Organiser un marché de Noël international, étape par étape

Un marché de Noël international demande surtout une bonne séquence de préparation. Commence par confirmer la date et le lieu, puis règle les autorisations avant de contacter les exposants. Le plan des stands, les besoins électriques, la restauration et les horaires doivent être arrêtés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Les derniers jours servent à vérifier les stocks, récupérer les courses, préparer la signalétique et donner à chacun des consignes claires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Enregistrer les exposants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Annoncer l'événement en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Attribuer les emplacements de stand
2 personnes
11
Répertorier les points d’alimentation électrique
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Commander les courses
14
Réserver le matériel de location
15
Établir le programme et les horaires d'ouverture
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Préparer les consignes pour les exposants
18
Publier les informations sur l’itinéraire et le parking
19
Créer des badges nominatifs pour le personnel
20
Imprimer le plan et la signalisation
2 personnes
21
Récupérer de l’argent liquide pour la monnaie
22
Vérifier les stocks
2 personnes
23
Récupérer les courses
3 personnes
24
Trier les produits longue conservation
2 personnes
25
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
26
Préparer la décoration de Noël
2 personnes
27
Tester le système de caisse
2 personnes
28
Vérifier les prévisions météo
29
Balisage du site
3 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les stands et les tables
6 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer l'éclairage
4 personnes
34
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
35
Accrocher les décorations de Noël
4 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
38
Installer le point café et thé
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
3 personnes
40
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
41
Désigner les emplacements des stands
3 personnes
42
Laisser les exposants s’installer
6 personnes
43
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
44
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
46
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Tenir le point d'information
2 personnes
49
Tenir la caisse
2 personnes
50
Servir des boissons chaudes
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Maintenir les tables et les places assises propres
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Soutenir les exposants
2 personnes
58
Vérifier la signalisation
59
Vérifier l'éclairage
2 personnes
60
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Faire décharger les exposants
4 personnes
63
Emballer les restes du traiteur en toute sécurité
3 personnes
64
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
67
Démonter les tentes de fête
6 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes
72
Trier et compter le matériel
2 personnes
73
Rendre le matériel loué
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Ensembles de tables de bièreqté 8
Nappes de tableqté 24
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Assiettesqté 250
Assiettes à dessertqté 200
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 250
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 24
Thermosqté 12
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Lampes de pocheqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 48
Extincteursqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 12
Piquets avec rubanqté 8
Tableaux blancsqté 2
Presse-papiersqté 6
Porte-étiquettes de prixqté 30
Presse-papiersqté 24
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 30
Dévidoirs de ruban adhésifqté 6
Ruban adhésifqté 12
Serre-câblesqté 300
Ciseauxqté 8
Mètres rubansqté 4
Gants de travailqté 12
Petites pochettes pour l’argent de pocheqté 8
Caisses de monnaieqté 3
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Parapluiesqté 8
Paniers du marché de Noëlqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lampes LEDqté 24
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Décoration de tableqté 24
Personnages de Noëlqté 10
Couvertures pour la neigeqté 12
Panneaux de musique de Noëlqté 8
Chemins de tableqté 24
Noeuds de Noëlqté 40
Flocons de neige en papierqté 60
Boîtes cadeaux décorativesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pincesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux en aluminiumqté 40
Râteliers de refroidissementqté 4

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Pompes de désinfectionqté 8
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 6
Paniers à lingeqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord la date, le lieu et les autorisations : sans ces trois éléments, les exposants ne peuvent pas confirmer leur participation ni leur emplacement.
Demande aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques au moment de l’inscription. Regroupe ensuite les points d’alimentation sur le plan pour limiter les rallonges et les multiprises improvisées.
Prépare le plan des stands avant d’envoyer les informations finales. Indique les emplacements, les accès, le parking et les zones de restauration sur un document unique à imprimer.
Calcule la restauration par créneau d’ouverture, puis commande les produits non périssables séparément des produits frais. Les produits frais doivent être stockés au réfrigérateur dès leur récupération.
Prévois une courte réunion avec les bénévoles avant l’ouverture et remets-leur des badges nominatifs. Désigne des responsables pour l’accueil, les exposants, les caisses et le réassort afin d’éviter les demandes sans interlocuteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël international ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants et des participants internationaux. Les autorisations, les inscriptions et la réservation du matériel doivent être lancées avant la communication au public.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contacte-les dès que la date, le lieu et les règles de participation sont confirmés, idéalement 8 semaines avant l’événement. Fixe une date limite d’inscription au moins 4 semaines avant l’ouverture pour attribuer les stands et vérifier leurs besoins.
Comment organiser les stands d’un marché de Noël international ?: Dessine le plan après avoir recueilli le nombre de stands, les besoins électriques et les éventuelles contraintes alimentaires. Garde des passages dégagés et envoie le plan final aux exposants au moins 7 jours avant le marché.
Quand acheter la nourriture pour un marché de Noël ?: Commande les produits longue conservation environ 7 à 10 jours avant l’événement et récupère les produits frais la veille ou le jour même. Vérifie les quantités et la chaîne du froid dès la livraison, puis range immédiatement les produits frais au réfrigérateur.

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