Einen Schwimmwettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Schwimmwettbewerb entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Zuerst sicherst du das Schwimmbad und legst Format, Reglement und Zeitplan fest. Danach folgen Anmeldung, Offizielle, Helfer und die Auswertung der Teilnehmerdaten. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bahneinteilung, Startlisten, Materialkontrolle und eine klare Aufgabenverteilung vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Schwimmbad reservieren
- 2
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 3
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 4
Offizielle ansprechen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 8
Cateringbedarf kalkulieren
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Startgelder kassieren
2 Personen
- 12
Startlisten erstellen
2 Personen
- 13
Bahneinteilung erstellen
2 Personen
- 14
Programm veröffentlichen
- 15
Reservierung bestätigen
- 16
Preise und Medaillen bestellen
- 17
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 18
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
- 19
Lieferanten bestätigen
- 20
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
- 21
Startnummern drucken
- 22
Zertifikate drucken
- 23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 24
Spielmaterial zusammenstellen
3 Personen
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Medaillen sortieren
2 Personen
- 27
Catering vorbereiten
3 Personen
- 28
Dokumente bereitlegen
2 Personen
Event
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Anmeldetheke aufbauen
2 Personen
- 33
Wettkampflinien anbringen
4 Personen
- 34
Zeitnahme testen
3 Personen
- 35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 38
Startpakete bereitlegen
2 Personen
- 39
Offizielle instruieren
2 Personen
- 40
Teilnehmer anmelden
4 Personen
- 41
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 42
Publikum empfangen
3 Personen
- 43
Einschwimmen begleiten
4 Personen
- 44
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
- 45
Wettkampfteile betreuen
8 Personen
- 46
Zeiten erfassen
4 Personen
- 47
Ergebnisse prüfen
2 Personen
- 48
Teilnehmende zum Start rufen
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
- 53
Preisverleihung durchführen
4 Personen
- 54
Zertifikate verteilen
3 Personen
- 55
Abschlussansagen machen
- 56
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Wettkampfmaterial entfernen
4 Personen
- 58
Möbel abbauen
4 Personen
- 59
Catering aufräumen
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Umkleideräume kontrollieren
2 Personen
- 63
Poolbereich reinigen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Ergebnisse archivieren
- 66
Teilnehmer informieren
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
- 69
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 30
- BarhockerAnz. 6
- Anmeldetisch
- PartyzelteAnz. 2
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- WettkampfschwimmbahnenAnz. 8
- StartblöckeAnz. 8
- TurbanbänderAnz. 120
- SchwimmbretterAnz. 20
- PullbuoysAnz. 20
- TauchringeAnz. 20
- PfeifenAnz. 10
- RettungsringeAnz. 2
- RettungsleinenAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 10
- StartnummerwestenAnz. 120
- BühnenblöckeAnz. 3
- MedaillenAnz. 36
- TrophäenAnz. 12
- StartblockmattenAnz. 8
Ausstattung
- StoppuhrenAnz. 12
- TabletsAnz. 4
- LaptopsAnz. 2
- DruckerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- MegafoneAnz. 2
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- PowerbanksAnz. 6
- Laminiergerät
- TaschenrechnerAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
- WasserkannenAnz. 10
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 150
- WettkampfplakateAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- TischdeckenAnz. 8
Reinigung
- WischmopsAnz. 6
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- HandfegerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- WäschekörbeAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermosflaschenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere das Schwimmbad zuerst und kläre mindestens 6 Wochen vorher, wie viele Bahnen, Startblöcke und Zeitstunden tatsächlich zur Verfügung stehen. Ohne diese Angaben lassen sich Meldegrenze und Programm nicht zuverlässig festlegen.
- Lege das Wettkampfformat fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. Nenne dort Strecken, Altersklassen, Startgeld, Meldeschluss und benötigte Teilnehmerdaten; Änderungen nach dem Anmeldestart verursachen meist Rückfragen.
- Plane Offizielle und Freiwillige getrennt ein. Für Anmeldung, Zeitnahme, Bahnen, Sicherheit und Verpflegung brauchst du einen schriftlichen Einsatzplan mit Schichtzeiten, der spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb verschickt wird.
- Prüfe die Teilnehmerdaten nach Meldeschluss zweimal: einmal für Startberechtigungen und einmal für die Bahneinteilung. Drucke Startnummern, Zertifikate und Startlisten nicht früher als 2 bis 3 Tage vorher, damit Korrekturen noch möglich sind.
- Kontrolliere am Vortag nicht nur Sportmaterial, sondern auch die Technik. Stoppuhren, Tablets, Drucker, Verlängerungskabel, Mikrofon und Lautsprecher sollten getestet und Powerbanks geladen sein; Erste-Hilfe-Kontakt und Rettungsmaterial gehören sichtbar an den Anmeldetisch.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Schwimmbad für einen Wettbewerb reservieren?
- Kümmere dich möglichst 8 bis 12 Wochen vorher um die Reservierung. Frage dabei nicht nur nach dem Becken, sondern auch nach verfügbaren Bahnen, Aufbauzeit, Umkleiden, Sicherheitspersonal und der erlaubten Veranstaltungsdauer.
- Wie viele Helfer braucht ein Schwimmwettbewerb?
- Für einen kleinen Wettbewerb mit bis zu 50 Teilnehmenden solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einplanen. Darin enthalten sind Anmeldung, Zeitnahme, Bahnen, Startbereich, Sicherheit und Verpflegung; bei mehreren Läufen brauchst du zusätzlich Reserve für Pausen und Ausfälle.
- Wann sollte der Meldeschluss für einen Schwimmwettbewerb sein?
- Setze den Meldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben dir noch mehrere Tage für Teilnehmerdaten, Startlisten, Bahneinteilung, Startnummern und Rückfragen zu Ernährungswünschen.
- Was muss man am Tag vor dem Schwimmwettbewerb vorbereiten?
- Packe Material, Preise, Medaillen, Zertifikate und Anmeldeunterlagen am Vortag vollständig zusammen. Teste außerdem Zeitnahme und Tontechnik, bestätige Lieferanten und verschicke den finalen Helferplan spätestens am Abend vorher.
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