Organiser une compétition de natation, étape par étape

Une compétition de natation se prépare d’abord sur le plan sportif, puis autour des inscriptions et de la logistique du jour J. Commence par réserver la piscine et définir le format, les séries et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Les listes de départ, les officiels, les bénévoles et le matériel doivent ensuite être confirmés dans un même planning. Les oublis les plus fréquents concernent les données des nageurs, les chronomètres, les dossards et le contact des premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la piscine
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Contacter les officiels
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Évaluer les besoins en catering
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Collecter les frais d’inscription
2 personnes
12
Créer les listes de départ
2 personnes
13
Établir le plan de la piste
2 personnes
14
Publier le programme
15
Confirmer la réservation
16
Commander les prix et médailles
17
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
18
Consigner le contact de premiers secours
19
Confirmer les fournisseurs
20
Vérifier les données des participants
2 personnes
21
Imprimer les dossards
22
Imprimer les certificats
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Trier les médailles
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Préparer les documents
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Installer les lignes de course
4 personnes
34
Tester le chronométrage
3 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Préparer les kits de départ
2 personnes
39
Instruire les officiels
2 personnes
40
Inscrire les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Accueillir le public
3 personnes
43
Encadrer l’échauffement à la piscine
4 personnes
44
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
45
Accompagner les épreuves
8 personnes
46
Enregistrement des horaires
4 personnes
47
Vérifier les résultats
2 personnes
48
Appeler les participants au départ
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Préparer la remise des prix
3 personnes
53
Assurer la remise des prix
4 personnes
54
Remettre les certificats
3 personnes
55
Faire les annonces de clôture
56
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

57
Retirer le matériel de compétition
4 personnes
58
Démonter le mobilier
4 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Vérifier les vestiaires
2 personnes
63
Nettoyer l'espace piscine
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Archiver les résultats
66
Informer les participants
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Ranger les courses restantes
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 6
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Couloirs de nage de compétitionqté 8
Blocs de départqté 8
Serre-têtes turbanqté 120
Planches de natationqté 20
Pullbuoysqté 20
Anneaux de plongéeqté 20
Siffletsqté 10
Bouées de sauvetageqté 2
Cordes de sauvetageqté 2
Tapis antidérapantsqté 10
Dossardsqté 120
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 36
Trophéesqté 12
Tapis de départqté 8

Équipement

Chronomètresqté 12
Tablettesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphonesqté 2
Microphone
Haut-parleursqté 2
Batteries externesqté 6
Plastifieuse
Calculatricesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Affiches du matchqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 6
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Paniers à lingeqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouteilles isothermesqté 4
Pains de glaceqté 24

Catering

Courses

Conseils

Réserve la piscine avant d’annoncer la date, puis confirme la réservation au moins 2 semaines avant la compétition. Vérifie aussi les horaires d’accès, d’installation et de rangement.
Fixe le format, le règlement et les épreuves avant d’ouvrir le formulaire d’inscription. Prévois une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant l’événement pour pouvoir traiter les données et créer les listes de départ.
Ne laisse pas le recrutement des officiels et des bénévoles pour la dernière semaine. Établis un planning avec les postes, les horaires et les remplacements au moins 5 jours avant la compétition.
Prépare les listes de départ, le plan des couloirs, les dossards et les certificats après vérification des données des participants. Imprime un exemplaire de secours des documents essentiels et garde les fichiers sur un ordinateur portable.
Contrôle le matériel la veille : couloirs de nage, blocs de départ, chronomètres, sifflets, bouées et cordes de sauvetage. Teste également les tablettes, l’imprimante, les rallonges, les multiprises, le microphone et les batteries externes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour une compétition locale. Ce délai permet de réserver la piscine, contacter les officiels, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions à une compétition de natation ?: Ferme généralement les inscriptions 7 à 10 jours avant la date prévue. Tu auras ainsi le temps de vérifier les données, établir les listes de départ et imprimer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de natation ?: Pour une petite compétition, prévois au minimum 1 responsable, 2 personnes à l’inscription, 1 personne à la table des résultats et des bénévoles pour chaque poste de surveillance nécessaire. Le nombre exact dépend du nombre de couloirs et d’épreuves.
Quand vérifier le matériel de compétition ?: Fais un premier contrôle 3 à 5 jours avant, puis un dernier contrôle la veille. Teste notamment les chronomètres, les tablettes, l’imprimante, la sonorisation et le matériel de sécurité.

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