen
Buffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Teamquiz begeleiden
3 personen
Muziek en techniek bedienen
2 personen
Dranken bijvullen tijdens avondprogramma
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers veilig uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Sleutels en locatie opleveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Opslagbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Touwaantal 4
Softballenaantal 8
Hoepelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de hoofdlocatie en rondleidinglocaties zo vroeg mogelijk. Leg per onderdeel ook het tijdstip, de maximale groepsgrootte en een alternatief vast, zodat een wijziging niet meteen het hele programma vertraagt.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk een week vooraf in één gecontroleerde deelnemerslijst. Gebruik die lijst voor de groepsindeling, naambadges, catering en routekaarten; controleer namen en dieetwensen nog één keer voordat je afdrukt.
Plan begeleiders per groep met een duidelijke vertrek- en eindtijd. Geef iedere begeleider de groepslijst en routekaart, en houd bij de indeling rekening met het aantal deelnemers per rondleidinglocatie.
Test laptop, projector, presentatiescherm, speaker en draadloze microfoon op de locatie. Doe dat niet alleen aan het begin van de dag: controleer ook verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.
Zet materialen per programmaonderdeel apart klaar en bouw ontvangstbalie, presentatieruimte en spelstations vóór de start op. Koel dranken vooraf en tel servies, stoelen en naambadgehouders op basis van het definitieve aantal deelnemers plus een kleine reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een introductiedag organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer rondleidinglocaties en begeleiders meteen daarna; verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de introductiedag.
Wanneer moet ik de groepsindeling voor een introductiedag maken?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en leg de definitieve groepen 5 tot 7 dagen vooraf vast. Druk groepslijsten en routekaarten pas af nadat je de deelnemerslijst en afmeldingen hebt gecontroleerd.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor rondleidingen?: Plan minimaal één begeleider per rondleidingsgroep en bepaal het aantal groepen op basis van de maximale groepsgrootte van de locatie. Leg de indeling uiterlijk een week vooraf vast, zodat iedere begeleider de route en deelnemerslijst kan ontvangen.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een introductiedag?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de cateraar. Controleer de aantallen en speciale maaltijden nogmaals op de ochtend van de introductiedag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.