Checklist voor het organiseren van een inclusieve run

Een inclusieve run vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een starttijd. Je regelt vooraf de toegankelijkheid van startgebied en parcours, verdeelt vrijwilligers over verkeersposten en rustpunten en maakt deelnemersinformatie die niemand laat raden waar die moet zijn. Ook kleine zaken, zoals rolstoeltapijten, antislipmatten, portofoons en een opgeladen accuspeaker, worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken en de uitvoeringsdag overzichtelijk te houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie en startgebied reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Toegankelijkheidscontrole uitvoeren
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Startgroepen en afstanden bepalen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Routekaart digitaal publiceren
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Verkeersposten bepalen
2 personen
EHBO- en rustpunten bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
EHBO-materialen controleren
2 personen
Startgebied afzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Toegankelijke route naar terrein maken
3 personen
Sanitaire voorzieningen bewegwijzeren
2 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Kilometerborden plaatsen
3 personen
Verkeersposten inrichten
6 personen
Rustpunten inrichten
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Drinkposten klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Route laatste keer nalopen
4 personen

Event

Inschrijfbalie openen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
Startgroepen omroepen
2 personen
Startschoten begeleiden
3 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Drinkposten bedienen
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Rustpunten begeleiden
4 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
Water en fruit serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dieetvriendelijke hapjes uitgeven
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Finishgebied sluiten
4 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeersmaterialen opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongevallendocumenten archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Pionnenaantal 40
Dranghekkenaantal 20
Startboog
Podiumdelenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 60
Kilometerbordenaantal 12
Startnummersaantal 200
Veiligheidsspeldenaantal 500
Finishermedaillesaantal 200
Polsbandjesaantal 220
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 8
Reflectiehesjesaantal 30
Verkeersvlaggenaantal 16
Drinkbekersaantal 800
Thermodekensaantal 20
Rolstoeltapijtenaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Mobiele telefoonaantal 4
Laptopaantal 2
Printer
Kabelhaspelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Schenk kannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Schalenaantal 20
Snijplanken voor fruitaantal 4
Koelelementenaantal 30
Isolatiedekensaantal 4

Decoratie

Start- en finishbanneraantal 2
Routebannersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Pictogramkaartenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Poetsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiedispensersaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 3
Nitrilhandschoenenaantal 200
Afvalknijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route niet alleen op afstand, maar ook op ondergrond, hellingen, smalle doorgangen en obstakels. Plan de toegankelijkheidscontrole vóór je routekaart publiceert, zodat je deelnemers geen onjuiste informatie stuurt.
Leg startgroepen en afstanden vroeg vast en vermeld per groep de praktische informatie. Zo kun je startnummers, deelnemerslijsten, vrijwilligersindeling en eventuele dieetwensen tijdig verwerken.
Plan verkeersposten, EHBO- en rustpunten op een routekaart en geef vrijwilligers een duidelijke positie en taak. Portofoons, reflectiehesjes en verkeersvlaggen liggen klaar vóór het startgebied wordt afgezet.
Test de techniek op locatie voordat deelnemers aankomen. Controleer accuspeaker, draadloze microfoon, microfoonstandaard, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks samen; een losse kabel of lege accu vertraagt de start.
Houd rekening met het weer bij de laatste controle. Zet partytent, drinkbekers, thermodekens en afvalbakken klaar en controleer of rolstoeltapijten en antislipmatten bruikbaar zijn op de geplande ondergrond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inclusieve run organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Plan de toegankelijkheidscontrole en routecontrole ruim vóór het versturen van deelnemersinformatie, zodat je nog tijd hebt om aanpassingen te doen.
Wat moet ik controleren aan de route van een inclusieve run?: Controleer de volledige route op ondergrond, hellingen, doorgangen, obstakels en rustmogelijkheden. Doe dit minstens één keer fysiek en herhaal de controle kort voor het evenement, omdat werkzaamheden of weersomstandigheden de route kunnen veranderen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een inclusieve run?: Dat hangt af van de lengte van de route en het aantal verkeersposten, rustpunten en startgroepen. Maak eerst de postenindeling en wijs daarna per positie minimaal één verantwoordelijke vrijwilliger toe; plan daarnaast enkele mensen voor ontvangst, startgebied en praktische hulp.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een inclusieve run?: Stuur de informatie nadat route, startgroepen, afstanden en toegankelijkheidsdetails zijn gecontroleerd. Doe dat uiterlijk enkele dagen vóór de run en vermeld ook startlocatie, bereikbaarheid, rustpunten, contactinformatie en wat deelnemers bij wijzigingen door het weer kunnen verwachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.