Checklist voor een informatieavond van de gemeente

Een informatieavond van de gemeente vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een presentatie. Je regelt tegelijk de locatie, sprekers, aanmeldingen, toegankelijkheid, techniek en ontvangst van bezoekers. Begin met het programma en de bevestiging van de sprekers; werk daarna toe naar uitnodigingen, catering en materialen. In de laatste week draait alles om controleren: bezoekerslijst, presentatie, microfoons, routeborden en de inrichting van het registratiepunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma opstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid controleren
Catering bestellen
Apparatuur reserveren
Presentatie samenstellen
2 personen
Vragenkaartjes voorbereiden
Naamkaartjes maken
Bezoekerslijst bijwerken
Routeborden ontwerpen
Infomateriaal printen
2 personen
Herinnering versturen
Apparatuur testen
2 personen
Presentatie offline opslaan
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte vooraf schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratiepunt inrichten
2 personen
Audiovisuele apparatuur plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Infomateriaal uitstallen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Presentaties verzorgen
3 personen
Vragen verzamelen
2 personen
Microfoons bedienen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Infostands bemannen
6 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Aanwezigheidslijst archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Spreektafel

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffieautomatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Routebordenaantal 8
Pijltjesstickersaantal 20
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk twee weken vooraf een volledige technische test met laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en HDMI-kabels. Sla de presentatie daarnaast offline op, zodat de avond niet afhankelijk is van internet.
Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften direct bij het aanmelden en controleer die gegevens uiterlijk vijf werkdagen voor de avond. Zo kun je catering, looproutes en zitplaatsen nog aanpassen.
Stuur de herinnering niet pas op de dag zelf, maar ongeveer drie dagen vooraf. Vermeld daarin de locatie, starttijd, route, parkeermogelijkheden en of bezoekers zich bij het registratiepunt moeten melden.
Richt het registratiepunt minimaal 45 minuten voor de start in met registratietafels, bezoekerslijst, naamkaartjes en naamkaartjeshouders. Leg routeborden zichtbaar vanaf de ingang neer; bezoekers die moeten zoeken, komen sneller te laat binnen.
Zet tafels en stoelen eerst op basis van het programma neer en houd ruimte vrij voor presentatie, vragen en toegankelijke doorgang. Controleer vóór opening ook koffieautomaten, waterkokers, thermoskannen, glazen, kopjes en servies, omdat cateringmateriaal vaak als laatste wordt uitgepakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een informatieavond van de gemeente organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig de sprekers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je de aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheid uiterlijk 5 werkdagen voor de avond kunt verwerken.
Wanneer moet ik de uitnodiging voor een gemeentelijke informatieavond versturen?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 weken voor de informatieavond. Verstuur 3 dagen vooraf een herinnering met praktische informatie en werk de bezoekerslijst tot op de dag zelf bij.
Hoeveel eerder moet de techniek voor een informatieavond getest worden?: Doe een volledige test minimaal 1 week vooraf en herhaal de controle op de dag zelf. Trek daarvoor minstens 45 minuten uit vóór de ontvangst, inclusief testen van beeld, geluid, microfoons, kabels en de offline presentatie.
Wat moet ik regelen voor de ontvangst van bezoekers bij een informatieavond?: Zet 45 minuten voor aanvang een registratiepunt klaar met bezoekerslijst, naamkaartjes en houders. Plaats routeborden bij de ingang en controleer vooraf of stoelen, kapstokken en een toegankelijke looproute beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.