Checklist voor een goed georganiseerde illustratieworkshop

Een illustratieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen papier en potloden klaarleggen. Je regelt eerst de ruimte, datum en deelnemers, daarna het programma, lesmateriaal en de materiaalkits. In de laatste week controleer je dieetwensen, techniek, bewegwijzering en de inrichting van elke werkplek. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, goed zicht op de demonstratie en materialen die direct bruikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopruimte reserveren
Workshopdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Materialen bestellen
Docentenbriefing voorbereiden
Voorbeeldillustraties selecteren
Lesmateriaal afdrukken
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Materiaalkits samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Naamkaartjes maken
Routebordjes printen
Techniek en presentatie testen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Inchecktafel klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Workshop introduceren
Illustratietechniek demonstreren
2 personen
Deelnemers begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede oefening uitleggen
Individuele feedback geven
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Eindwerken presenteren
2 personen
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto's en werkstukken delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 28
Presentatietafel
Inchecktafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Documentcamera
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Kunstmateriaal

Tekenpapierblokkenaantal 24
Aquarelpapierblokkenaantal 12
Schetsboekenaantal 24
Grafietpotlodenaantal 48
Kleurpotlodensetsaantal 12
Finelinersetsaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Penselensetsaantal 12
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 12
Linialenaantal 24
Tekentafelklemmenaantal 24
Snijmattenaantal 12
Scharenaantal 12
Plakstiftenaantal 24
Waskrijtaantal 12
Mengpalettenaantal 24
Waterbakjesaantal 24
Schortenaantal 28
Tafelezelsaantal 12
Fixatiefsprayaantal 4
Papieren tapeaantal 12
Kleefgumaantal 4
Opbergmappenaantal 28

Servies

Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerplateausaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 28
Tafellopersaantal 6
Informatiebordenaantal 4
Kleefhakenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Bestel materialen uiterlijk twee weken vooraf en tel per deelnemer een complete materiaalkit. Leg extra gummen, puntenslijpers en fineliners klaar voor verlies of defecten.
Test projector, laptop, documentcamera en luidspreker minimaal 48 uur vooraf in de echte workshopruimte. Controleer meteen of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn.
Stuur het programma en de route naar deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet routebordjes bij de ingang en houd de inchecktafel vrij van losse workshopmaterialen.
Richt elke werkplek minstens 30 minuten voor ontvangst in met papier, schetsboek, potloden en de overige materialen. Controleer of iedereen voldoende licht en werkruimte heeft.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en doe boodschappen vóór de workshopdag. Koel dranken op tijd en zet koffie en thee pas klaar nadat de werkplekken zijn ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een illustratieworkshop organiseren?: Reserveer de workshopruimte en bevestig de datum minstens 6 weken vooraf. Bestel materialen ongeveer 2 weken voor de workshop en rond de deelnemersinformatie 3 dagen van tevoren af.
Welke materialen heb je nodig voor een illustratieworkshop?: Reken per deelnemer op een papierblok of schetsboek, grafietpotloden, kleurpotloden of fineliners, een gum en een puntenslijper. Voor aquarel voeg je aquarelpapier, verf, penselen en een mengpalet toe; leg daarnaast snijmatten, scharen en plakstiften klaar als de opdrachten dat vragen.
Hoe richt je een ruimte in voor een illustratieworkshop?: Zet de werktafels zo neer dat deelnemers vrij kunnen tekenen en de demonstratie kunnen zien. Plaats de presentatietafel vooraan, test de projector en documentcamera en houd minstens 30 minuten vóór de start vrij voor het inrichten van de werkplekken.
Wat moet je op de dag zelf niet vergeten bij een illustratieworkshop?: Controleer vóór ontvangst de deelnemerslijst, naamkaartjes, routebordjes en materiaalkits. Zet koffie, thee en gekoelde dranken klaar, test de techniek nog één keer en zorg dat de inchecktafel minimaal 15 minuten vóór aanvang bemand is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.