Illustrationsworkshop organisieren: die praktische Checkliste
Eine Illustrationsworkshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Teilnehmenden brauchen einen passenden Arbeitsplatz, vollständige Materialkits und klare Informationen zum Ablauf. Plane zuerst Raum und Termin, bearbeite danach Anmeldungen und Ernährungswünsche und bestelle die Materialien rechtzeitig. In den letzten Tagen prüfst du Technik, Präsentation und Beschilderung. Diese Checkliste führt dich durch die 44 Aufgaben – von der Reservierung bis zum Empfang der Teilnehmenden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopraum reservieren
Workshopdatum bestätigen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Programm an Teilnehmer senden
Materialien bestellen
Lehrerbriefing vorbereiten
Beispielillustrationen auswählen
Unterrichtsmaterial drucken
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
Materialkits zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Namensschilder erstellen
Wegweiser drucken
Technik und Präsentation testen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Check-in-Tisch vorbereiten
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Workshop vorstellen
Illustrationstechnik vorführen
2 Personen
Teilnehmende betreuen
3 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Zweite Übung erklären
Einzelnes Feedback geben
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Abschlussarbeiten präsentieren
2 Personen
Werkstücke sicher verpacken
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel zurückstellen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos und Werkstücke teilen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 28
- Präsentationstisch
- Check-in-Tisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Dokumentenkamera
- Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 6
Kunstmaterial
- ZeichenpapierblöckeAnz. 24
- AquarellpapierblöckeAnz. 12
- SkizzenbücherAnz. 24
- Bleistifte aus GraphitAnz. 48
- BuntstiftsetsAnz. 12
- Fineliner-SetsAnz. 12
- Aquarellfarben-SetsAnz. 12
- PinselsetsAnz. 12
- RadiergummisAnz. 30
- BleistiftspitzerAnz. 12
- LinealeAnz. 24
- ZeichenbrettklemmenAnz. 24
- SchneidemattenAnz. 12
- ScherenAnz. 12
- KlebestifteAnz. 24
- WachsmalstifteAnz. 12
- MischpalettenAnz. 24
- WasserschalenAnz. 24
- SchürzenAnz. 28
- TischaufstellerAnz. 12
- FixiersprayAnz. 4
- PapierklebebandAnz. 12
- KlebestiftAnz. 4
- AblagemappenAnz. 28
Geschirr
- TassenAnz. 30
- TrinkgläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierplattenAnz. 6
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 28
- TischläuferAnz. 6
- InfotafelnAnz. 4
- KlebehakenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestelle Papier, Stifte, Farben und weitere Verbrauchsmaterialien mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Workshop. So bleibt Zeit, fehlende oder falsch gelieferte Artikel zu ersetzen.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und aktualisiere die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor dem Termin. Schicke danach das Programm an alle Angemeldeten.
- Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Dokumentenkamera und Lautsprecher 1 bis 2 Tage vorher gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und ob die Präsentation tatsächlich sichtbar ist.
- Richte die Arbeitsplätze am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Lege Materialkits, Zeichenpapier, Bleistifte, Radiergummis und Spitzer aus, statt die Ausgabe erst beim Start zu organisieren.
- Bereite Check-in-Tisch, Namensschilder und Wegweiser vor, bevor die ersten Personen eintreffen. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee und Tee so bereit, dass der Empfang nicht den Workshopbeginn verzögert.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Illustrationsworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Termin und Einladungen. Bestelle die Materialien spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Workshop.
- Was muss ich für eine Illustrationsworkshop vorbereiten?
- Du brauchst eingerichtete Arbeitstische und Stühle, Materialkits mit Papier, Zeichenwerkzeugen und Farben sowie Präsentationstechnik. Plane außerdem Check-in, Namensschilder, Wegweiser, Getränke und das Teilnehmerprogramm ein.
- Wann sollte die Technik für eine Illustrationsworkshop getestet werden?
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Dokumentenkamera und Lautsprecher 1 bis 2 Tage vor dem Termin. Am Veranstaltungstag genügt dann eine kurze Funktionskontrolle, bevor die Teilnehmenden eintreffen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Illustrationsworkshop?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Arbeitsplätze, Präsentationstisch, Beschilderung und Check-in ein. Wenn Dekoration oder Technik noch aufgebaut werden müssen, sind 2 Stunden realistischer.
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