Zo organiseer je een zwemwedstrijd

Begin met de zwembadreservering en bepaal daarna het wedstrijdformat, de afstanden en het maximale aantal deelnemers. Leg het reglement vroeg vast, zodat inschrijvingen, startgelden en de baanindeling op dezelfde uitgangspunten zijn gebaseerd. Regel officials, EHBO en vrijwilligers voordat je het programma publiceert. Controleer in de laatste week alle deelnemersgegevens, wedstrijdmaterialen, startnummers en techniek; juist daar ontstaan op de wedstrijddag de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwembad reserveren
2
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Officials benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Cateringbehoefte ramen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Startgelden innen
2 personen
12
Startlijsten maken
2 personen
13
Baanindeling maken
2 personen
14
Programma publiceren
15
Reservering bevestigen
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
18
EHBO-contact vastleggen
19
Leveranciers bevestigen
20
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
21
Startnummers afdrukken
22
Certificaten afdrukken
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Medailles sorteren
2 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Documenten klaarleggen
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Inschrijfbalie opbouwen
2 personen
33
Wedstrijdlijnen plaatsen
4 personen
34
Tijdwaarneming testen
3 personen
35
Omroepinstallatie testen
2 personen
36
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Startpakketten klaarleggen
2 personen
39
Officials instrueren
2 personen
40
Deelnemers aanmelden
4 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Publiek ontvangen
3 personen
43
Inzwemmen begeleiden
4 personen
44
Openingsbriefing geven
2 personen
45
Wedstrijdonderdelen begeleiden
8 personen
46
Tijden registreren
4 personen
47
Uitslagen controleren
2 personen
48
Deelnemers naar start roepen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
53
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
54
Certificaten uitdelen
3 personen
55
Slotmededelingen doen
56
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Wedstrijdmateriaal verwijderen
4 personen
58
Meubilair afbreken
4 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Kleedruimtes controleren
2 personen
63
Zwembadruimte schoonmaken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Uitslagen archiveren
66
Deelnemers informeren
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
69
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Inschrijftafel
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdzwemlijnenaantal 8
Startblokkenaantal 8
Turbandjesaantal 120
Zwemplankjesaantal 20
Pullbuoysaantal 20
Duikringenaantal 20
Fluitjesaantal 10
Reddingsboeienaantal 2
Reddingslijnenaantal 2
Antislipmattenaantal 10
Startnummerhesjesaantal 120
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 36
Trofeeënaantal 12
Startblokkenmattenaantal 8

Apparatuur

Stopwatchesaantal 12
Tabletsaantal 4
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoonsaantal 2
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Laminator
Rekenmachinesaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Waterkannenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Wedstrijdpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 6
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Wasmandenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermosflessenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het zwembad zodra je de gewenste datum hebt en vraag direct naar beschikbare banen, omkleedruimtes, geluidsinstallatie en de toegestane opbouwtijd. Plan minimaal 90 minuten voor het klaarzetten van tafels, inschrijftafel, wedstrijdzwemlijnen en startblokken.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Gebruik die einddatum om startgelden te controleren, dieetwensen te verzamelen, deelnemersgegevens na te lopen en de startlijsten en baanindeling te maken.
Maak het programma pas definitief nadat officials en vrijwilligers hun diensten hebben bevestigd. Geef elke vrijwilliger een tijdstip, plek en taak; een rooster met alleen namen zonder aanvangstijd leidt vaak tot gaten bij de inschrijving en tijdwaarneming.
Test stopwatches, tablets, laptops, printers, microfoon en luidsprekers uiterlijk de dag ervoor. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks klaar en print startnummers, certificaten en een papieren reservekopie van de startlijsten.
Regel veiligheid als eigen onderdeel van de voorbereiding: leg het EHBO-contact vast, controleer reddingsboeien en reddingslijnen en gebruik antislipmatten op natte looproutes. Zet afvalbakken, opbergbakken en een duidelijke inschrijftafel neer voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zwembadreservering, het format en de officials. Open de inschrijving daarna en sluit die uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijddatum, zodat je startlijsten en baanindeling nog kunt controleren.
Hoeveel banen heb je nodig voor een zwemwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en je format, maar leg het aantal banen vast voordat je inschrijvingen opent. Reserveer daarnaast minimaal 1 extra baan als dat mogelijk is voor warming-up, uitloop of een onverwachte wijziging.
Wanneer maak je de startlijsten en baanindeling?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijving sluit en controleer daarna alle namen, leeftijdsgroepen en afstanden. Publiceer het definitieve programma uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd, zodat deelnemers wijzigingen nog kunnen melden.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een zwemwedstrijd?: Plan minimaal 1 coördinator, 1 persoon voor de inschrijving, 1 speaker en per baan een tijdwaarnemer of official; bij 6 banen zijn dat dus al minstens 10 mensen. Voeg extra vrijwilligers toe voor catering, opbouw en begeleiding als het programma meerdere uren duurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.