Zo organiseer je een inclusiekamp

Begin een inclusiekamp niet met activiteiten, maar met de randvoorwaarden: datum, locatie en toegankelijkheid. Leg daarna vast wie deelneemt, welke ondersteuning nodig is en welke begeleider bij welke deelnemer past. Bouw het programma met afwisseling tussen activiteiten en rustmomenten, en werk vervolgens het rooster, materiaal en draaiboek uit. De meeste problemen ontstaan doordat medische informatie, toestemmingsformulieren of praktische toegankelijkheid pas vlak voor de start worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reservering schriftelijk bevestigen
3
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
4
Activiteitenprogramma samenstellen
3 personen
5
Rustmomenten inplannen
2 personen
6
Begeleiders en vrijwilligers uitnodigen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Medische aandachtspunten verzamelen
2 personen
12
Noodcontacten controleren
2 personen
13
Deelnemersindeling maken
2 personen
14
Begeleiders aan deelnemers koppelen
2 personen
15
Activiteiten aanpassen op mogelijkheden
3 personen
16
Reserveringen voor materiaal maken
17
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
18
Begeleidersrooster maken
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materiaal ophalen
3 personen
24
Boodschappen sorteren
2 personen
25
Deelnemerslijsten klaarleggen
2 personen
26
Naamstickers voorbereiden
2 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Rustruimte inrichten
2 personen
30
Activiteitenhoeken inrichten
4 personen
31
Toegankelijke looproutes vrijmaken
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Geluid en verlichting testen
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Allergenen bij eten markeren
2 personen
37
Begeleiders ontvangen
2 personen
38
Begeleiders instrueren
3 personen
39
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Naamstickers uitdelen
2 personen
42
Groepen naar activiteiten begeleiden
6 personen
43
Welkomstspel begeleiden
4 personen
44
Creatieve activiteit begeleiden
4 personen
45
Sportieve activiteit begeleiden
5 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Rustmoment begeleiden
3 personen
48
Fruit en snacks serveren
3 personen
49
Spelcircuit begeleiden
6 personen
50
Tafels voor avondeten dekken
4 personen
51
Avondeten uitserveren
5 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Servies naar afwaspunt brengen
3 personen
55
Muziekactiviteit begeleiden
4 personen
56
Lichtspel begeleiden
3 personen
57
Avondhapjes serveren
3 personen
58
Afsluitend spel begeleiden
5 personen
59
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
5 personen
60
Deelnemers veilig overdragen
3 personen
61
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

62
Eten en afval verwijderen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Activiteitenmateriaal opruimen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren
69
Gevonden voorwerpen terugbrengen
2 personen
70
Materiaal retourneren
3 personen
71
Restanten veilig opbergen
2 personen
72
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Rustbankenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Opbergbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Soepkommenaantal 50
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Schenk kannenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 60
Watervaste stiftenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Papieren slingersaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Grote pannenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 12
Conesaantal 20
Hoepelsaantal 10
Parachutedoek
Touwtrektouw
Pittenzakkenaantal 20
Yoga- of rustmattenaantal 12
Blinddoekenaantal 10
Bellenblaasaantal 6
Stoepkrijtaantal 12
Knutseltafellopersaantal 6
Kleurpotlodenaantal 40
Viltstiftenaantal 30
Scharenaantal 15
Lijmstiftenaantal 20
Gekleurd papieraantal 300
A3 tekenpapieraantal 100
Kralenaantal 500
Elastiekkoordaantal 4
Schilderstapeaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende sprayaantal 4
Handgelaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie vroeg en concreet: bekijk niet alleen de ingang, maar ook de route naar activiteiten, toiletten, eetruimte en rustbanken. Leg de reservering schriftelijk vast zodra datum en locatie kloppen.
Verzamel uiterlijk twee weken voor de start toestemmingsformulieren, dieetwensen, medische aandachtspunten en noodcontacten. Controleer de gegevens opnieuw bij aankomst, omdat telefoonnummers of medicatie kunnen zijn gewijzigd.
Maak de deelnemersindeling pas nadat alle ondersteuningsbehoeften binnen zijn. Koppel per deelnemer een begeleider en noteer daarnaast wie kan invallen bij ziekte of overbelasting.
Plan per dag meerdere rustmomenten en geef ze een vaste plek in het programma. Reserveer daarvoor een rustige ruimte of richt die in met rustbanken; een open hoek naast de hoofdactiviteit werkt vaak minder goed.
Werk het draaiboek uiterlijk één week vooraf af en druk een exemplaar per begeleider af. Controleer de dag ervoor de weersverwachting, haal gereserveerd materiaal op en leg deelnemerslijsten, naamstickers, pijlborden en verlengkabels klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een inclusiekamp organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en toegankelijkheidscontrole. Plan de definitieve deelnemersindeling en het begeleidersrooster uiterlijk 2 weken voor de start, zodat ontbrekende informatie nog kan worden aangevuld.
Wanneer verzamel je medische gegevens voor een inclusiekamp?: Vraag medische aandachtspunten, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren direct bij de aanmelding op. Controleer alles uiterlijk 2 weken vooraf en laat wijzigingen op de eerste dag opnieuw bevestigen.
Hoeveel rustmomenten plan je tijdens een inclusiekamp?: Plan minimaal één vast rustmoment per dagdeel en houd daarnaast ruimte vrij voor een extra pauze. Zet de momenten vooraf in het programma, zodat begeleiders activiteiten niet steeds op het laatste moment hoeven te onderbreken.
Wanneer maak je de deelnemersindeling en het begeleidersrooster?: Maak de voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn, maar leg haar pas definitief vast nadat medische aandachtspunten en ondersteuningsbehoeften zijn gecontroleerd. Rond indeling en rooster uiterlijk 2 weken vooraf af en deel het draaiboek uiterlijk 1 week vooraf uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.