Checklist pour organiser une course inclusive

Une course inclusive demande davantage qu’un parcours et une ligne de départ. Il faut vérifier l’accessibilité du site et de l’itinéraire, prévoir plusieurs distances, organiser les groupes de départ et transmettre des informations précises aux participants. Les autorisations, les bénévoles, les premiers secours et le balisage doivent être réglés suffisamment tôt. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à coordonner, du choix de la date au montage de la zone de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le site et la zone de départ
Gérer les autorisations et les déclarations
Effectuer un contrôle d’accessibilité
2 personnes
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
Définir les groupes de départ et les distances
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Publier la carte d’itinéraire en ligne
Créer les dossards et la liste des participants
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Définir les postes de circulation
2 personnes
Définir les points de premiers secours et de repos
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Balisage de la zone de départ
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager un itinéraire accessible vers le site
3 personnes
Signaler les sanitaires
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Aménager les postes de circulation
6 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les points d’eau
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier une dernière fois l’itinéraire
4 personnes

Événement

Ouvrir le bureau d'inscription
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Annoncer les groupes de départ
2 personnes
Encadrer les départs
3 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Servir les points boissons
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Animer les points de repos
4 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Gérer la remise des médailles
3 personnes
Servir de l’eau et des fruits
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer des en-cas adaptés aux régimes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Fermer la zone d’arrivée
4 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Ranger le matériel de circulation
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les documents d’accident
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 10
Cônesqté 40
Barrières de fouleqté 20
Arche de départ
Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 60
Bornes kilométriquesqté 12
Numéros de départqté 200
Épingles de sûretéqté 500
Médailles de finisherqté 200
Braceletsqté 220
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Gilets réfléchissantsqté 30
Drapeaux de circulationqté 16
Gobeletsqté 800
Marqueurs thermiquesqté 20
Tapis pour fauteuils roulantsqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Micro sans filqté 2
Pied de microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Téléphone mobileqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 100
Pichets de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Saladiersqté 20
Planches à découper pour les fruitsqté 4
Pains de glaceqté 30
Couvertures isolantesqté 4

Décoration

Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Bannières de parcoursqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Nappesqté 12
Cartes pictogrammesqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de désinfectantqté 8
Trousses de premiers secoursqté 3
Gants en nitrileqté 200
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le site et l’itinéraire : vérifiez les autorisations, les accès, les surfaces et les éventuels obstacles avant d’ouvrir les inscriptions. Une vérification sur place permet aussi de repérer les endroits où des tapis antidérapants ou des tapis pour fauteuils roulants seront nécessaires.
Définissez les groupes de départ et les distances avant de préparer les dossards. Indiquez clairement ces informations dans les invitations et les messages envoyés aux participants pour éviter les changements de dernière minute.
Demandez les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité dès l’inscription. Prévoyez ensuite des points de repos, des postes de premiers secours et une répartition des bénévoles qui correspondent réellement au parcours.
Ne gardez pas le balisage pour le matin de la course. Triez les flèches de direction, les bornes kilométriques, les cônes et les drapeaux de circulation à l’avance, puis contrôlez le matériel de premiers secours avant l’installation.
Vérifiez la météo et le fonctionnement du matériel au plus tard la veille. Testez l’enceinte sur batterie, le micro sans fil, les talkies-walkies, les batteries externes et les rallonges avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course inclusive ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du site, l’accessibilité de l’itinéraire et le recrutement des bénévoles peuvent demander plusieurs échanges avant d’être finalisés.
Combien de bénévoles faut-il pour une course inclusive ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum une personne par poste de circulation ou de ravitaillement, plus une équipe dédiée au départ, à l’arrivée et aux premiers secours. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant l’événement.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques dès la confirmation de l’inscription, puis un rappel complet 3 à 5 jours avant la course. Ajoutez la carte en ligne, l’horaire des groupes de départ, les distances et les indications d’accessibilité.
Que faut-il vérifier la veille d’une course inclusive ?: Contrôlez la météo, la liste des courses, les dossards, le matériel de premiers secours et tout le matériel de communication. Vérifiez aussi que les flèches, les tapis, les cônes et les barrières correspondent bien au parcours définitif.

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