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Organiser un après-midi glace sans rien oublier

Un après-midi glace demande surtout une bonne préparation des inscriptions, du service et du froid. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez les besoins alimentaires, les places assises et la répartition des bénévoles avant les achats. Le jour même, gardez les garnitures au frais et installez un espace de service facile à approvisionner.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les inscriptions

  • Répartir les places assises

  • Répartir les bénévoles

  • Vérifier l’accessibilité

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Préparer les badges nominatifs

  • Créer le menu

  • Vérifier l'équipement

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Laver la vaisselle réutilisable

    2 personnes

  • Préparer la décoration

    2 personnes

  • Composer la musique

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Trier les courses

    2 personnes

  • Préparer les garnitures

    2 personnes

  • Identifier les produits diététiques

Événement

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Aménager le point de distribution de glace

    3 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Installer le panneau du menu

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Servir les glaces

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Assister les invités

    3 personnes

  • Animer le quiz sur la glace

  • Rassembler la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Accompagner les derniers invités

    2 personnes

Suivi

  • Clôturer le stock de glace

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 6
  • Chaisesqté 45
  • Table de buffetqté 2
  • Porte-manteauxqté 2
  • Nappesqté 6

Vaisselle

  • Coupes à glaceqté 50
  • Cuillèresqté 60
  • Tasses à caféqté 50
  • Verresqté 60
  • Cuillères de serviceqté 8

Équipement

  • Glacièresqté 3
  • Pains de glaceqté 12
  • Machine à caféqté 2
  • Bouilloireqté 2
  • Enceinte Bluetooth

Cuisine

  • Cuillères à glaceqté 6
  • Barquettes de garnituresqté 12
  • Plateaux de serviceqté 4
  • Verres doseursqté 2
  • Thermomètre alimentaire

Décoration

  • Guirlandes de fêteqté 4
  • Ballonsqté 40
  • Pompe à ballons
  • Panneau du menu
  • Badges nominatifsqté 50
  • Marqueurs indélébilesqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Seauxqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Chiffons de nettoyageqté 8
  • Brosses à vaisselleqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Traitez les inscriptions avant de répartir les places et les bénévoles : vous aurez ainsi un nombre fiable de participants et pourrez prévoir les besoins alimentaires sans refaire le plan deux fois.
  • Vérifiez le matériel au moins 3 jours avant l’après-midi glace. Contrôlez notamment les coupes, cuillères à glace, glacières, pains de glace, machine à café et bouilloire.
  • Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis identifiez séparément les produits diététiques et les garnitures. Le jour même, préparez les barquettes et gardez les produits sensibles au froid jusqu’au service.
  • Installez les tables, chaises et table de buffet avant la décoration. Réservez une zone distincte pour les coupes à glace, les cuillères de service, les serviettes et les poubelles afin d’éviter les files désordonnées.
  • Préparez les badges nominatifs et le panneau du menu avant l’arrivée des invités. Prévoyez aussi un espace manteaux et vérifiez l’accessibilité du lieu au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un après-midi glace ?
Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et la répartition des places.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un après-midi glace ?
Comptez environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et le matériel de service. Ajoutez 30 minutes pour mettre les boissons au frais, trier les courses et préparer les garnitures.
Quand préparer les garnitures et les produits glacés ?
Préparez les garnitures le jour même, environ 1 à 2 heures avant l’accueil, puis conservez-les au frais. Sortez les produits glacés par petites quantités pour limiter le temps passé à température ambiante.
Quel matériel faut-il vérifier avant un après-midi glace ?
Faites un contrôle complet 3 jours avant : coupes, cuillères, cuillères de service, glacières, pains de glace, plateaux, verres doseurs et thermomètre alimentaire. Vérifiez aussi la machine à café, la bouilloire et l’enceinte Bluetooth.

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