Zo organiseer je een interreligieuze viering

Begin met een gezamenlijke werkgroep en leg eerst vast welke religies deelnemen, wie spreekt en welk programma je aanbiedt. Reserveer daarna de locatie en controleer vergunningen, verzekering, toegankelijkheid en techniek voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan voldoende tijd voor liturgische bijdragen, vertalingen en muziek, want juist daar ontstaan vaak late wijzigingen. Werk met één contactlijst en laat vrijwilligers de ontvangst, begeleiding en techniek per onderdeel uitvoeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma bevestigen
2 personen
2
Deelnemende religies vastleggen
2 personen
3
Sprekers en voorgangers uitnodigen
2 personen
4
Muzikanten en koren benaderen
2 personen
5
Locatie reserveren
6
Vergunningen controleren
7
Verzekering controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Persbericht versturen
11
Sociale berichten plaatsen
12
Tolken vastleggen
2 personen
13
Toegankelijkheid inventariseren
14
Dieetwensen verzamelen
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Programma en tijden publiceren
17
Liturgische bijdragen verzamelen
2 personen
18
Muziekrechten controleren
19
Teksten redigeren
2 personen
20
Vertalingen controleren
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Programmaboekjes drukken
2 personen
23
Vrijwilligers indelen
2 personen
24
Contactlijst verspreiden
25
Catering reserveren
2 personen
26
Bestellingen bevestigen
27
Apparatuur testen
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Catering voorbereiden
4 personen
31
Locatie controleren
2 personen
32
Ruimte ventileren
2 personen
33
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen opstellen
4 personen
36
Gebedsruimte inrichten
3 personen
37
Tafel voor rituele objecten inrichten
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
40
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
41
Microfoons testen
2 personen
42
Presentaties testen
2 personen
43
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
44
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
45
Registratietafel inrichten
2 personen
46
Welkomsteam briefen
3 personen

Event

47
Sprekers ontvangen
2 personen
48
Gasten registreren
4 personen
49
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
50
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
51
Viering openen
52
Welkomstwoorden uitspreken
53
Bijdragen begeleiden
2 personen
54
Muzikale bijdragen begeleiden
3 personen
55
Tolken ondersteunen
2 personen
56
Stilte- en gebedsmoment begeleiden
2 personen
57
Koffie en thee serveren
4 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Hapjes bijvullen
2 personen
60
Gespreksrondes begeleiden
6 personen
61
Dieetmaaltijden uitserveren
3 personen
62
Buffet openen
2 personen
63
Buffet bedienen
4 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afsluitende woorden begeleiden
2 personen
66
Kaarsmoment begeleiden
2 personen
67
Afscheid en informatie geven
3 personen
68
Gasten uitgeleiden
3 personen
69
Eindcontrole uitvoeren
2 personen

Nazorg

70
Restanten veilig opbergen
3 personen
71
Afval verzamelen
4 personen
72
Servies afwassen
4 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
74
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
75
Decoratie verwijderen
3 personen
76
Gebedsruimte opruimen
2 personen
77
Ruimtes schoonmaken
4 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
79
Locatie afsluiten
2 personen
80
Materialen retourneren
2 personen
81
Leveranciers afrekenen
82
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
83
Deelnemers bedanken
2 personen
84
Foto's veilig delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Spreektafel
Tafelkledenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Batterijladeraantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Theelichthoudersaantal 20
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Neutrale kaarsenaantal 24
Vazenaantal 6
Symbolenkaartenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 10

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Vorkenaantal 90
Messenaantal 90
Lepelsaantal 90
Koffielepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Herbruikbare bewaarbakkenaantal 12
Labelstickersaantal 2
Watervaste stiftenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaaksponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Rubberen handschoenenaantal 8

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgesaantal 100
Programmaboekjesaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Aanmeldlijstenaantal 6
Informatiefoldersaantal 150
Polsbandjesaantal 100

Gebed en ceremonie

Gebedskledenaantal 12
Standaards voor tekstenaantal 4
Tekstenmappenaantal 12
Ceremoniële schalenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Stoffen doekenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblusser
Antislipmattenaantal 6
Markeerlintaantal 2
Zakformaat zaklampenaantal 6

Overig

Gereedschapskist
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Opbergkrattenaantal 12
Paraplubakkenaantal 2
Wegwijzerbordjesaantal 10
Klapbord
Notitieblokkenaantal 12
Gesprekskaartenaantal 100

Tips

Leg het programma eerst op hoofdlijnen vast: noteer per bijdrage de spreker, duur, taal en benodigde techniek. Plan minimaal 10 minuten wisseltijd tussen verschillende voorgangers, koren of muzikanten.
Vraag liturgische teksten, muziek en vertalingen uiterlijk 3 weken voor de viering aan. Laat daarna één redactie controleren of namen, uitspraak, volgorde en symboliek overal hetzelfde zijn.
Regel tolken en toegankelijkheid vóór de uitnodigingen uitgaan. Controleer onder meer rolstoelroutes, zitplaatsen, zicht op het scherm en of draadloze microfoons en richtingborden op de juiste plek komen.
Open de aanmelding met vragen over dieetwensen, taal en toegankelijkheid en sluit die bijvoorbeeld 7 dagen voor de viering. Gebruik de aantallen daarna voor catering, stoelen, naamkaartjes en programmaboekjes.
Doe 1 week vooraf een volledige technische repetitie op locatie. Test microfoons, mengpaneel, laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en verlichting; wijs op de dag zelf één technisch aanspreekpunt aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een interreligieuze viering?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken van tevoren. Zo houd je tijd over om deelnemers, sprekers, tolken, locatie, vergunningen en muziek- of auteursrechten vast te leggen.
Hoeveel tijd moet een interreligieuze viering duren?: Plan voor het hoofdprogramma meestal 60 tot 90 minuten, afhankelijk van het aantal deelnemende religies. Reken per bijdrage op 5 tot 10 minuten en voeg minimaal 10 minuten overgangstijd toe.
Wanneer moet je de teksten en vertalingen klaar hebben?: Vraag alle teksten uiterlijk 3 weken vooraf aan en maak de definitieve versie 1 week voor de viering. Dan kunnen vertalers, sprekers, programmaboekjes en projecties nog op elkaar worden afgestemd.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een interreligieuze viering?: Sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen vooraf, zodat je de aantallen kunt verwerken. Reserveer daarna stoelen, catering en naamkaartjes en deel de contactlijst met de vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.