Checklist voor een improvisatieworkshop organiseren

Een improvisatieworkshop vraagt vooral om een geschikte, lege oefenruimte en een strak voorbereide ontvangst. Leg eerst datum, programma, trainer en begeleider vast; werk daarna de deelnemerslijst, oefeningen en materialen uit. Reserveer voldoende tijd voor stoelen in een kring, registratie en het klaarzetten van water, koffie en thee. Met deze checklist houd je ook details bij die vaak te laat worden geregeld, zoals route-informatie, naamstickers, dieetwensen en een werkende geluidsinstallatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
Workshopruimte reserveren
Trainer en begeleider bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Praktische informatie versturen
Programma uitwerken
2 personen
Improvisatieoefeningen selecteren
2 personen
Spelkaarten voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Muziek afspeellijst samenstellen
Route en toegang controleren

Event

Ruimte openen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Water en frisdrank klaarzetten
Stoelen in kring zetten
3 personen
Oefenruimte vrijmaken
2 personen
Flipchart en materialen klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Huisregels en programma toelichten
Opwarming begeleiden
2 personen
Improvisatieoefeningen begeleiden
2 personen
Pauzes begeleiden
2 personen
Lunch en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Materialen tijdens oefeningen verplaatsen
2 personen
Groepsfoto maken
Afronding en feedback ophalen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Techniek uitschakelen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven boodschappen opbergen
Ruimte afsluiten
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 24
Tafelsaantal 4
Bijzettafelsaantal 2
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 3

Workshopmateriaal

Flipchart
Flipchartblokkenaantal 2
Zwarte stiftenaantal 6
Gekleurde stiftenaantal 2
Post-itsaantal 6
Balpennenaantal 24
Naamstickersaantal 24
Indexkaartenaantal 100
Spelkaartenaantal 60
Afplaktapeaantal 3
Sjaalsaantal 12
Zachte ballenaantal 4
Hoedenaantal 6
Kostuumaccessoiresaantal 12
Krantensetsaantal 6
Keukenwekker

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Telefoonhouder

Servies

Herbruikbare bekersaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Schenkkanaantal 3
Serveerbladenaantal 3

Catering

Koelbox
Boodschappen

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blik
Dweilaantal 2
Emmer

Tips

Reserveer een ruimte waarin deelnemers vrij kunnen bewegen. Zet op de dag zelf de stoelen in een kring en maak de oefenvloer volledig vrij; controleer dit minstens 30 minuten vóór de ontvangst.
Stuur praktische informatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld de route, toegang, starttijd, verwachte eindtijd, kledingadvies en wanneer deelnemers hun dieetwensen moeten doorgeven.
Maak per oefening een aparte set spelkaarten of indexkaarten. Leg ook stiften, post-its, afplaktape, sjaals, zachte ballen en kostuumaccessoires klaar, zodat de trainer niet tijdens de workshop hoeft te zoeken.
Test de Bluetoothspeaker, telefoonhouder, verlengkabels en stekkerdozen vóór de start. Neem muziek offline mee en leg de apparatuur op een plek waar kabels geen looproute kruisen.
Richt de ontvangsttafel in met deelnemerslijst en naamstickers voordat de eerste deelnemer komt. Zet koffie, thee, water en frisdrank klaar en plan voor de registratie minstens 15 minuten in.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ruimte heb je nodig voor een improvisatieworkshop?: Reken op minimaal 3 tot 4 vierkante meter vrije oefenruimte per deelnemer, naast ruimte voor een kring stoelen. Controleer de opstelling uiterlijk 30 minuten vóór aanvang, omdat tafels en losse spullen de vloer snel verkleinen.
Hoe lang van tevoren moet ik een improvisatieworkshop organiseren?: Leg de datum, ruimte en trainer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk 1 week vóór de workshop de deelnemerslijst en dieetwensen kunt afronden.
Wat moet ik meenemen naar een improvisatieworkshop?: Neem naast stoelen en tafels workshopmateriaal mee zoals flipchartblokken, zwarte en gekleurde stiften, post-its, naamstickers, spelkaarten en afplaktape. Plan 30 tot 45 minuten vóór de start voor het verzamelen en klaarleggen van alle materialen.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een improvisatieworkshop?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 drankjes per persoon, inclusief water, koffie, thee en frisdrank. Zet de drankjes vóór de ontvangst klaar en controleer de voorraad opnieuw tijdens de pauze.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.