Inklusionscamp organisieren: die Checkliste

Bei einem Inklusionscamp müssen Programm, Betreuung und Zugänglichkeit früh zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Ort und die schriftliche Reservierung; danach folgen Anmeldungen, Einverständniserklärungen und medizinische Hinweise. Plane Aktivitäten mit Pausen und ordne jeder teilnehmenden Person eine passende Begleitung zu. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Material, Einkäufe und Teilnehmerlisten – besonders diese letzten organisatorischen Schritte werden häufig zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Reservierung schriftlich bestätigen
Barrierefreiheit der Location prüfen
2 Personen
Aktivitätsprogramm zusammenstellen
3 Personen
Pausenzeiten einplanen
2 Personen
Begleiter und Freiwillige einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Medizinische Hinweise sammeln
2 Personen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Teilnehmeraufteilung erstellen
2 Personen
Begleitpersonen den Teilnehmern zuordnen
2 Personen
Aktivitäten an die Möglichkeiten anpassen
3 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Betreuerschichtplan erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Material abholen
3 Personen
Einkäufe sortieren
2 Personen
Teilnehmerlisten bereitlegen
2 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Ruheraum einrichten
2 Personen
Aktivitätsbereiche einrichten
4 Personen
Barrierefreie Wege freimachen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Allergene bei Speisen kennzeichnen
2 Personen
Betreuer empfangen
2 Personen
Betreuer einweisen
3 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Gruppen zu den Aktivitäten begleiten
6 Personen
Willkommensspiel betreuen
4 Personen
Kreative Aktivität begleiten
4 Personen
Sportliche Aktivität begleiten
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Ruhephase betreuen
3 Personen
Obst und Snacks servieren
3 Personen
Spielparcours betreuen
6 Personen
Tische fürs Abendessen decken
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr zur Spülstelle bringen
3 Personen
Musikaktivität betreuen
4 Personen
Lichtspiel begleiten
3 Personen
Abendhäppchen servieren
3 Personen
Abschlussspiel anleiten
5 Personen
Teilnehmende zum Startpunkt begleiten
5 Personen
Teilnehmer sicher übergeben
3 Personen
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

Essen und Abfall entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Material für Aktivitäten aufräumen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Fundsachen zurückbringen
2 Personen
Material zurückbringen
3 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
BiertischeAnz. 4
RuhebänkeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
TellerAnz. 60
SuppenschalenAnz. 50
GabelnAnz. 60
MesserAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierschalenAnz. 10
AusgießkannenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 60
Wasserfeste StifteAnz. 12
WegweiserAnz. 12
PapiergirlandenAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherständerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
InduktionskochplattenAnz. 2
Große TöpfeAnz. 3
MessbecherAnz. 2

Sportmaterial

SoftbälleAnz. 12
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 10
Fallschirmtuch
Tauziehseil
SitzsäckeAnz. 20
Yoga- oder RuhemattenAnz. 12
AugenbindenAnz. 10
SeifenblasenAnz. 6
KreideAnz. 12
BasteltischläuferAnz. 6
BuntstifteAnz. 40
FilzstifteAnz. 30
ScherenAnz. 15
KlebestifteAnz. 20
BuntpapierAnz. 300
A3-ZeichenpapierAnz. 100
PerlenAnz. 500
ElastikkordelAnz. 4
AbdeckbandAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4
HanddesinfektionsgelAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Barrierefreiheit nicht nur am Eingang: Kontrolliere auch Wege, Toiletten, Ruhebereiche und die Erreichbarkeit der einzelnen Aktivitäten mindestens 6 Wochen vor dem Camp.
Sammle Anmeldungen, Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche und medizinische Hinweise in einer gemeinsamen Übersicht. Überprüfe die Notfallkontakte spätestens 7 Tage vor Beginn erneut.
Plane für jeden Programmtag feste Pausenzeiten ein und passe Aktivitäten an die jeweiligen Möglichkeiten an. Teile Begleitpersonen anschließend konkret den Teilnehmern zu, statt die Zuordnung vor Ort zu improvisieren.
Bestätige Reservierungen schriftlich und reserviere benötigtes Material frühzeitig. Prüfe außerdem, ob für Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel genügend Anschlüsse vorhanden sind.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Am Vortag werden Einkäufe sortiert, Material abgeholt und Teilnehmerlisten, Ablaufplan sowie Wegweiser griffbereit bereitgelegt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Inklusionscamp planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. So bleiben genügend Zeit für die Suche nach einer geeigneten barrierefreien Location, die Anmeldung von Begleitpersonen und die Anpassung des Aktivitätsprogramms.
Was muss bei der Anmeldung zum Inklusionscamp abgefragt werden?: Erfasse Name, Kontaktdaten, Einverständniserklärung, Ernährungswünsche, medizinische Hinweise und einen Notfallkontakt. Schließe die Datensammlung spätestens 2 Wochen vor dem Termin ab, damit Gruppen und Begleitungen geplant werden können.
Wann sollte der Betreuerschichtplan fertig sein?: Erstelle den Schichtplan spätestens 7 Tage vor Beginn und teile ihn allen Betreuern und Freiwilligen mit. Plane zusätzlich Übergaben ein, damit Informationen zu Teilnehmern nicht nur mündlich weitergegeben werden.
Was sollte man am Tag vor dem Inklusionscamp kontrollieren?: Prüfe die Wettervorhersage, hole reserviertes Material ab, sortiere die Einkäufe und lege Teilnehmerlisten sowie den Ablaufplan bereit. Kontrolliere außerdem, ob Beschilderung, Ruheplätze und technische Ausstattung vollständig vorhanden sind.

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