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Checklist pour préparer une célébration interreligieuse

Une célébration interreligieuse demande plus qu’un programme et une salle. Il faut coordonner les religions représentées, les responsables religieux, les musiciens, les interprètes et les besoins d’accessibilité sans perdre le fil des échéances. Cette checklist de 84 tâches et 91 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’accueil du public. Elle couvre aussi les autorisations, l’assurance, les droits musicaux, les livrets, les badges et le catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le programme

    2 personnes

  • Consigner les religions représentées

    2 personnes

  • Inviter les intervenants et les responsables religieux

    2 personnes

  • Contacter des musiciens et des chorales

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Envoyer le communiqué de presse

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Organiser les interprètes

    2 personnes

  • Recenser l’accessibilité

  • Recueillir les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Publier le programme et les horaires

  • Rassembler les interventions liturgiques

    2 personnes

  • Vérifier les droits musicaux

  • Relire les textes

    2 personnes

  • Vérifier les traductions

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les livrets de programme

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Distribuer la liste de contacts

  • Réserver le catering

    2 personnes

  • Confirmer les commandes

  • Tester l'équipement

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    4 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Aérer la salle

    2 personnes

  • Nettoyer le sol et les toilettes

    3 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Aménager l’espace de prière

    3 personnes

  • Installer la table pour les objets rituels

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer le fond de scène

    2 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Tester les présentations

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    4 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    3 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Briefer l’équipe d’accueil

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les intervenants

    2 personnes

  • Enregistrer les invités

    4 personnes

  • Distribuer les livrets du programme

    2 personnes

  • Accompagner les invités à leur place

    3 personnes

  • Ouvrir la célébration

  • Prononcer les mots de bienvenue

  • Animer les interventions

    2 personnes

  • Animer les interventions musicales

    3 personnes

  • Assister les interprètes

    2 personnes

  • Animer un moment de silence et de prière

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les en-cas

    2 personnes

  • Animer les tours de discussion

    6 personnes

  • Servir les repas diététiques

    3 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Assurer le service du buffet

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Animer les mots de clôture

    2 personnes

  • Animer le moment des bougies

    2 personnes

  • Dire au revoir et donner des informations

    3 personnes

  • Accompagner les invités à la sortie

    3 personnes

  • Effectuer le contrôle final

    2 personnes

Suivi

  • Stocker les restes en toute sécurité

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter le système de sonorisation

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Ranger la salle de prière

    2 personnes

  • Nettoyer les espaces

    4 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

    2 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Régler les fournisseurs

  • Faire don des restes ou les évacuer

    2 personnes

  • Remercier les participants

    2 personnes

  • Partager les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 80
  • Table de prise de parole
  • Nappesqté 10
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Poubellesqté 6

Équipement

  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Passe-câblesqté 6
  • Piles rechargeablesqté 12
  • Chargeur de batteriesqté 2

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Porte-bougies chauffe-platqté 20
  • Lampes de pocheqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 4
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux de directionqté 8
  • Compositions floralesqté 6
  • Bougies neutresqté 24
  • Vasesqté 6
  • Cartes symbolesqté 12
  • Décoration de tableqté 10

Vaisselle

  • Tasses à café réutilisablesqté 80
  • Verres réutilisablesqté 100
  • Assiettes de dînerqté 90
  • Assiettes à dessertqté 90
  • Fourchettesqté 90
  • Couteauxqté 90
  • Cuillèresqté 90
  • Cuillères à caféqté 80
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 8
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Verres doseursqté 3
  • Saladiersqté 6
  • Pinces de serviceqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Papier aluminiumqté 2
  • Film alimentaireqté 2
  • Bacs de conservation réutilisablesqté 12
  • Autocollants d’étiquettesqté 2
  • Marqueurs indélébilesqté 6

Catering

  • Courses

Nettoyage

  • Éponges de nettoyageqté 12
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Raclettes de solqté 2
  • Sets de balaiqté 2
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Aspirateur
  • Gants en caoutchoucqté 8

Inscription

  • Badges nominatifsqté 100
  • Badgesqté 100
  • Brochures du programmeqté 100
  • Stylosqté 20
  • Presse-papiersqté 4
  • Listes d’inscriptionqté 6
  • Brochures d’informationqté 150
  • Braceletsqté 100

Prière et cérémonie

  • Tapis de prièreqté 12
  • Supports pour les textesqté 4
  • Dossiers de textesqté 12
  • Coupelles de cérémonieqté 4
  • Carafes d’eauqté 4
  • Chiffons en tissuqté 8

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Extincteur
  • Tapis antidérapantsqté 6
  • Ruban de balisageqté 2
  • Lampes de poche de pocheqté 6

Autre

  • Boîte à outils
  • Serre-câblesqté 100
  • Ruban gafferqté 6
  • Caisses de rangementqté 12
  • Porte-parapluiesqté 2
  • Panneaux d’orientationqté 10
  • Panneau à clapet
  • Blocs-notesqté 12
  • Cartes de discussionqté 100

Conseils

  • Bloquez la date et le programme avant d’inviter les intervenants : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les responsables religieux, les musiciens et les chorales.
  • Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, linguistiques et d’accessibilité. Fixez une date limite 10 à 14 jours avant la célébration afin de transmettre un bilan exploitable au catering et aux interprètes.
  • Ne laissez pas les traductions et les textes liturgiques pour la dernière semaine. Rassemblez les interventions, faites relire les textes et vérifiez chaque traduction au plus tard 7 jours avant l’événement.
  • Testez la sonorisation et la projection sur place au moins 2 heures avant l’accueil : microphones sans fil, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, ordinateur, vidéoprojecteur et écran doivent être vérifiés ensemble.
  • Répartissez les bénévoles par poste et remettez-leur une liste de contacts avant l’ouverture. Prévoyez notamment une personne pour l’accueil, une pour les badges, une pour les interprètes et une pour guider le public dans la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une célébration interreligieuse ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer la date et le programme, réserver le lieu, solliciter les responsables religieux et musiciens, ouvrir les inscriptions, puis finaliser les textes et les traductions.
Quand faut-il réserver le lieu pour une célébration interreligieuse ?
Réservez la salle dès que la date et la durée du programme sont confirmées, de préférence 6 à 8 semaines à l’avance. Vérifiez en même temps les autorisations, l’assurance, l’accessibilité, la disposition des chaises et l’espace nécessaire à la sonorisation.
Quand arrêter les inscriptions et les demandes alimentaires ?
Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant la célébration. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, compter les participants, transmettre les régimes alimentaires au catering et préparer les badges nominatifs.
Quand tester le matériel audio et vidéo ?
Effectuez un test complet sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Contrôlez les microphones, les haut-parleurs, les câbles, les multiprises, le vidéoprojecteur et les traductions affichées à l’écran.

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