Holocaustherdenking organiseren: checklist en planning

Een Holocaustherdenking vraagt om een nauwkeurige voorbereiding, omdat inhoud, route, techniek en ontvangst precies op elkaar moeten aansluiten. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar sprekers, voordrachten, muziek, vergunningen en communicatie. Controleer namen, teksten en route-informatie extra zorgvuldig voordat programma’s worden gedrukt. Op de dag zelf draait het om een rustige ontvangst, verstaanbare bijdragen, een duidelijke route en een waardige uitvoering van het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en tijdschema vastleggen
2 personen
Sprekers en voordragers benaderen
2 personen
Muzikanten of muziekselectie vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen en meldingen controleren
Herdenkingsroute controleren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Persbericht versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Teksten en namen controleren
2 personen
Programma laten drukken
Naambadges voorbereiden
Herdenkingskrans bestellen
Kaarsen en bloemen bestellen
Techniek testen
2 personen
Route en verkeersmaatregelen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programma's en routekaarten klaarleggen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumplek en spreektafel inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
Bloemen en krans plaatsen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Techniek tijdens programma bedienen
2 personen
Bezoekers naar herdenkingsplek begeleiden
4 personen
Stilte en kranslegging begeleiden
3 personen
Kaarsen uitdelen
3 personen
Veilige kaarsverlichting controleren
2 personen
Bezoekers terug naar ontvangst begeleiden
3 personen
Nazorgdrankjes serveren
3 personen
Sprekers en gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Kaarsen veilig doven
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Herdenkingsplek afbouwen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 10
Spreektafel
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Presentatiescherm

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Herdenkingskrans
Bloemstukkenaantal 4
Nederlandse vlaggenaantal 2
Israëlische vlag
Programmastandaardsaantal 3
Kaarsenhoudersaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Melkkannenaantal 6
Suikerbakjesaantal 6
Broodmandenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een inhoudelijke controle minstens 7 dagen voor de herdenking: laat namen, teksten, voordrachten en het tijdschema door een tweede persoon nalezen voordat je het programma laat drukken.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en presentatiescherm uiterlijk 2 uur voor aanvang op de echte opstelling. Leg audiokabels, verlenghaspels en stekkerdozen zo neer dat de looproute vrij blijft.
Controleer de herdenkingsroute en verkeersmaatregelen opnieuw op de dag zelf, minimaal 90 minuten voor vertrek. Leg routekaarten klaar bij de ontvangstbalie en wijs één persoon aan die de groep onderweg begeleidt.
Zet kaarsen, bloemen, de herdenkingskrans en eventuele vlaggen vooraf op hun vaste plek. Houd een reservevoorraad kaarsen en batterijlantaarns achter de hand voor buitenlocaties of slecht zicht.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas tijdens de ontvangst. Werk de deelnemerslijst uiterlijk 1 dag van tevoren bij en zet koffie, thee en water zo klaar dat de ontvangst in de eerste 15 minuten vlot verloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Holocaustherdenking organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie, programma en sprekers. Controleer uiterlijk 4 weken vooraf vergunningen, route en verkeersmaatregelen en verstuur daarna de uitnodigingen.
Wanneer moet ik de techniek voor een Holocaustherdenking testen?: Doe een volledige test minimaal 2 uur voor aanvang en herhaal de controle kort voordat het publiek binnenkomt. Test iedere microfoon afzonderlijk en controleer ook de laptop, het presentatiescherm en de stroomvoorziening.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de ontvangst?: Reken op minimaal 30 minuten voor ontvangst en registratie, plus 15 minuten extra als veel deelnemers zich vooraf hebben aangemeld. Zet de ontvangstbalie, naambadges en deelnemerslijst ten minste 45 minuten voor de start klaar.
Wanneer bestel ik bloemen, kaarsen en een herdenkingskrans?: Bestel deze materialen minimaal 2 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt om aantallen of levering aan te passen. Controleer de bestelling uiterlijk 1 dag van tevoren en leg alles vóór de start van de ceremonie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.