Checklist pour organiser l’inauguration du maire

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez un horaire d’arrivée, le début de la cérémonie, les prises de parole et le moment du buffet. Envoyez ensuite le programme aux intervenants pour qu’ils sachent précisément quand intervenir.
• Traitez les inscriptions au fil de l’eau et établissez une liste définitive des invités quelques jours avant la cérémonie. Vérifiez séparément les besoins alimentaires, l’accessibilité et les badges nominatifs afin d’éviter les corrections à l’accueil.
• Testez la sonorisation avant l’ouverture des portes, avec chaque microphone, l’ordinateur, l’écran, les rallonges et les multiprises. Gardez des piles rechargeables, des chargeurs et un moyen de communication entre les personnes chargées de l’accueil et de la technique.
• Confirmez les quantités du traiteur après la clôture des inscriptions, puis prévoyez le refroidissement des boissons suffisamment tôt. Pour un cocktail, comptez généralement 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, en adaptant selon la durée et le service prévu.
• Préparez un dossier opérationnel pour l’équipe avec le déroulé imprimé, les discours, la signalétique et les coordonnées des intervenants. Faites un dernier point météo et presse au plus tard la veille, surtout si une partie de l’accueil se déroule dehors.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour l’inauguration du maire ?

Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 à 10 jours avant. Fixez une date limite d’inscription pour pouvoir confirmer le traiteur et le mobilier.

Combien de temps prévoir pour organiser une inauguration du maire ?

Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une cérémonie avec invités, presse, traiteur et prise de parole. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis réservez rapidement la sonorisation, le mobilier et les intervenants.

Que faut-il tester avant une inauguration du maire ?

Organisez un test technique complet 24 à 48 heures avant : microphones sans fil, pieds de micro, table de mixage, ordinateur, écran, rallonges et multiprises. Faites aussi un essai avec les discours et vérifiez les piles ou batteries de secours.

Quand confirmer le nombre de repas et de boissons ?

Confirmez les quantités du traiteur 3 à 5 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Gardez une petite marge pour les invités ajoutés au dernier moment et refroidissez les boissons le jour précédent si possible.

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