Einen Schwimmwettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Schwimmwettbewerb entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Schwimmbad, Bahnen und Reglement, bevor du Einladungen verschickst. Danach bearbeitest du Anmeldungen, erfasst medizinische und Ernährungsdaten und stellst Startgruppen sowie Helferpläne zusammen. Am Veranstaltungstag müssen Wettkampftisch, Startblöcke, Wendemarken, Zeitmessung und Beschallung vor dem ersten Start geprüft sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Schwimmbad und Bahnen reservieren
- 2
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 7
Startgruppen zusammenstellen
2 Personen
- 8
Teilnehmerinformationen versenden
- 9
Preise und Medaillen bestellen
- 10
Musik-Playlist zusammenstellen
- 11
Wettervorhersage prüfen
- 12
Teilnehmerliste ausdrucken
- 13
Startlisten drucken
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Medizinische Daten prüfen
2 Personen
- 16
Wettkampfmaterialien prüfen
2 Personen
- 17
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 19
Wettkampftisch aufbauen
3 Personen
- 20
Bahnen und Wendemarken kontrollieren
3 Personen
- 21
Startblöcke kontrollieren
2 Personen
- 22
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 23
Informationstafeln aufhängen
2 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 27
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 28
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 29
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 30
Umkleidekabinen zuweisen
2 Personen
- 31
Einschwimmen begleiten
3 Personen
- 32
Eröffnung ankündigen
- 33
Wettkampfläufe ausrufen
2 Personen
- 34
Zeiten erfassen
4 Personen
- 35
Bahnwechsel begleiten
4 Personen
- 36
Sicherheit rund ums Becken überwachen
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Snacks servieren
3 Personen
- 39
Zwischenzeiten bekanntgeben
- 40
Endergebnisse kontrollieren
3 Personen
- 41
Finalrunden ankündigen
- 42
Finalen betreuen
4 Personen
- 43
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
- 44
Medaillen und Preise überreichen
3 Personen
- 45
Verabschiedung und Schließung ankündigen
- 46
Teilnehmer zu den Umkleidekabinen leiten
2 Personen
- 47
Fundsachen sammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Catering aufräumen
3 Personen
- 49
Wettkampfausrüstung abbauen
4 Personen
- 50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 51
Abfall sammeln
3 Personen
- 52
Umkleidekabinen überprüfen
2 Personen
- 53
Schwimmbereich reinigen
3 Personen
- 54
Geschirr und Material spülen
3 Personen
- 55
Ergebnisse digital verarbeiten
2 Personen
- 56
Dankesnachricht versenden
- 57
Materialien trocknen lassen
2 Personen
- 58
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 80
- GarderobenständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- StartblöckeAnz. 6
- BahnenAnz. 6
- WendepunktflaggenAnz. 12
- StartnummernAnz. 80
- StoppuhrenAnz. 8
- PfeifenAnz. 6
- MedaillenAnz. 80
- BecherAnz. 12
- Badmintonnetze
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- Beschallungsanlage
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- MobiltelefoneAnz. 4
- LadekabelAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- BuffetbehälterAnz. 8
- Einkäufe
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- WegweiserAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- HandfegerAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- KeksdosenAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltedosenAnz. 12
Tipps
- Reserviere Schwimmbad und Bahnen zuerst und kläre, wie viele Startblöcke, Wendepunktflaggen und Bahnen tatsächlich verfügbar sind. Lege das Wettbewerbsreglement fest, bevor du Einladungen verschickst.
- Setze einen festen Meldeschluss, zum Beispiel 7 Tage vor dem Wettbewerb. Danach lassen sich Startgruppen, Startnummern und Startlisten drucken, ohne kurzfristige Änderungen einplanen zu müssen.
- Plane Helfer nicht nur für die Starts ein: Du brauchst auch Personen am Wettkampftisch, für Zeitmessung, Ansagen, Einlass und das Cateringbuffet. Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher mit Ankunftszeit und Ablauf.
- Prüfe medizinische Daten und Ernährungswünsche gesammelt, statt sie am Veranstaltungstag einzeln abzufragen. Stelle außerdem Kühlboxen, Wasser, Becher sowie Teller und Besteck vor Beginn bereit.
- Baue Wettkampftisch und Beschallungsanlage mindestens 60 Minuten vor dem ersten Start auf. Teste Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Stoppuhren und kontrolliere anschließend Bahnen, Startblöcke und Wendemarken.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Schwimmwettbewerb planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Schwimmbads und der Bahnen. Reglement, Einladungen und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin stehen.
- Wann sollte der Meldeschluss für einen Schwimmwettbewerb sein?
- Setze den Meldeschluss etwa 7 Tage vor dem Wettbewerb. So bleiben dir mehrere Tage, um Anmeldungen zu prüfen, Startgruppen zu bilden und Startlisten zu drucken.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Schwimmwettbewerb?
- Plane mindestens 1 Person am Wettkampftisch, 1 Ansager und pro belegter Bahn mindestens 1 Zeitnehmer ein. Für Einlass, Aufbau und Catering kommen je nach Teilnehmerzahl weitere 3 bis 6 Helfer hinzu.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Rechne mit mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Wettkampftisch, Beschallung, Startblöcke und Informationstafeln. Eine zusätzliche Viertelstunde sollte für einen Funktionstest von Mikrofonen, Stoppuhren und Mobiltelefonen bleiben.
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