Organiser un camp d’inclusion, étape par étape

Un camp d’inclusion se prépare d’abord autour des besoins des participants, puis autour des activités. Commence par sécuriser la date, le lieu et son accessibilité avant de construire le programme. Les inscriptions servent ensuite à recueillir les autorisations, les informations médicales, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Enfin, répartis les accompagnateurs, vérifie le matériel et donne à chacun un déroulé clair avant le jour du camp.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer la réservation par écrit
3
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
4
Composer le programme des activités
3 personnes
5
Prévoir des temps de pause
2 personnes
6
Inviter les accompagnateurs et les bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les points médicaux à signaler
2 personnes
12
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
13
Créer la répartition des participants
2 personnes
14
Associer les accompagnateurs aux participants
2 personnes
15
Adapter les activités aux possibilités
3 personnes
16
Faire les réservations pour le matériel
17
Établir la liste de courses
2 personnes
18
Établir le planning des accompagnateurs
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
20
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel
3 personnes
24
Trier les courses
2 personnes
25
Préparer les listes de participants
2 personnes
26
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager l’espace de repos
2 personnes
30
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
31
Dégager les itinéraires accessibles
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Identifier les allergènes dans les aliments
2 personnes
37
Accueillir les accompagnateurs
2 personnes
38
Informer les accompagnateurs
3 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Accueillir les participants
4 personnes
41
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
42
Accompagner les groupes vers les activités
6 personnes
43
Animer le jeu d’accueil
4 personnes
44
Encadrer l'activité créative
4 personnes
45
Encadrer une activité sportive
5 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Animer la pause
3 personnes
48
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
49
Encadrer le circuit de jeux
6 personnes
50
Dresser les tables pour le dîner
4 personnes
51
Servir le dîner
5 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Apporter la vaisselle au point de lavage
3 personnes
55
Animer l’activité musicale
4 personnes
56
Accompagner le spectacle de lumière
3 personnes
57
Servir les en-cas du soir
3 personnes
58
Animer le jeu de clôture
5 personnes
59
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
5 personnes
60
Remettre les participants en toute sécurité
3 personnes
61
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

62
Évacuer la nourriture et les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Ranger le matériel d'activités
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Rapporter les objets trouvés
2 personnes
70
Retourner le matériel
3 personnes
71
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
72
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4
Bancs de reposqté 4
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Bacs de rangementqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Bol à soupeqté 50
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Saladiers de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Étiquettes nominativesqté 60
Marqueurs indélébilesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Guirlandes en papierqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Pieds de haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 2
Grandes casserolesqté 3
Verres doseursqté 2

Matériel de sport

Balles souplesqté 12
Cônesqté 20
Cerceauxqté 10
Tissu parachute
Corde de tir à la corde
Sacs de sableqté 20
Tapis de yoga ou de relaxationqté 12
Masquesqté 10
Machine à bullesqté 6
Craie de trottoirqté 12
Chemins de table pour tables de bricolageqté 6
Crayons de couleurqté 40
Feutresqté 30
Ciseauxqté 15
Bâtons de colleqté 20
Papier de couleurqté 300
Papier à dessin A3qté 100
Perlesqté 500
Cordon élastiqueqté 4
Ruban de masquageqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance, puis demande une confirmation écrite de la réservation. Vérifie notamment les accès, les sanitaires, les zones de repos et les possibilités de déplacement sur le site.
Prépare le programme après avoir recensé les capacités et les besoins particuliers. Alterne les activités avec des pauses prévues à l’avance, plutôt que de les ajouter seulement si le groupe fatigue.
Demande les formulaires d’autorisation, les informations médicales à signaler, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires au plus tard 2 semaines avant le camp. Relance les inscriptions incomplètes une par une.
Établis la répartition des participants et l’association avec les accompagnateurs quelques jours avant l’événement. Prévois aussi un planning des accompagnateurs, avec les temps de pause et les responsabilités de chacun.
Imprime le déroulé, les listes de participants et les panneaux indicateurs avant l’arrivée du groupe. La veille, contrôle la météo, récupère le matériel réservé et sépare les courses par repas ou par activité pour éviter les oublis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp d’inclusion ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver un site accessible, recruter les accompagnateurs, traiter les inscriptions et adapter le programme aux besoins reçus.
Quand envoyer les invitations pour un camp d’inclusion ?: Envoie-les environ 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 2 à 3 semaines avant le camp. Tu gardes ainsi le temps de vérifier les autorisations et les contacts d’urgence.
Quand recueillir les informations médicales et alimentaires ?: Demande-les dès l’inscription et fixe une échéance au plus tard 14 jours avant le camp. Vérifie ensuite les informations manquantes individuellement, sans attendre la semaine de l’événement.
Que vérifier la veille d’un camp d’inclusion ?: Contrôle la météo, les listes de participants, les binômes avec les accompagnateurs et le déroulé imprimé. Vérifie aussi que les tables, chaises, bancs de repos, gobelets, glacières, rallonges et matériel réservé sont bien disponibles.

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