Checklist voor een Internationale Vrouwendagviering
Een Internationale Vrouwendagviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een uitnodiging. Je regelt sprekers, artiesten, aanmeldingen, catering en techniek in een vaste volgorde, zodat de dag zelf rustig verloopt. Verzamel dieetwensen en sprekersinformatie vroeg en leg alle afspraken vast in één draaiboek. Controleer daarnaast of reserveringen en eventuele vergunningen op tijd rond zijn. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het openen van de locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Sprekers en artiesten benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Fotowand plaatsen
2 personen
Licht en kabels aansluiten
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Sprekers begeleiden
2 personen
Programma aankondigen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Workshopruimte begeleiden
2 personen
Muziekoptreden begeleiden
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetopties markeren
Tafels afruimen
3 personen
Laatste programmaonderdeel begeleiden
2 personen
Afsluitwoord verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Etensresten veilig verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inladen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's veilig archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 120
- Buffettafelsaantal 4
- Ontvangsttafel
- Statafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 14
- Lessenaar
- Sprekersstoelenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 100
- Eetlepelsaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Serveerbestekaantal 16
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Beamer
- Beamerdoek
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksbestekaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnaantal 6
- Papieren waaiersaantal 20
- Tafeldecoratiesaantal 12
- Fotowandachtergrond
- Bloemenvazenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de rolverdeling uiterlijk enkele weken vooraf vast. Noteer per onderdeel de starttijd, duur, verantwoordelijke en benodigde techniek, zoals een draadloze microfoon, laptop of beamer.
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters tijdig door aan de catering. Bestel niet alleen hapjes, maar plan ook servies, serveerbestek, koffie en water voor de ontvangst en pauzes.
- Test de techniek vóór de viering op de echte locatie. Controleer laptop, HDMI-kabel, beamer, beamerdoek, microfoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen; een reserveoplossing voor presentaties voorkomt vertraging.
- Maak naamkaartjes en de bezoekerslijst vóór de opbouw klaar. Richt de ontvangsttafel in met een duidelijke plek voor registratie en deel vrijwilligers in voor ontvangst, zaal, catering en begeleiding van sprekers.
- Plan de opbouw met een concreet tijdstip waarop de locatie opengaat. Zet eerst podiumzone, lessenaar en sprekersstoelen klaar, daarna tafels, stoelen, buffettafels en ontvangstbalie; zo blijft de looproute vrij.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een Internationale Vrouwendagviering organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voldoende vaststaat en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement voor catering en naamkaartjes.
- Wanneer moet ik sprekers voor Internationale Vrouwendag benaderen?
- Benader sprekers en artiesten ongeveer 8 weken vooraf, zeker als hun agenda snel volloopt. Vraag uiterlijk 2 weken voor de viering hun biografie, introductietekst, presentatie en technische wensen op.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Internationale Vrouwendagviering?
- Reserveer minimaal 2 uur voor een kleine viering en langer wanneer je met beamer, meerdere microfoons en catering werkt. Plan vóór de ontvangst bovendien 30 minuten voor een volledige techniek- en geluidscheck.
- Wanneer bestel ik catering voor een Internationale Vrouwendagviering?
- Geef een voorlopig aantal door zodra de uitnodigingen uitgaan en bevestig de bestelling 5 tot 7 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen vóór die definitieve bevestiging, zodat de cateraar het juiste aantal en passende alternatieven kan leveren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!