Checklist para organizar un día de introducción

Un día de introducción combina recepción, presentación, juegos, catering y visitas guiadas, así que los detalles se acumulan rápido. Esta checklist reúne 64 tareas y 37 materiales en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta probar el proyector y preparar las estaciones. Reserva con tiempo las ubicaciones de la visita y asigna acompañantes antes de cerrar los grupos. El día anterior, comprueba inscripciones, preferencias dietéticas, bebidas, acreditaciones y llaves para evitar improvisaciones al llegar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar ubicaciones para la visita guiada
Asignar acompañantes para los grupos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Crear grupos para la visita guiada
2 personas
Pedir el catering
Comprobar el material de juegos
2 personas
Preparar la presentación
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir listas de grupos
Imprimir mapas de ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los materiales por sección
3 personas
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el proyector y el portátil
2 personas
Montar estaciones de juegos
4 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Señalizar las rutas de la visita
2 personas
Preparar la información de primeros auxilios y emergencias
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar el briefing a los coordinadores de grupo
5 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir acreditaciones
3 personas
Servir café y té
2 personas
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
Explicar el programa y las normas de la casa
2 personas
Dividir a los participantes en grupos
4 personas
Guiar visitas
8 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Dirigir juegos de presentación
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir aperitivos
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar el concurso por equipos
3 personas
Gestionar la música y la técnica
2 personas
Reponer bebidas durante el programa de noche
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los participantes con seguridad
3 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar las llaves y el local
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mesa de recepción
Mesas de buffetcant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Mantelescant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Carteles direccionalescant. 12

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 10

Material deportivo

Conoscant. 30
Cuerdacant. 4
Bolas de softballcant. 8
Aroscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar con varias semanas de margen. Las ubicaciones para la visita guiada pueden requerir una reserva aparte, así que confírmalas antes de enviar las invitaciones.
No esperes al último día para formar los grupos. Usa la lista de participantes y las preferencias dietéticas para preparar las listas, los mapas de ruta y el catering con al menos 3 días de antelación.
Prepara una mesa de recepción claramente visible y coloca las tarjetas de nombre antes de abrir las puertas. Ten a mano las listas de grupos para resolver cambios o ausencias en menos de un minuto.
Haz una prueba completa de la presentación el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoz, micrófono, cables alargadores y regletas. Un archivo que se abre en otro ordenador no garantiza que funcione en el equipo del evento.
Organiza los materiales por sección y monta las estaciones de juegos antes de que lleguen los participantes. Enfría las bebidas y revisa mesas, sillas, buffet, vajilla, llaves y señalización durante el montaje final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de introducción?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar y confirmar la visita guiada. Cierra inscripciones, grupos, catering y materiales al menos 3 días antes.
¿Cuándo hay que formar los grupos para la visita guiada?: Forma los grupos cuando la lista de participantes esté revisada y las inscripciones cerradas, normalmente 2 o 3 días antes. Imprime las listas y los mapas después de esa revisión para evitar versiones desactualizadas.
¿Qué se prepara el día anterior a un día de introducción?: Prepara las acreditaciones, la presentación, los materiales por sección y las estaciones de juegos. También prueba el equipo audiovisual, enfría las bebidas y confirma la ubicación, las llaves y el catering.
¿Cómo calcular el catering para un día de introducción?: Calcula una ración por persona para la comida y añade entre un 10 y un 15 % para cubrir cambios o asistentes no previstos. Para la primera hora, cuenta aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y adapta el pedido a las preferencias dietéticas recogidas.

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