Checklist improvisatieworkshop organiseren

Een improvisatieworkshop staat of valt met een vrije speelvloer, een duidelijke planning en materialen die vóór de eerste deelnemer klaarliggen. Regel eerst de locatie en docent, werk daarna het programma en de deelnemerscommunicatie uit. Verzamel dieetwensen op tijd en bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen. Op de dag zelf draait het vooral om een goed ingerichte ruimte, geteste muziek en timer, en een ontvangst waarmee iedereen snel kan beginnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshoplocatie reserveren
Improvisatiedocent vastleggen
Programma en oefeningen bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Catering bestellen
Werkbladen en routekaart printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Speelvloer vrijmaken
2 personen
Registratietafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Muziek en timer testen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Workshop en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Kennismakingsoefeningen begeleiden
2 personen
Basisoefeningen improvisatie begeleiden
2 personen
Pauzedrankjes en snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Verdiepende scènes begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies en afval afruimen
2 personen
Groepsscènes begeleiden
2 personen
Presentaties en afsluiting begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
Materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 6
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Smartphone met timer
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Bluetoothmuziekspeler

Workshopmateriaal

Flip-overstandaard
Flip-overblokkenaantal 2
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Notitieblokkenaantal 30
Balpennenaantal 30
Improvisatiekaartjesaantal 100
Rekwisietenmandenaantal 3
Kleine rekwisietenaantal 20
Naamkaartjesaantal 30
Schilderstapeaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerkommenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de workshoplocatie voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of je de ruimte op tijd kunt openen, of er voldoende stoelen en tafels zijn en of een aparte speelvloer vrijgemaakt kan worden.
Leg het programma en de oefeningen vast voordat je de deelnemersinformatie verstuurt. Neem daarin ook de route, starttijd, kledingadvies, veiligheidsregels en eventuele voorbereiding op; zo voorkom je vragen op de laatste dag.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de workshop en gebruik het definitieve aantal voor catering, werkbladen, naamkaartjes en improvisatiekaartjes. Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit, niet pas tijdens de ontvangst.
Test muziek, draagbare speaker, smartphone met timer en verlengsnoeren vóór de workshop. Leg de timer zichtbaar klaar en controleer de verbinding met de speaker voordat de eerste oefening begint.
Plan op de dag zelf extra tijd voor ventileren, de speelvloer vrijmaken en de registratietafel inrichten. Zet koffie, thee, water en snacks klaar vóór de deelnemers binnenkomen, zodat de ontvangst niet ten koste gaat van de starttijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een improvisatieworkshop organiseren?: Leg de locatie en improvisatiedocent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop, zodat je catering en materialen kunt afstemmen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten vóór de start. In die tijd kun je de ruimte ventileren, tafels en stoelen plaatsen, de speelvloer vrijmaken, de registratietafel inrichten en muziek en timer testen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een improvisatieworkshop?: Zet voor iedere aangemelde deelnemer één stoel klaar en houd bij voorkeur 2 extra stoelen achter de hand. Gebruik alleen het deel van de ruimte dat de speelvloer niet kleiner maakt dan nodig voor de oefeningen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer het overzicht uiterlijk 3 dagen vóór de workshop. Bestel de catering daarna op basis van het definitieve aantal deelnemers en de verzamelde wensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.