Checklist interreligieuze viering organiseren

Een interreligieuze viering vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, locatie en programma. Je stemt religieuze bijdragen, muziek, vertalingen en spreektijden zorgvuldig op elkaar af. Tegelijk moeten aanmeldingen, toegankelijkheid, dieetwensen en techniek op tijd geregeld zijn. Gebruik deze checklist als werkvolgorde: leg eerst de inhoud en deelnemers vast, publiceer daarna het programma en werk in de laatste weken de uitvoering uit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma bevestigen
2 personen
Deelnemende religies vastleggen
2 personen
Sprekers en voorgangers uitnodigen
2 personen
Muzikanten en koren benaderen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Persbericht versturen
Sociale berichten plaatsen
Tolken vastleggen
2 personen
Toegankelijkheid inventariseren
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Programma en tijden publiceren
Liturgische bijdragen verzamelen
2 personen
Muziekrechten controleren
Teksten redigeren
2 personen
Vertalingen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes drukken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst verspreiden
Catering reserveren
2 personen
Bestellingen bevestigen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Locatie controleren
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Tafel voor rituele objecten inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Welkomsteam briefen
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten registreren
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Viering openen
Welkomstwoorden uitspreken
Bijdragen begeleiden
2 personen
Muzikale bijdragen begeleiden
3 personen
Tolken ondersteunen
2 personen
Stilte- en gebedsmoment begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Gespreksrondes begeleiden
6 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bedienen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afsluitende woorden begeleiden
2 personen
Kaarsmoment begeleiden
2 personen
Afscheid en informatie geven
3 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen
Eindcontrole uitvoeren
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Gebedsruimte opruimen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Leveranciers afrekenen
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Foto's veilig delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Spreektafel
Tafelkledenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Batterijladeraantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Theelichthoudersaantal 20
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Neutrale kaarsenaantal 24
Vazenaantal 6
Symbolenkaartenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 10

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Vorkenaantal 90
Messenaantal 90
Lepelsaantal 90
Koffielepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Herbruikbare bewaarbakkenaantal 12
Labelstickersaantal 2
Watervaste stiftenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaaksponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Rubberen handschoenenaantal 8

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgesaantal 100
Programmaboekjesaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Aanmeldlijstenaantal 6
Informatiefoldersaantal 150
Polsbandjesaantal 100

Gebed en ceremonie

Gebedskledenaantal 12
Standaards voor tekstenaantal 4
Tekstenmappenaantal 12
Ceremoniële schalenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Stoffen doekenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblusser
Antislipmattenaantal 6
Markeerlintaantal 2
Zakformaat zaklampenaantal 6

Overig

Gereedschapskist
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Opbergkrattenaantal 12
Paraplubakkenaantal 2
Wegwijzerbordjesaantal 10
Klapbord
Notitieblokkenaantal 12
Gesprekskaartenaantal 100

Tips

Leg de deelnemende religies, voorgangers, sprekers, muzikanten en koren vroeg vast. Vraag liturgische bijdragen, teksten en vertalingen uiterlijk enkele weken voor de viering aan, zodat redactie en controle nog tijd hebben.
Plan tolken niet alleen voor de viering zelf, maar ook voor repetitie en technische test. Reserveer per taal een microfoon en controleer vooraf of de vertaling leesbaar op laptop, beamer of programmaboekje verschijnt.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma in hoofdlijnen vaststaan. Vraag direct naar toegankelijkheidsbehoeften en dieetwensen; verwerk die gegevens vóór je catering definitief reserveert.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm op locatie. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig met kabelmatten weg en houd oplaadbare batterijen, een lader en zaklampen achter de hand.
Maak voor de uitvoeringsdag een contactlijst met vrijwilligers en deel taken uit voor ontvangst, naamkaartjes, richtingborden, techniek, catering en opruimen. Zet neutrale kaarsen, symbolenkaarten en bloemstukken pas neer nadat de looproutes en toegankelijke zitplaatsen zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een interreligieuze viering organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken van tevoren. In die periode kun je deelnemende religies, sprekers, locatie, tolken, muziek, vergunningen en verzekering vastleggen voordat je uitnodigingen verstuurt.
Wanneer moet het programma van een interreligieuze viering klaar zijn?: Maak een eerste programma uiterlijk 8 weken vooraf en publiceer de definitieve tijden ongeveer 3 weken voor de viering. Zo hebben sprekers, vertalers, muzikanten, vrijwilligers en bezoekers dezelfde informatie.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor techniek en repetitie?: Plan minimaal 2 uur voor opbouw en een volledige doorloop met sprekers, tolken en muzikanten. Test microfoons, projectie en geluidsniveaus uiterlijk 1 dag eerder als dat op de locatie mogelijk is.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen op in het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie 7 tot 10 dagen voor de viering. Geef de definitieve aantallen en allergieën daarna direct door aan de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.