Informationsabend der Gemeinde organisieren: die Checkliste
Ein Informationsabend der Gemeinde braucht mehr Vorbereitung als nur Raum, Referenten und eine Präsentation. Anmeldungen, Barrierefreiheit, Technik, Wegweiser und Fragen aus dem Publikum müssen rechtzeitig zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Raum und Programm und schließe die letzten Tests am Veranstaltungstag ab. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und hilft dir, typische Versäumnisse wie fehlende Offline-Dateien, unklare Besucherlisten oder zu wenige Sitzplätze zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Programm erstellen
2 Personen
Referenten bestätigen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit prüfen
Catering bestellen
Ausrüstung reservieren
Präsentation zusammenstellen
2 Personen
Fragekarten vorbereiten
Namensschilder erstellen
Besucherliste aktualisieren
Wegweiser entwerfen
Infomaterial drucken
2 Personen
Erinnerung senden
Geräte testen
2 Personen
Präsentation offline speichern
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Raum im Voraus reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungspunkt einrichten
2 Personen
Audiovisuelle Geräte aufstellen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Infomaterial auslegen
2 Personen
Event
Referenten empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
Präsentationen halten
3 Personen
Fragen sammeln
2 Personen
Mikrofone bedienen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Infostände besetzen
6 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Anwesenheitsliste archivieren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 12
- RegistrierungstischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- Rednertisch
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadekabelAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierplattenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 120
- WegweiserAnz. 8
- PfeilaufkleberAnz. 20
- InfotafelnAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Raum und die Ausrüstung frühzeitig und prüfe mindestens 7 Tage vorher, ob Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und HDMI-Kabel tatsächlich verfügbar und kompatibel sind.
- Verschicke die Einladung idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Plane eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Termin und aktualisiere danach die Besucherliste, einschließlich Ernährungswünschen und notwendiger Barrierefreiheit.
- Speichere die Präsentation zusätzlich offline auf dem Laptop und teste sie am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Präsentationsklicker, Ladekabel, Verlängerungskabel und den Ton.
- Richte den Registrierungspunkt 30 bis 45 Minuten vor Einlass ein. Lege Namensschilder, Besucherliste und Infomaterial bereit und stelle gut sichtbare Wegweiser vom Eingang bis zum Veranstaltungsraum auf.
- Plane den Raum nicht nur für Sitzplätze: Stelle Registrierungstische, Rednertisch und gegebenenfalls Kleiderständer auf. Bestelle Catering nach den Anmeldungen und halte für Kaffee und Wasser passende Tassen, Gläser und Thermoskannen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Informationsabend der Gemeinde planen?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Raum, Programm und Referenten. Die Einladung sollte 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genug Anmeldungen eingehen.
- Wann sollte die Technik für den Informationsabend getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Veranstaltungstag 60 Minuten vor Beginn durch. Teste Bild, Ton, Mikrofone, Präsentationsklicker und die offline gespeicherte Präsentation.
- Wie viele Sitzplätze braucht man für einen Gemeinde-Informationsabend?
- Richte nach Möglichkeit für jede bestätigte Anmeldung einen Sitzplatz ein und stelle 5 bis 10 Prozent zusätzliche Stühle bereit. So kannst du Nachmeldungen und spontane Besucher auffangen.
- Wann soll die Erinnerung an den Informationsabend verschickt werden?
- Sende die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Nenne darin Uhrzeit, Adresse, Zugang, Hinweise zur Barrierefreiheit und gegebenenfalls eine Frist für Änderungen bei der Anmeldung.
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