Checklist pour préparer un camp d’inclusion

Un camp d’inclusion demande une préparation précise, car chaque participant peut avoir des besoins différents. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : réserver un lieu accessible, constituer les groupes, recueillir les informations utiles et préparer les activités. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard, comme les autorisations, les contacts d’urgence, les pauses et la répartition des accompagnateurs. Utilisez-la pour suivre les 72 tâches et les 67 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer la réservation par écrit
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
Composer le programme des activités
3 personnes
Prévoir des temps de pause
2 personnes
Inviter les accompagnateurs et les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les points médicaux à signaler
2 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Créer la répartition des participants
2 personnes
Associer les accompagnateurs aux participants
2 personnes
Adapter les activités aux possibilités
3 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Établir la liste de courses
2 personnes
Établir le planning des accompagnateurs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les courses
2 personnes
Préparer les listes de participants
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de repos
2 personnes
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
Dégager les itinéraires accessibles
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Identifier les allergènes dans les aliments
2 personnes
Accueillir les accompagnateurs
2 personnes
Informer les accompagnateurs
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Accompagner les groupes vers les activités
6 personnes
Animer le jeu d’accueil
4 personnes
Encadrer l'activité créative
4 personnes
Encadrer une activité sportive
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la pause
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Encadrer le circuit de jeux
6 personnes
Dresser les tables pour le dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Apporter la vaisselle au point de lavage
3 personnes
Animer l’activité musicale
4 personnes
Accompagner le spectacle de lumière
3 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Animer le jeu de clôture
5 personnes
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
5 personnes
Remettre les participants en toute sécurité
3 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Évacuer la nourriture et les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le matériel d'activités
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rapporter les objets trouvés
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4
Bancs de reposqté 4
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Bacs de rangementqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Bol à soupeqté 50
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Saladiers de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Étiquettes nominativesqté 60
Marqueurs indélébilesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Guirlandes en papierqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Pieds de haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 2
Grandes casserolesqté 3
Verres doseursqté 2

Matériel de sport

Balles souplesqté 12
Cônesqté 20
Cerceauxqté 10
Tissu parachute
Corde de tir à la corde
Sacs de sableqté 20
Tapis de yoga ou de relaxationqté 12
Masquesqté 10
Machine à bullesqté 6
Craie de trottoirqté 12
Chemins de table pour tables de bricolageqté 6
Crayons de couleurqté 40
Feutresqté 30
Ciseauxqté 15
Bâtons de colleqté 20
Papier de couleurqté 300
Papier à dessin A3qté 100
Perlesqté 500
Cordon élastiqueqté 4
Ruban de masquageqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et l’accessibilité : confirmez la réservation par écrit et vérifiez les accès, les sanitaires, les espaces de repos et les circulations avant d’envoyer les invitations.
Prévoyez les informations individuelles assez tôt : fixez une date limite pour les inscriptions, les autorisations, les besoins alimentaires et les points médicaux à signaler, idéalement 7 à 14 jours avant le camp.
Construisez les groupes avant de finaliser le programme. Associez chaque accompagnateur aux participants concernés et adaptez les activités aux possibilités, avec plusieurs temps de pause inscrits dans le déroulé.
Préparez une version imprimée du programme, des listes de participants et des contacts d’urgence. Gardez ces documents accessibles le jour du camp plutôt que de dépendre uniquement d’un téléphone.
Ne repoussez pas la logistique à la veille : vérifiez la météo, récupérez le matériel, triez les courses et testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp d’inclusion ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver un lieu accessible, recruter les accompagnateurs, ouvrir les inscriptions et recueillir les informations médicales et alimentaires.
Quand demander les autorisations et les informations médicales ?: Demandez-les dès l’inscription et fixez une échéance 7 à 14 jours avant le camp. Relancez les dossiers incomplets au plus tard une semaine avant afin de finaliser les groupes et les contacts d’urgence.
Combien de temps prévoir pour les pauses pendant un camp d’inclusion ?: Inscrivez plusieurs pauses dans la journée, plutôt qu’une seule longue interruption. Prévoyez au minimum 10 à 15 minutes entre deux activités et adaptez la durée aux besoins des participants.
Quand préparer le matériel et les courses ?: Établissez la liste des courses et confirmez les réservations de matériel environ 2 semaines avant. Faites les courses et récupérez le matériel la veille, puis contrôlez les quantités et l’état des équipements avant l’arrivée du groupe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.