Checklist pour organiser une journée d’introduction

Une journée d’introduction combine accueil, présentation, repas, jeux et visite guidée : les oublis viennent souvent de la coordination, pas des grandes décisions. Cette checklist regroupe les 64 tâches du plan dans l’ordre où elles doivent être préparées. Vous y trouverez notamment le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires, la formation des groupes et les tests techniques. Gardez une marge pour les badges, les listes imprimées, les itinéraires et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver les lieux de visite guidée
Répartir les accompagnateurs par groupe
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Former des groupes pour la visite guidée
2 personnes
Commander le catering
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de groupe
Imprimer les cartes d'itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel par activité
3 personnes
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Monter les stations de jeux
4 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Baliser les circuits de visite
2 personnes
Préparer les informations de premiers secours et d’urgence
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing aux encadrants de groupe
5 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
Expliquer le programme et le règlement intérieur
2 personnes
Répartir les participants en groupes
4 personnes
Accompagner les visites guidées
8 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Animer les jeux de знакомства
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer le quiz d’équipe
3 personnes
Gérer la musique et la technique
2 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant le programme du soir
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Remettre les clés et le lieu
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table d’accueil
Tables de buffetqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 10

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cordeqté 4
Balles de softballqté 8
Cerceauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les réservations du lieu et des visites guidées dépendent directement des horaires et de la taille des groupes.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez les besoins alimentaires dans une liste séparée. Faites une vérification finale des participants quelques jours avant, puis transmettez le nombre définitif au traiteur.
Préparez les groupes de visite avec un accompagnateur attribué à chacun. Imprimez les listes de groupe et les cartes d’itinéraire avant le jour J afin de ne pas dépendre d’une connexion internet.
Testez le projecteur, l’ordinateur portable, l’enceinte et le micro sans fil sur place au moins la veille si possible. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : une présentation prête ne suffit pas si les prises sont trop éloignées.
Installez le bureau d’accueil, les badges, les tables et les chaises avant l’arrivée des participants. Refroidissez les boissons à l’avance et regroupez le matériel de chaque activité pour éviter les allers-retours pendant la journée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée d’introduction ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme, le lieu et une date limite d’inscription. Gardez ensuite quelques jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez le nombre définitif environ 5 à 7 jours avant la journée. À ce moment-là, vérifiez aussi les besoins alimentaires et prévoyez quelques portions supplémentaires si les inscriptions peuvent encore évoluer.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bureau d’accueil et les stations de jeux. Ajoutez du temps si le projecteur, l’écran ou la sonorisation doivent être testés sur place.
Quand préparer les badges et les listes de groupe ?: Préparez les badges et les listes après la clôture des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute et les inscriptions ajoutées sur place.

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