Organiser une compétition de natation sans rien oublier

Une compétition de natation se prépare dans un ordre précis : réserver la piscine, fixer le règlement, ouvrir les inscriptions, puis construire les séries et répartir les bénévoles. Le jour J, la table de compétition, les couloirs, les plots de départ et le chronométrage doivent être vérifiés avant l’arrivée des nageurs. Prévoyez aussi les informations médicales, les besoins alimentaires et un plan pour l’accueil du public. Ce guide vous aide à avancer étape par étape, sans laisser les vérifications techniques à la dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la piscine et les couloirs
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
2 personnes
7
Former les groupes de départ
2 personnes
8
Envoyer les informations aux participants
9
Commander les prix et médailles
10
Composer la playlist musicale
11
Vérifier les prévisions météo
12
Imprimer la liste des participants
13
Imprimer les listes de départ
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les données médicales
2 personnes
16
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer la table de compétition
3 personnes
20
Vérifier les lignes de couloir et les virages
3 personnes
21
Vérifier les starting-blocks
2 personnes
22
Tester le système de sonorisation
2 personnes
23
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Monter le buffet traiteur
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
4 personnes
29
Distribuer les dossards
2 personnes
30
Désigner les vestiaires
2 personnes
31
Encadrer l’échauffement à la piscine
3 personnes
32
Annoncer l'ouverture
33
Annoncer les manches de la compétition
2 personnes
34
Enregistrement des horaires
4 personnes
35
Accompagner les changements de voie
4 personnes
36
Surveiller la sécurité autour du bassin
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
39
Annoncer les temps intermédiaires
40
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
41
Annoncer les finales
42
Encadrer les finales
4 personnes
43
Préparer la remise des prix
3 personnes
44
Remettre les médailles et les prix
3 personnes
45
Annoncer la fin et la clôture
46
Orienter les participants vers les vestiaires
2 personnes
47
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

48
Ranger le service traiteur
3 personnes
49
Démonter le matériel de compétition
4 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
51
Rassembler les déchets
3 personnes
52
Vérifier les vestiaires
2 personnes
53
Nettoyer l’espace de baignade
3 personnes
54
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
55
Traiter les résultats numériquement
2 personnes
56
Envoyer un message de remerciement
57
Laisser sécher le matériel
2 personnes
58
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Blocs de départqté 6
Lignes de pisteqté 6
Drapeaux de virageqté 12
Numéros de départqté 80
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 6
Médaillesqté 80
Gobeletsqté 12
Filets de badminton

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Câbles de rechargeqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bacs à buffetqté 8
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Boîtes à biscuitsqté 6
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12

Conseils

Commencez par réserver la piscine et les couloirs, puis fixez le règlement avant d’envoyer les invitations. Précisez les épreuves, les horaires, les conditions d’inscription et les règles de classement au moins 3 semaines avant la compétition.
Fermez les inscriptions assez tôt pour former les groupes de départ et imprimer les listes. Gardez une version numérique sur l’ordinateur portable et une version papier à la table de compétition, car une modification de dernière minute est fréquente.
Attribuez les bénévoles par mission, pas seulement par créneau : accueil, chronométrage, départs, virages, résultats et buffet. Prévoyez au minimum 1 personne responsable de la table de compétition et 1 bénévole par zone nécessitant une surveillance constante.
Faites la vérification du bassin avant l’ouverture : lignes de couloir, drapeaux de virage, plots de départ, sifflets et chronomètres. Testez aussi le système de sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises avant que les participants arrivent.
Ne repoussez pas les informations pratiques au jour J. Envoyez les horaires, les groupes de départ, les consignes d’accès, la liste du matériel à apporter et le contact d’urgence au moins 5 jours avant, puis remplissez les glacières et installez le buffet avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver la piscine, définir le règlement, ouvrir les inscriptions et commander les médailles. Gardez la dernière semaine pour les séries, les bénévoles, les impressions et les vérifications techniques.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition de natation ?: Clôturez-les idéalement 7 à 10 jours avant la date prévue. Ce délai permet de vérifier les informations médicales, recueillir les besoins alimentaires, former les groupes de départ et envoyer les horaires définitifs.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de natation ?: Pour une petite compétition, prévoyez au moins 8 à 12 bénévoles, selon le nombre de couloirs et d’épreuves. Répartissez-les entre l’accueil, les départs, le chronométrage, les virages, les résultats, la logistique et le buffet.
Que faut-il vérifier le matin d’une compétition de natation ?: Vérifiez les couloirs, les plots de départ, les drapeaux de virage, les chronomètres, les sifflets et la table de compétition au moins 60 minutes avant le premier départ. Testez également la sonorisation et imprimez une dernière fois les listes si des changements ont été acceptés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.