Inclusiekamp organiseren: checklist en planning

Een inclusiekamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt vooraf de toegankelijkheid, medische aandachtspunten, dieetwensen, toestemmingsformulieren en de koppeling tussen deelnemers en begeleiders. Plan ook rustmomenten en pas activiteiten aan op verschillende mogelijkheden. Met deze checklist houd je de 72 taken en 67 benodigdheden overzichtelijk, van de eerste reservering tot de deelnemerslijsten en het draaiboek op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reservering schriftelijk bevestigen
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
Activiteitenprogramma samenstellen
3 personen
Rustmomenten inplannen
2 personen
Begeleiders en vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische aandachtspunten verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Begeleiders aan deelnemers koppelen
2 personen
Activiteiten aanpassen op mogelijkheden
3 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Begeleidersrooster maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Deelnemerslijsten klaarleggen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Rustruimte inrichten
2 personen
Activiteitenhoeken inrichten
4 personen
Toegankelijke looproutes vrijmaken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenen bij eten markeren
2 personen
Begeleiders ontvangen
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Groepen naar activiteiten begeleiden
6 personen
Welkomstspel begeleiden
4 personen
Creatieve activiteit begeleiden
4 personen
Sportieve activiteit begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Rustmoment begeleiden
3 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Spelcircuit begeleiden
6 personen
Tafels voor avondeten dekken
4 personen
Avondeten uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies naar afwaspunt brengen
3 personen
Muziekactiviteit begeleiden
4 personen
Lichtspel begeleiden
3 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Afsluitend spel begeleiden
5 personen
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
5 personen
Deelnemers veilig overdragen
3 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Eten en afval verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Activiteitenmateriaal opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbrengen
2 personen
Materiaal retourneren
3 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Rustbankenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Opbergbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Soepkommenaantal 50
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Schenk kannenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 60
Watervaste stiftenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Papieren slingersaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Grote pannenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 12
Conesaantal 20
Hoepelsaantal 10
Parachutedoek
Touwtrektouw
Pittenzakkenaantal 20
Yoga- of rustmattenaantal 12
Blinddoekenaantal 10
Bellenblaasaantal 6
Stoepkrijtaantal 12
Knutseltafellopersaantal 6
Kleurpotlodenaantal 40
Viltstiftenaantal 30
Scharenaantal 15
Lijmstiftenaantal 20
Gekleurd papieraantal 300
A3 tekenpapieraantal 100
Kralenaantal 500
Elastiekkoordaantal 4
Schilderstapeaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende sprayaantal 4
Handgelaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie niet alleen op entree en toiletten, maar ook op rustbanken, looproutes en de plek van tafels, stoelen en afvalbakken. Leg bijzonderheden schriftelijk vast zodra de reservering is bevestigd.
Verzamel toestemmingsformulieren, dieetwensen, medische aandachtspunten en noodcontacten vóór je de deelnemersindeling maakt. Zo kunnen begeleiders tijdig aan deelnemers worden gekoppeld en activiteiten worden aangepast.
Plan rustmomenten direct in het activiteitenprogramma en vermeld ze ook in de deelnemersinformatie. Een programma zonder vaste pauzes loopt sneller uit en maakt het lastiger om begeleiding goed te verdelen.
Maak het begeleidersrooster op basis van de deelnemersindeling en zet de belangrijkste informatie in één draaiboek. Leg dit draaiboek afgedrukt klaar, samen met deelnemerslijsten, naamstickers en watervaste stiften.
Controleer de weersverwachting kort voor het inclusiekamp en stem de laatste boodschappen en het materiaal daarop af. Haal gereserveerd materiaal op tijd op en sorteer servies, keukenmateriaal, koelboxen, verlengkabels en stekkerdozen per gebruiksmoment.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een inclusiekamp organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de resterende weken voor aanmeldingen, toestemmingsformulieren, medische informatie, begeleiders, materiaal en het programma.
Wanneer moet ik medische aandachtspunten en noodcontacten verzamelen?: Vraag deze gegevens tegelijk met de aanmelding op en controleer ze uiterlijk 2 weken voor het kamp. Leg een actuele deelnemerslijst klaar voor de begeleiders en werk wijzigingen direct bij.
Hoeveel rustmomenten plan ik tijdens een inclusiekamp?: Plan minimaal één vast rustmoment per dagdeel en houd daarnaast ruimte voor een extra pauze. Zet de rustmomenten in het programma, zodat deelnemers en begeleiders weten wanneer ze kunnen herstellen.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 1 week voor het inclusiekamp. Vermeld daarin het programma, de locatie, toegankelijkheidsinformatie, wat deelnemers meenemen en bij wie zij met vragen terechtkunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.