Checklist voor een goed georganiseerde ijsjesmiddag

Een ijsjesmiddag lijkt eenvoudig, maar vooral koeling, dieetwensen en de opbouw van het buffet vragen voorbereiding. Reserveer eerst de locatie en verwerk daarna de aanmeldingen, zodat je weet hoeveel ijs, bekers, lepels en toppings nodig zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en markeer dieetproducten apart. Op de dag zelf zet je tafels, stoelen en het buffet klaar, houd je dranken koud en controleer je apparatuur voordat de eerste gasten komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Zitplaatsen indelen
Vrijwilligers indelen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Naamkaartjes voorbereiden
Menubord maken
Apparatuur controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
Decoratie voorbereiden
2 personen
Muziek samenstellen
Dranken koud zetten
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Toppings voorbereiden
2 personen
Dieetproducten markeren

Event

Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
IJsuitgiftepunt inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Menubord plaatsen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
IJsjes uitscheppen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten ondersteunen
3 personen
IJsquiz begeleiden
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Laatste gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

IJsvoorraad afsluiten
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Servies

IJsbekersaantal 50
Lepelsaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Bluetoothspeaker

Keuken

IJslepelsaantal 6
Toppingsbakjesaantal 12
Serveerbladenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Voedselthermometer

Decoratie

Feestslingersaantal 4
Ballonnenaantal 40
Ballonpomp
Menubord
Naamkaartjesaantal 50
Watervaste stiftenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen minimaal 2 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum. Zo kun je aantallen, dieetwensen en de indeling van zitplaatsen en vrijwilligers tijdig verwerken.
Plan het buffet zo dat ijs en toppings niet in de volle zon staan. Leg koelelementen en koelboxen vooraf klaar en controleer de temperatuur met een voedselthermometer voordat je het ijs serveert.
Zet voor elke gast minimaal 1 ijsbeker en 1 lepel klaar, plus extra exemplaren voor morsen of vergeten servies. Gebruik aparte serveerlepels voor verschillende toppings en ijssoorten.
Maak het menubord en de naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor. Markeer dieetproducten zichtbaar en houd ze gescheiden van reguliere toppings om vergissingen tijdens het opscheppen te voorkomen.
Begin de opbouw ongeveer 2 uur voor aanvang: eerst tafels, stoelen en buffet, daarna decoratie en apparatuur. Zet dranken pas kort voor de start koud en leg emmers, dweilen en schoonmaakdoeken direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ijs heb ik nodig voor een ijsjesmiddag?: Reken op 2 tot 3 bollen of porties ijs per persoon. Voor 20 gasten betekent dat ongeveer 40 tot 60 porties, exclusief extra voorraad voor morsen of een tweede ronde.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een ijsjesmiddag versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 2 weken van tevoren. Geef gasten 5 tot 7 dagen om zich aan te melden, zodat je daarna boodschappen, servies en zitplaatsen kunt plannen.
Hoe houd ik ijs koud tijdens een ijsjesmiddag?: Zet het ijs in koelboxen met voldoende koelelementen en plaats die uit direct zonlicht. Controleer de temperatuur vlak voor het serveren en vul het buffet in kleine hoeveelheden aan, bijvoorbeeld elke 15 tot 20 minuten.
Hoeveel bekers en lepels heb ik nodig voor een ijsjesmiddag?: Voorzie per gast minimaal 1 ijsbeker en 1 lepel en leg 10 tot 15 procent extra klaar. Bij 20 gasten zijn dat dus minstens 22 tot 23 bekers en lepels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.