Checklist para organizar una celebración interreligiosa

Una celebración interreligiosa necesita más coordinación que un acto con un solo formato litúrgico. Hay que cerrar pronto el programa, confirmar qué religiones participan y dar a cada intervención el tiempo y el contexto adecuados. Esta checklist reúne 84 tareas y 91 materiales para avanzar desde la reserva del lugar hasta los folletos, el sonido, la accesibilidad y el catering. Úsala en orden y marca las decisiones que puedan afectar a otras comunidades participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y el programa
2 personas
Registrar las religiones participantes
2 personas
Invitar a ponentes y predicadores
2 personas
Contactar a músicos y coros
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar nota de prensa
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar intérpretes
2 personas
Inventariar la accesibilidad
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Publicar el programa y los horarios
Recopilar las aportaciones litúrgicas
2 personas
Comprobar los derechos de música
Editar textos
2 personas
Revisar las traducciones
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Distribuir la lista de contactos
Reservar el catering
2 personas
Confirmar los pedidos
Probar el equipo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Limpiar el suelo y los baños
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar la sala de oración
3 personas
Montar la mesa para objetos rituales
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el fondo del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Informar al equipo de bienvenida
3 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los invitados
4 personas
Repartir los programas
2 personas
Guiar a los invitados a sus asientos
3 personas
Abrir la celebración
Dar palabras de bienvenida
Guiar las intervenciones
2 personas
Coordinar las intervenciones musicales
3 personas
Apoyar a los intérpretes
2 personas
Coordinar el momento de silencio y oración
2 personas
Servir café y té
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Guiar las rondas de conversación
6 personas
Servir comidas especiales
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Dirigir las palabras de clausura
2 personas
Guiar el momento de las velas
2 personas
Despedida e información
3 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Realizar la revisión final
2 personas

Seguimiento

Guardar los restos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la sala de oración
2 personas
Limpiar espacios
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Pagar a los proveedores
Donar o desechar los restos
2 personas
Agradecer a los participantes
2 personas
Compartir fotos de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 80
Mesa de oradores
Mantelescant. 10
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6
Baterías recargablescant. 12
Cargador de bateríascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Portavelascant. 20
Linternascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 4
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Velas neutrascant. 24
Jarronescant. 6
Tarjetas de símboloscant. 12
Decoración de mesacant. 10

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 100
Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tenedorescant. 90
Cuchilloscant. 90
Cucharascant. 90
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Contenedores reutilizables para almacenarcant. 12
Pegatinas de etiquetascant. 2
Rotuladores permanentescant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Esponjas de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 20
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Aspiradora
Guantes de gomacant. 8

Registro

Tarjetas de nombrecant. 100
Badgescant. 100
Programascant. 100
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Listas de inscripcióncant. 6
Folletos informativoscant. 150
Pulserascant. 100

Oración y ceremonia

Alfombras de oracióncant. 12
Atriles para textoscant. 4
Carpetas de textoscant. 12
Bandejas ceremonialescant. 4
Jarras de aguacant. 4
Paños de telacant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintor
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Cinta de señalizacióncant. 2
Linternas de bolsillocant. 6

Otros

Caja de herramientas
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Paragüeroscant. 2
Señales indicadorascant. 10
Pizarra plegable
Bloc de notascant. 12
Tarjetas de conversacióncant. 100

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las aportaciones litúrgicas antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para editar los textos y revisar las traducciones.
Pide las necesidades de accesibilidad y las preferencias dietéticas durante la inscripción, no después. Con esos datos podrás ajustar el espacio, los intérpretes y el catering con tiempo.
Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, cables y baterías.
Prepara una versión final del programa con horarios y nombres al menos 3 días antes de imprimir los folletos. Incluye también las señales direccionales y las tarjetas de símbolos que ayuden a seguir la celebración.
Asigna voluntarios a funciones concretas y comparte la lista de contactos como máximo 24 horas antes del acto. Una persona debe coordinar ponentes, otra el acceso y otra las incidencias técnicas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una celebración interreligiosa?: Empieza al menos 8 semanas antes. Las invitaciones, los permisos, el seguro, los intérpretes, el catering y la coordinación de ponentes suelen necesitar varias confirmaciones.
¿Cuándo se debe cerrar el programa de una celebración interreligiosa?: Procura tener una versión casi definitiva 3 semanas antes y la versión final 3 días antes. Así todavía puedes revisar traducciones, derechos de música, horarios y folletos sin trabajar a última hora.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir las inscripciones?: Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes si esperas público externo. Ciérralas entre 3 y 5 días antes para calcular sillas, tarjetas de nombre, necesidades dietéticas y catering.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido y proyección?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes del inicio, con los micrófonos, altavoces, portátil, proyector y pantalla instalados. Reserva otros 15 minutos para resolver cables, baterías o cambios de última hora.

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