Checklist voor een horseballwedstrijd organiseren

Een horseballwedstrijd vraagt om meer dan een veld en twee teams. Je regelt tegelijk de wedstrijdorganisatie, paardenstroom, veiligheid en ontvangst van publiek. Begin met de locatie, het format en de officiële bezetting; daarna volgen inschrijvingen, paardenlijsten, stalling en het wedstrijdschema. Controleer in de laatste week vooral de bodem, doelen, ballen, scorematerialen en EHBO. Met deze checklist houd je 62 taken en 72 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Teams uitnodigen
Scheidsrechters vastleggen
Dierenarts vastleggen
EHBO-bezetting regelen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdschema publiceren
Paardenlijsten verzamelen
2 personen
Stalling indelen
2 personen
Parkeerplan maken
Catering bestellen
Prijzen en medailles bestellen
Publieksinformatie maken
Startnummers afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Paardenboxen voorbereiden
3 personen
Veld en bodem controleren
2 personen
Terrein maaien en egaliseren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Wedstrijdveld uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijving inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

Paarden en teams ontvangen
4 personen
Paardenpapieren controleren
2 personen
Teams aanmelden
2 personen
Paarden laten acclimatiseren
4 personen
Officials instrueren
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
4 personen
Wedstrijd begeleiden
6 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Paarden water geven
3 personen
Stalstrooisel controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Teams en paarden uitzwaaien
3 personen
Publiek begeleiden naar uitgang
2 personen

Nazorg

Catering afsluiten
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Veldmaterialen verwijderen
4 personen
Paardenboxen schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Horseballballenaantal 6
Horseballdoelenaantal 2
Veldafzetpalenaantal 24
Afzetlintaantal 8
Teamhesjesaantal 20
Reservehoepelsaantal 2
Waterbakken voor paardenaantal 12
Drinkemmersaantal 20
Hooinettenaantal 12
Strobalenaantal 30
Hekpanelenaantal 20
Poortpanelenaantal 2
Startnummerhoudersaantal 20
Scorebord
Stopwatchesaantal 3
Fluitjesaantal 4
Wedstrijdklembordenaantal 4
Wedstrijdpennenaantal 12
Medaillesaantal 24
Bekersaantal 4
Prijzenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 16

Apparatuur

Geluidssysteem
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 8

Catering

Boodschappen

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Teamvlaggenaantal 8
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Podiumlintenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Poepgrijpersaantal 4
Kruiwagensaantal 3
Harde borstelsaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Dierenverzorging

Poetskistenaantal 8
Halstersaantal 20
Lijntouwenaantal 20
Hooivorkenaantal 4
Scheppenaantal 4
Paardenborstelsaantal 12
Zweetdekensaantal 12
Waterjerrycansaantal 8

Tips

Leg het wedstrijdformat, de teamindeling en de wedstrijddagindeling vroeg vast. Publiceer het schema zodra de aanmeldingen en paardenlijsten compleet zijn, zodat teams hun reistijd en stalling kunnen plannen.
Plan paarden en publiek als twee aparte verkeersstromen. Deel de stalling vooraf in, zet waterbakken, drinkemmers en hooinetten klaar en gebruik hekpanelen, poortpanelen en afzetlint om looproutes af te schermen.
Controleer het veld niet pas op de wedstrijddag. Laat de bodem, maaibeurt en egalisatie uiterlijk in de laatste week beoordelen en test daarna de horseballdoelen, veldafzetpalen, reservehoepels en het scorebord.
Maak één wedstrijdtafel met wedstrijdformulieren, startnummerhouders, klemborden, pennen, stopwatches en fluitjes. Leg daarnaast een reservevoorraad klaar; ontbrekende formulieren of lege pennen leggen de eerste wedstrijd direct stil.
Regel hulp met een tijdschema in plaats van alleen namen. Plan EHBO, dierenarts, scheidsrechters, parkeerbegeleiding en materiaalbeheer per blok en controleer vóór opening ook brandblussers, veiligheidsvesten, verkeerskegels en zaklampen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een horseballwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het wedstrijdformat, teams, scheidsrechters, dierenarts en vergunningen. Plan de laatste week voor terreincontrole, materiaaltest, stalling en publicatie van het definitieve schema.
Wat moet ik voor paarden regelen bij een horseballwedstrijd?: Verzamel vooraf de paardenlijsten en deel de stalling per team in. Zet per stallingszone waterbakken, drinkemmers, hooinetten en strobalen klaar en houd hekpanelen en poortpanelen beschikbaar voor veilige afscheiding.
Hoeveel tijd kost de terreincontrole voor een horseballwedstrijd?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor een volledige controle van bodem, egalisatie, maaien, afzetting, doelen en publieksroutes. Doe daarna nog een korte controle van ongeveer 30 minuten op de wedstrijddag vóór de teams arriveren.
Wanneer moet het wedstrijdschema van een horseballwedstrijd klaar zijn?: Publiceer het schema zodra de aanmeldingen, paardenlijsten en het wedstrijdformat definitief zijn, bij voorkeur uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Zo kunnen teams hun aankomst, parkeren, stalling en voorbereiding plannen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.