Zo organiseer je een zwemwedstrijd zonder chaos

Begin niet met boodschappen of versiering, maar met het zwembad, de beschikbare banen en het wedstrijdreglement. Daarna leg je de inschrijving vast, deel je vrijwilligers in en maak je startgroepen die passen bij de capaciteit van het bad. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk een week vooraf en controleer medische gegevens en wedstrijdmaterialen voordat iedereen arriveert. Op de wedstrijddag draait alles om een korte opbouwvolgorde: banen, startblokken, wedstrijdtafel, omroepinstallatie en pas daarna catering en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwembad en banen reserveren
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Startgroepen samenstellen
2 personen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Prijzen en medailles bestellen
10
Muziek afspeellijst samenstellen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Startlijsten afdrukken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Medische gegevens controleren
2 personen
16
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Wedstrijdtafel opbouwen
3 personen
20
Baanlijnen en keerpunten controleren
3 personen
21
Startblokken controleren
2 personen
22
Omroepinstallatie testen
2 personen
23
Informatieborden ophangen
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Startnummers uitdelen
2 personen
30
Kleedkamers aanwijzen
2 personen
31
Inzwemmen begeleiden
3 personen
32
Opening aankondigen
33
Wedstrijdheats afroepen
2 personen
34
Tijden registreren
4 personen
35
Baanwissels begeleiden
4 personen
36
Veiligheid rond het bad bewaken
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Tussentijden bekendmaken
40
Einduitslagen controleren
3 personen
41
Finales aankondigen
42
Finales begeleiden
4 personen
43
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
44
Medailles en prijzen uitreiken
3 personen
45
Afscheid en sluiting aankondigen
46
Deelnemers naar kleedkamers verwijzen
2 personen
47
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

48
Catering opruimen
3 personen
49
Wedstrijdmateriaal afbouwen
4 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Kleedkamers nalopen
2 personen
53
Zwemruimte schoonmaken
3 personen
54
Servies en materiaal afwassen
3 personen
55
Uitslagen digitaal verwerken
2 personen
56
Bedankbericht versturen
57
Materialen laten drogen
2 personen
58
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 6
Baanlijnenaantal 6
Keerpuntvlaggenaantal 12
Startnummersaantal 80
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 6
Medaillesaantal 80
Bekersaantal 12
Badmintonnetten

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Omroepinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Buffetbakkenaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Koekdozenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12

Tips

Reserveer het zwembad en de banen zo vroeg mogelijk en noteer hoeveel zwemmers per startgroep haalbaar zijn. Zonder die capaciteit kun je geen betrouwbare startlijsten maken.
Leg het wedstrijdreglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld afstanden, startprocedure, tijdregistratie, keerpunten en hoe je omgaat met een valse start, zodat deelnemers niet op de wedstrijddag voor verrassingen staan.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de wedstrijd en maak daarna de startgroepen. Controleer tegelijk dieetwensen, medische gegevens en telefoonnummers van contactpersonen; ontbrekende informatie achteraf kost veel tijd.
Plan vrijwilligers per taak en geef elke ploeg een duidelijke begintijd. Laat minstens één persoon de wedstrijdtafel beheren, één persoon de tijden controleren en iemand de omroepinstallatie bedienen.
Bouw op de wedstrijddag eerst de sportinrichting op: controleer baanlijnen, keerpuntvlaggen en startblokken en test stopwatches, microfoons en verlengsnoeren. Vul daarna koelboxen en waterkannen en zet het cateringbuffet klaar, zodat sportmateriaal niet tussen tafels en stoelen verdwijnt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zwemwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met het zwembad, de banen en het reglement. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd en druk deelnemers- en startlijsten pas na de inschrijving af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zwemwedstrijd?: Reken op minimaal 1 coördinator, 1 persoon voor de wedstrijdtafel, 1 omroeper en per baan minstens 1 tijdwaarnemer. Bij 6 banen betekent dat al ongeveer 9 vrijwilligers, exclusief catering en ontvangst.
Wanneer maak je de startgroepen voor een zwemwedstrijd?: Maak de startgroepen direct nadat de inschrijving sluit, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Zo kun je de startlijsten controleren, afdrukken en samen met praktische deelnemersinformatie versturen.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste controleren?: Controleer vóór ontvangst van de deelnemers de baanlijnen, keerpuntvlaggen, startblokken en wedstrijdmaterialen. Test daarna de omroepinstallatie en microfoons; plan hiervoor minstens 45 minuten vóór de eerste start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.