Organiser la Journée internationale des femmes : checklist complète

Une Journée internationale des femmes réussie repose sur un programme clair et une organisation précise, de la réservation du lieu à l’accueil des participantes. Prévoyez les intervenantes, les artistes, les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel technique plusieurs semaines à l’avance. Le jour même, l’équipe doit savoir qui ouvre la salle, installe les tables et gère la scène. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Contacter les intervenants et artistes
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Élaborer le déroulé
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le fond photo
2 personnes
Brancher l’éclairage et les câbles
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les intervenants
2 personnes
Annoncer le programme
Animer le débat
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
Accompagner la prestation musicale
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Mettre en évidence les options diététiques
Dégager les tables
3 personnes
Animer le dernier point du programme
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Tables hautesqté 8
Nappesqté 14
Lutrin
Chaises des intervenantsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 100
Cuillères à soupeqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Couverts de serviceqté 16

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphones sans filqté 3
Pied de microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couverts de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Éventails en papierqté 20
Décorations de tableqté 12
Fond de mur photo
Vases à fleursqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires et les conditions d’accès de la salle.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez aussi les assiettes, verres et couverts adaptés au repas et au café.
Confirmez les intervenantes et les artistes 3 à 4 semaines avant la célébration. Rassemblez leurs biographies, leurs besoins techniques et l’ordre de passage dans un déroulé unique.
Testez les microphones, l’enceinte, l’ordinateur, le câble HDMI et le vidéoprojecteur au moins 2 heures avant l’ouverture. Gardez des rallonges et multiprises accessibles, plutôt que rangées dans un carton fermé.
Imprimez la liste des visiteuses et préparez les badges nominatifs avant l’arrivée du public. Répartissez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour la technique et une personne chargée du suivi des intervenantes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée internationale des femmes ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenantes, lancer les invitations, traiter les inscriptions et commander le catering sans urgence.
Quand envoyer les invitations pour la Journée internationale des femmes ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant afin de confirmer les quantités de repas et la liste des visiteuses.
Combien de personnes faut-il pour gérer l’accueil et la technique ?: Prévoyez au moins 3 bénévoles pour un événement de taille moyenne : une personne à l’accueil, une pour la technique et une pour accompagner les intervenantes. Ajoutez une personne dès que plusieurs espaces ou plus de 100 participantes sont prévus.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier test la veille si possible, puis un contrôle complet 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez chaque microphone, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, l’enceinte et les branchements électriques sur place.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.