LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist inauguratie burgemeester organiseren

Een inauguratie van een burgemeester vraagt om meer dan een ceremonieprogramma en een zaal. Je moet sprekers, genodigden, pers, techniek, toegankelijkheid en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna toe naar uitnodigingen en bevestigingen, en leg de laatste uitvoeringsdetails uiterlijk in de laatste week vast. Deze checklist helpt je de 73 taken en 67 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken, zodat de ceremonie rustig en professioneel verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

    2 personen

  • Ceremonieprogramma opstellen

    2 personen

  • Sprekers vastleggen

    2 personen

  • Uitnodigingen ontwerpen

    2 personen

  • Gastenlijst samenstellen

    3 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

    2 personen

  • Toegankelijkheid inventariseren

    2 personen

  • Catering reserveren

    2 personen

  • Meubilair reserveren

    2 personen

  • Geluidsapparatuur reserveren

    2 personen

  • Fotograaf informeren

  • Perslijst bevestigen

    2 personen

  • Programma naar sprekers sturen

  • Toespraken verzamelen

    2 personen

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Draaiboek afdrukken

    2 personen

  • Bewegwijzering afdrukken

    2 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Definitieve gastenlijst maken

    2 personen

  • Cateringhoeveelheden bevestigen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materialen naar locatie brengen

    4 personen

  • Entree inrichten

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Spreektafel plaatsen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    3 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Verlichting plaatsen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Bloemen neerzetten

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

    2 personen

  • Programma's klaarleggen

    2 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    4 personen

  • Koffie en thee zetten

    2 personen

  • Hapjes uitstallen

    3 personen

  • Persplaatsen markeren

  • Ontvangstteam instrueren

    3 personen

Event

  • Sprekers ontvangen

    2 personen

  • Gasten registreren

    4 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Gasten naar zitplaatsen begeleiden

    3 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    4 personen

  • Ceremonie begeleiden

    2 personen

  • Sprekers aankondigen

  • Geluidsniveau bewaken

  • Foto's maken

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Gasten begeleiden bij vertrek

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

    2 personen

Nazorg

  • Catering afruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval scheiden

    3 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Meubilair afbreken

    4 personen

  • Geluidsapparatuur afbreken

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materialen terugbrengen

    4 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Foto's veilig opslaan

  • Bedankberichten versturen

    2 personen

  • Persmateriaal verspreiden

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 120
  • Tafelsaantal 12
  • Spreektafel
  • Registratietafel
  • Buffettafelsaantal 4
  • Statafelsaantal 8
  • Kapstokkenaantal 3
  • Garderoberekkenaantal 3
  • Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Microfoonstandaardsaantal 3
  • Mengpaneel
  • Laptop
  • Presentatiescherm
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Oplaadbare batterijenaantal 12
  • Batterijladersaantal 3
  • Portofoonsaantal 6
  • Fotocamera
  • Mobiele telefoonladersaantal 4

Servies

  • Waterglazenaantal 140
  • Wijnglazenaantal 140
  • Koffiekopjesaantal 120
  • Schotelsaantal 120
  • Gebaksbordenaantal 140
  • Dinerbordenaantal 140
  • Dessertbordjesaantal 140
  • Messenaantal 140
  • Vorkenaantal 140
  • Lepelsaantal 140
  • Koffielepelsaantal 120
  • Serveerbestekaantal 20

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 8
  • Warmhoudschalenaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Dienbladenaantal 12
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks­messenaantal 4
  • Maatbekersaantal 3
  • Tangenaantal 8
  • Serveerschalenaantal 16
  • Karaffenaantal 12

Decoratie

  • Nederlandse vlaggenaantal 4
  • Gemeentevlaggenaantal 4
  • Vlaggenstandaardsaantal 4
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Tafelkleedsetsaantal 12
  • Stoelhoezenaantal 20
  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonlintaantal 2
  • Ballongewichtenaantal 12
  • Welkomstbord
  • Programmastandaardsaantal 4
  • Tafelnummersaantal 12

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 8
  • Ledspotsaantal 4
  • Lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Bezemsetsaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan uiterlijk twee weken voor de inauguratie een volledige technische test met de actieve speakers, draadloze microfoons, het mengpaneel, de laptop en het presentatiescherm. Test ook verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen batterijen.
  • Stuur het definitieve programma en de verzamelde toespraken uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle sprekers. Vraag hen meteen te bevestigen hoeveel minuten zij nodig hebben, zodat de ceremonie niet uitloopt.
  • Sluit de gastenlijst 3 tot 5 dagen voor de ceremonie en geef aantallen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften door aan de catering. Reserveer bij de registratie een aparte tafel voor naamkaartjes en de definitieve lijst.
  • Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie de bewegwijzering, ontvangst en eventuele buitenonderdelen aanpast. Leg draaiboeken, perslijst en contactgegevens zowel geprint als op een laptop of telefoon klaar.
  • Koel dranken de avond ervoor en controleer op de ochtend zelf de aantallen waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes, schotels en borden. Zet bovendien afvalbakken, kapstokken en garderoberekken vóór de ontvangst op hun plaats.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een inauguratie van een burgemeester organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, ceremonieprogramma en sprekers. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor de ceremonie de meeste aanmeldingen en dieetwensen hebt.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor de inauguratie van een burgemeester?
Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de ceremonie, zodat je catering, naamkaartjes, stoelen en registratie definitief kunt maken.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag van de inauguratie?
Reken op minimaal 3 uur opbouwtijd voor meubilair, registratie, bewegwijzering, techniek en catering. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige soundcheck en een korte briefing van ontvangst, sprekers en pers.
Wanneer moet je de techniek voor een inauguratie testen?
Doe een volledige test uiterlijk 2 weken vooraf en herhaal de controle op de ochtend zelf. Controleer dan microfoons, speakers, laptop, presentatiescherm, stroomvoorziening en batterijen voordat de eerste gasten binnenkomen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!