Zo organiseer je een internationale kerstmarkt

Begin met de datum, locatie en vereiste vergunningen voordat je kraamhouders of bezoekers uitnodigt. Werk daarna de marktindeling uit: bepaal waar marktkramen, partytenten, catering, stroompunten en looproutes komen. Registreer kraamhouders vroeg, verzamel dieetwensen en leg openingstijden en het programma vast. In de laatste week controleer je voorraad, huurmaterialen, bewegwijzering en betaalmiddelen. Zo voorkom je dat op de marktdag nog essentiële zaken zoals wisselgeld, verlengkabels of gekoelde opslag geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kraamhouders registreren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Evenement online aankondigen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kraamplaatsen toewijzen
2 personen
11
Stroompunten vastleggen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappen bestellen
14
Huurmaterialen reserveren
15
Programma en openingstijden maken
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Instructies voor kraamhouders maken
18
Route- en parkeerinformatie publiceren
19
Naamkaartjes voor medewerkers maken
20
Plattegrond en bewegwijzering drukken
2 personen
21
Contant geld voor wisselgeld halen
22
Voorraad controleren
2 personen
23
Boodschappen ophalen
3 personen
24
Houdbare producten sorteren
2 personen
25
Verse producten gekoeld opslaan
2 personen
26
Kerstdecoratie klaarleggen
2 personen
27
Kassasysteem testen
2 personen
28
Weersverwachting controleren
29
Terrein afzetten
3 personen
30
Partytenten opbouwen
6 personen
31
Kramen en tafels opstellen
6 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Verlichting ophangen
4 personen
34
Verlichting en stroom testen
2 personen
35
Kerstdecoratie ophangen
4 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
4 personen
38
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
39
Dranken koud zetten
3 personen
40
Kraamhouders ontvangen
3 personen
41
Kraamlocaties aanwijzen
3 personen
42
Kraamhouders laten inrichten
6 personen
43
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
44
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
45
Afvalpunten plaatsen
2 personen
46
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Informatiepunt bemannen
2 personen
49
Kassa bemannen
2 personen
50
Warme dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Buffetvoorraad aanvullen
3 personen
54
Tafels en zitplaatsen schoonhouden
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
58
Bewegwijzering controleren
59
Verlichting controleren
2 personen
60
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Kraamhouders laten uitladen
4 personen
63
Cateringrestanten veilig verpakken
3 personen
64
Servies en keukenmateriaal afwassen
4 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
67
Partytenten afbreken
6 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Materialen sorteren en tellen
2 personen
73
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsetsaantal 8
Kleedjes voor tafelsaantal 24
Kledingrekkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Bordenaantal 250
Dessertbordjesaantal 200
Vorkenaantal 250
Messenaantal 150
Lepelsaantal 250
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 24
Thermoskannenaantal 12
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Zaklampenaantal 6
Prikkabelsaantal 6
Batterijenaantal 48
Brandblussersaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Pionnen met lintaantal 8
Whiteboardsaantal 2
Clipboardsaantal 6
Prijslijsthangersaantal 30
Klembordenaantal 24
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 30
Plakbandhoudersaantal 6
Ducttapeaantal 12
Tiewrapsaantal 300
Scharenaantal 8
Rolmatenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Zakgeldtasjesaantal 8
Contante geldkistjesaantal 3
Prijskaartstandaardsaantal 30
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 12
Verbanddozenaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Paraplu'saantal 8
Kerstmarktmandenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Ledlampenaantal 24
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstguirlandesaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24
Kerstfigurenaantal 10
Sneeuwdekensaantal 12
Kerstmuziekbordjesaantal 8
Tafellopersaantal 24
Kerststrikkenaantal 40
Papieren sneeuwvlokkenaantal 60
Decoratieve cadeaudozenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Tangenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Aluminium schalenaantal 40
Koelrekkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 8
Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Wasmandenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je kraamhouders definitief plaatst. Reserveer per kraam niet alleen ruimte voor de marktkraam, maar ook voor een tafel, opslagkrat, kledingrek of extra loopruimte.
Controleer stroombehoefte per kraam en cateringpunt uiterlijk twee weken vooraf. Noteer waar koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken en lichtsnoeren komen en test verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Bereken catering per onderdeel en houd verse producten gekoeld; zet houdbare producten apart zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.
Maak voor kraamhouders één praktische instructie met aankomsttijd, toegewezen plek, parkeerroute, stroomafspraken en contactpersoon. Stuur die informatie minimaal 7 dagen voor de markt en publiceer dezelfde route- en parkeerinformatie voor bezoekers.
Maak de laatste voorraadcontrole niet pas tijdens de opbouw. Controleer servies, herbruikbare bekers, koffie- en theeservies, kassaboxen, pinapparaten, naamkaartjes, zaklampen en bewegwijzering uiterlijk de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een internationale kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Verstuur uitnodigingen en publiceer de markt zodra programma en openingstijden voorlopig vaststaan.
Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een kerstmarkt?: Benader kraamhouders ongeveer 10 tot 12 weken vooraf. Sluit de registratie uiterlijk 4 weken voor de markt, zodat je kraamplaatsen, stroompunten, dieetwensen en instructies nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een internationale kerstmarkt?: Plan minimaal 4 uur voor de opbouw van marktkramen, partytenten, tafels, verlichting, bewegwijzering en catering. Reserveer extra tijd als stroompunten getest moeten worden of verse producten op meerdere plekken gekoeld worden opgeslagen.
Wanneer moet ik catering en boodschappen voor een kerstmarkt regelen?: Bereken de hoeveelheden uiterlijk 2 weken vooraf en bestel houdbare producten daarna. Haal verse producten bij voorkeur op de dag ervoor op en bewaar ze gekoeld; controleer alle boodschappen en serveermaterialen nogmaals vóór de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.