Cómo organizar una carrera inclusiva sin olvidar lo esencial

Organizar una carrera inclusiva requiere algo más que marcar una fecha y preparar la salida. Hay que comprobar cada tramo de la ruta, tramitar los permisos, coordinar a los voluntarios y adaptar la experiencia a personas con distintas necesidades. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse, desde la planificación inicial hasta la preparación del recinto. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: la información a participantes, los puntos de descanso, la señalización y las comunicaciones durante la prueba.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar el recinto y la zona de salida
Gestionar permisos y notificaciones
Realizar una revisión de accesibilidad
2 personas
Comprobar la accesibilidad de la ruta
2 personas
Definir los grupos de salida y las distancias
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
2 personas
Publicar el mapa de ruta en digital
Crear los dorsales y la lista de participantes
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Definir los puestos de tráfico
2 personas
Determinar puntos de primeros auxilios y descanso
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar las flechas de ruta
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Delimitar la zona de salida
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Crear una ruta accesible hasta el recinto
3 personas
Señalizar las instalaciones sanitarias
2 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar los hitos del kilómetro
3 personas
Montar los puestos de tráfico
6 personas
Montar zonas de descanso
4 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar puntos de bebidas
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Revisar la ruta por última vez
4 personas

Evento

Abrir el mostrador de inscripción
4 personas
Repartir dorsales
4 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
Anunciar los grupos de salida
2 personas
Coordinar las salidas
3 personas
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Atender los puntos de bebida
6 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Guiar los puntos de descanso
4 personas
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Encargarse de la entrega de medallas
3 personas
Servir agua y fruta
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir aperitivos aptos para dietas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Encargarse de la música y los anuncios
2 personas
Agradecer a los participantes
2 personas
Cerrar la zona de meta
4 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
6 personas
Recoger el material de tráfico
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Recoger y retirar la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar la documentación de accidentes
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 8
Papeleracant. 10
Conoscant. 40
Vallas de control de multitudescant. 20
Arco de salida
Piezas de escenariocant. 4

Material deportivo

Flechas de rutacant. 60
Señales de kilómetrocant. 12
Dorsalescant. 200
Imperdiblescant. 500
Medallas de finishercant. 200
Pulserascant. 220
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 8
Chalecos reflectantescant. 30
Banderas de tráficocant. 16
Vasos para bebidascant. 800
Muestras térmicascant. 20
Alfombras para sillas de ruedascant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Equipo

Altavoz con bateríacant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Soporte de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Estaciones de cargacant. 3
Teléfono móvilcant. 4
Portátilcant. 2
Impresora
Enrollacablescant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Tazas de cafécant. 100
Jarras para servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Bandejascant. 20
Tablas de cortar para frutacant. 4
Acumuladores de fríocant. 30
Mantas aislantescant. 4

Decoración

Banderola de salida y metacant. 2
Banners de rutacant. 8
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Mantelescant. 12
Tarjetas con pictogramascant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 20
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Guantes de nitrilocant. 200
Pinzas de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Revisa la accesibilidad de la ruta con antelación y vuelve a comprobar los puntos más estrechos, los desniveles y el firme antes del día de la carrera. Prevé alfombras para sillas de ruedas y alfombrillas antideslizantes donde puedan hacer falta.
Cierra los permisos, las notificaciones y la reserva del recinto antes de abrir las inscripciones. Si cambia la ruta o la zona de salida, tendrás que actualizar también el mapa digital y la información enviada a los participantes.
Asigna a cada voluntario un puesto concreto y prepara la distribución por escrito. Los cruces, los puntos de primeros auxilios, las zonas de descanso y la salida necesitan responsables identificables, no solo un grupo general de apoyo.
Prepara dorsales, imperdibles, pulseras y la lista de participantes con tiempo suficiente para corregir errores. Ordena los dorsales por grupos de salida o por orden alfabético para reducir las colas de última hora.
Comprueba el pronóstico y el material técnico el día anterior: altavoz con batería, micrófono, walkie-talkies, baterías externas y cables. Haz una prueba de comunicación antes de abrir la zona de salida y confirma que los puestos pueden oír las instrucciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera inclusiva?: Empieza la planificación al menos 8 a 12 semanas antes. Los permisos, la reserva del recinto, la revisión de accesibilidad y el reclutamiento de voluntarios suelen requerir más tiempo que la compra de materiales.
¿Qué hay que comprobar en una ruta accesible?: Comprueba el ancho, el firme, los desniveles, los bordillos, los cruces y los puntos de descanso en cada tramo. Haz una revisión completa al menos 2 semanas antes y otra justo antes del evento si ha llovido o se han realizado obras.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera inclusiva?: Depende de la longitud y del número de cruces, pero asigna como mínimo una persona por puesto de tráfico y un responsable en cada punto de primeros auxilios o descanso. Cierra la distribución 7 días antes y deja una pequeña reserva para sustituciones.
¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones principales entre 7 y 10 días antes, incluyendo el mapa, los grupos de salida, las distancias, la accesibilidad y la llegada. Reenvía cualquier cambio relevante como máximo 24 horas antes de la carrera.

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