Checklist voor een improvisatieworkshop organiseren

Een improvisatieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een paar oefeningen kiezen. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, dieetwensen en het programma, en richt de ruimte zo in dat deelnemers snel kunnen starten. Stoelen in een kring, een duidelijke registratietafel en geteste techniek voorkomen onrust bij binnenkomst. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en zie je welke materialen, catering en laatste controles je niet te laat moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Ruimte en capaciteit controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Reserveringen maken
Workshopprogramma uitwerken
Improvisatieoefeningen selecteren
Muziek voor oefeningen klaarzetten
Benodigdheden inventariseren
Boodschappen doen
2 personen
Dieetmaaltijden apart labelen
Dranken koud zetten
Materialen klaarleggen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen in kring zetten
2 personen
Registratietafel inrichten
Flip-overs en materialen plaatsen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Techniek testen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshop introduceren
Kennismakingsoefeningen begeleiden
Basisoefeningen begeleiden
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Verdiepende oefeningen begeleiden
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
Diner serveren
2 personen
Avondoefeningen begeleiden
Presentaties begeleiden
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek uitschakelen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersinformatie naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Laptop
Oplaadkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Timer

Workshopmateriaal

Flip-overbordenaantal 2
Flip-overpapieraantal 3
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 35
Pennenaantal 40
Improvisatiekaartjesaantal 100
Rekwisietenaantal 20
Plakbandaantal 4
Post-itsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Vorkenaantal 40
Messenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 3
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma vóór je de oefeningen definitief selecteert. Reserveer per oefening tijd voor uitleg, uitvoering en korte nabespreking, en houd minimaal 10 minuten speling over voor uitloop.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en label dieetmaaltijden apart. Controleer de deelnemerslijst opnieuw zodra de inschrijving sluit, zodat je niet op het laatste moment maaltijden of stoelen moet bijregelen.
Zet de stoelen vóór ontvangst in een kring en plaats tafels langs de rand. Houd de registratietafel bij de ingang vrij en leg naamregistratie, pennen en eventuele notitieblokken daar klaar.
Test laptop, draagbare speaker, oplaadkabels, stekkerdozen en verlengkabels minimaal 30 minuten vóór de start. Zet muziek voor de oefeningen vooraf klaar en controleer het volume in de volledige ruimte.
Zet koffie, thee, water en koude dranken pas klaar nadat de opstelling af is. Gebruik herbruikbare bekers en plaats afvalbakken zichtbaar, zodat deelnemers tijdens pauzes niet door de workshopruimte hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een improvisatieworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Werk het programma en de materiaalkeuze uiterlijk 1 week voor de workshop af, zodat je nog tijd hebt voor ontbrekende spullen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een improvisatieworkshop?: Reken minimaal 1 stoel per aangemelde deelnemer en voeg 2 extra stoelen toe voor de begeleider of onverwachte wijzigingen. Zet ze in een kring en houd ruimte vrij voor oefeningen en rekwisieten.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een improvisatieworkshop verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vóór de workshop. Bestel daarna de catering en label afwijkende maaltijden afzonderlijk.
Hoe laat moet ik de ruimte klaarzetten voor een improvisatieworkshop?: Begin minimaal 90 minuten vóór de start met schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, materialen klaarleggen en de registratietafel inrichten. Reserveer de laatste 30 minuten voor techniek, catering en een controle van de deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.