Ein Inklusionscamp Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Inklusionscamp entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch die Vorbereitung der Betreuung. Beginne mit Termin, Ort und Barrierefreiheit und kläre danach Anmeldungen, medizinische Hinweise sowie Notfallkontakte. Plane Aktivitäten passend zu den Möglichkeiten der Teilnehmenden und teile Begleitpersonen verbindlich zu. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Material, Einkäufe und den Schichtplan, damit am Veranstaltungstag keine wichtigen Informationen fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Reservierung schriftlich bestätigen
3
Barrierefreiheit der Location prüfen
2 Personen
4
Aktivitätsprogramm zusammenstellen
3 Personen
5
Pausenzeiten einplanen
2 Personen
6
Begleiter und Freiwillige einladen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Medizinische Hinweise sammeln
2 Personen
12
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
13
Teilnehmeraufteilung erstellen
2 Personen
14
Begleitpersonen den Teilnehmern zuordnen
2 Personen
15
Aktivitäten an die Möglichkeiten anpassen
3 Personen
16
Materialreservierungen vornehmen
17
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
18
Betreuerschichtplan erstellen
2 Personen
19
Drehbuch ausdrucken
20
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Material abholen
3 Personen
24
Einkäufe sortieren
2 Personen
25
Teilnehmerlisten bereitlegen
2 Personen
26
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Ruheraum einrichten
2 Personen
30
Aktivitätsbereiche einrichten
4 Personen
31
Barrierefreie Wege freimachen
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
3 Personen
36
Allergene bei Speisen kennzeichnen
2 Personen
37
Betreuer empfangen
2 Personen
38
Betreuer einweisen
3 Personen
39
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
40
Teilnehmende empfangen
4 Personen
41
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
42
Gruppen zu den Aktivitäten begleiten
6 Personen
43
Willkommensspiel betreuen
4 Personen
44
Kreative Aktivität begleiten
4 Personen
45
Sportliche Aktivität begleiten
5 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Ruhephase betreuen
3 Personen
48
Obst und Snacks servieren
3 Personen
49
Spielparcours betreuen
6 Personen
50
Tische fürs Abendessen decken
4 Personen
51
Abendessen servieren
5 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Geschirr zur Spülstelle bringen
3 Personen
55
Musikaktivität betreuen
4 Personen
56
Lichtspiel begleiten
3 Personen
57
Abendhäppchen servieren
3 Personen
58
Abschlussspiel anleiten
5 Personen
59
Teilnehmende zum Startpunkt begleiten
5 Personen
60
Teilnehmer sicher übergeben
3 Personen
61
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

62
Essen und Abfall entfernen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Material für Aktivitäten aufräumen
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
68
Fundgegenstände registrieren
69
Fundsachen zurückbringen
2 Personen
70
Material zurückbringen
3 Personen
71
Reste sicher verstauen
2 Personen
72
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
BiertischeAnz. 4
RuhebänkeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
TellerAnz. 60
SuppenschalenAnz. 50
GabelnAnz. 60
MesserAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierschalenAnz. 10
AusgießkannenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 60
Wasserfeste StifteAnz. 12
WegweiserAnz. 12
PapiergirlandenAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherständerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
InduktionskochplattenAnz. 2
Große TöpfeAnz. 3
MessbecherAnz. 2

Sportmaterial

SoftbälleAnz. 12
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 10
Fallschirmtuch
Tauziehseil
SitzsäckeAnz. 20
Yoga- oder RuhemattenAnz. 12
AugenbindenAnz. 10
SeifenblasenAnz. 6
KreideAnz. 12
BasteltischläuferAnz. 6
BuntstifteAnz. 40
FilzstifteAnz. 30
ScherenAnz. 15
KlebestifteAnz. 20
BuntpapierAnz. 300
A3-ZeichenpapierAnz. 100
PerlenAnz. 500
ElastikkordelAnz. 4
AbdeckbandAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4
HanddesinfektionsgelAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Barrierefreiheit des Ortes nicht nur am Eingang: Kontrolliere auch Wege, Toiletten, Ruhebereiche und die Erreichbarkeit der Aktivitätsflächen mindestens 4 Wochen vorher.
Sammle Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche, medizinische Hinweise und Notfallkontakte mit der Anmeldung. Lege die vollständigen Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Camp für das Betreuungsteam bereit.
Plane nach jeder längeren Aktivität eine feste Pause ein und ordne jeder teilnehmenden Person eine Begleitperson zu. Ein schriftlicher Betreuerschichtplan verhindert, dass einzelne Freiwillige den ganzen Tag ohne Ablösung bleiben.
Bestelle oder reserviere Material erst nach dem Programmabgleich. Prüfe dabei besonders Tische, Stühle, Ruhebänke, Wegweiser, Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Kühlboxen auf Anzahl und Funktionsfähigkeit.
Sortiere Einkäufe und abgeholtes Material am Vortag nach Programmpunkt. Lege Teilnehmerlisten, Drehbuch, Namensaufkleber, wasserfeste Stifte und Notfallinformationen gemeinsam an einem festen Organisationspunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Inklusionscamp organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und schriftlicher Reservierungsbestätigung. Für barrierefreie Anpassungen, Freiwillige und Materialreservierungen brauchst du oft mehrere Wochen Vorlauf.
Was muss man bei einem inklusiven Camp zur Anmeldung abfragen?: Erfrage neben Name und Kontaktdaten auch Unterstützungsbedarf, Ernährungswünsche, medizinische Hinweise, Notfallkontakte und erforderliche Einverständniserklärungen. Schließe die Datensammlung spätestens 2 Wochen vor dem Termin ab.
Wie viele Betreuungspersonen braucht ein Inklusionscamp?: Das hängt vom Unterstützungsbedarf und der Gruppengröße ab; eine feste Zahl lässt sich ohne diese Angaben nicht seriös nennen. Erstelle spätestens 7 Tage vorher eine Teilnehmeraufteilung mit Zuordnung und Schichtplan, damit jede Betreuungslücke sichtbar wird.
Wann sollte man die letzten Vorbereitungen für das Inklusionscamp machen?: Prüfe die Wettervorhersage 2 bis 3 Tage vorher und erledige Einkauf sowie Materialabholung spätestens am Vortag. Sortiere alles anschließend nach Programmpunkt und lege Teilnehmerlisten und Ablaufskript griffbereit bereit.

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