Cómo organizar una competición de natación

Organizar una competición de natación empieza mucho antes de preparar las calles. Primero reserva la piscina y define el formato, las pruebas, el reglamento y el número máximo de participantes. Después abre las inscripciones, reúne voluntarios y convierte los datos recibidos en listas de salida, distribución de calles y un programa horario. La última semana sirve para confirmar proveedores, material, primeros auxilios, premios y toda la documentación impresa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la piscina
2
Definir el formato de la competición
2 personas
3
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
4
Contactar con los responsables
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Reclutar voluntarios
2 personas
8
Calcular la necesidad de catering
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Cobrar las tasas de inscripción
2 personas
12
Hacer las listas de salida
2 personas
13
Hacer la distribución de las pistas
2 personas
14
Publicar el programa
15
Confirmar la reserva
16
Encargar premios y medallas
17
Crear el horario de voluntarios
2 personas
18
Registrar contacto de primeros auxilios
19
Confirmar proveedores
20
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
21
Imprimir los dorsales
22
Imprimir certificados
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Recoger el material de competición
3 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Ordenar medallas
2 personas
27
Preparar el catering
3 personas
28
Dejar los documentos listos
2 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Realizar una ronda de seguridad
3 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
33
Marcar las líneas de competición
4 personas
34
Probar el cronometraje
3 personas
35
Probar el sistema de megafonía
2 personas
36
Preparar el buffet de catering
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Preparar los kits de inicio
2 personas
39
Instruir a los oficiales
2 personas
40
Inscribir participantes
4 personas
41
Repartir dorsales
2 personas
42
Recibir al público
3 personas
43
Guiar la natación de calentamiento
4 personas
44
Dar la reunión inicial
2 personas
45
Coordinar los componentes de la competición
8 personas
46
Registrar horarios
4 personas
47
Comprobar los resultados
2 personas
48
Llamar a los participantes a la salida
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer fruta y snacks
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Preparar la entrega de premios
3 personas
53
Gestionar la entrega de premios
4 personas
54
Repartir certificados
3 personas
55
Dar los avisos finales
56
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

57
Retirar el material de competición
4 personas
58
Desmontar el mobiliario
4 personas
59
Recoger el catering
3 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Comprobar los vestuarios
2 personas
63
Limpiar el área de la piscina
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Archivar resultados
66
Informar a los participantes
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Guardar las compras sobrantes
2 personas
69
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 30
Taburetes de barcant. 6
Mesa de inscripción
Carpas de fiestacant. 2
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 10
Papeleracant. 8

Material deportivo

Cuerdas de calle de competicióncant. 8
Bloques de salidacant. 8
Cintas para la cabezacant. 120
Tablas de natacióncant. 20
Pullbuoyscant. 20
Aros de buceocant. 20
Silbatoscant. 10
Boyas de rescatecant. 2
Líneas de rescatecant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 10
Chalecos con número de dorsalcant. 120
Bloques de podiocant. 3
Medallascant. 36
Trofeoscant. 12
Alfombras de los bloques de salidacant. 8

Equipo

Cronómetroscant. 12
Tabletscant. 4
Portátilescant. 2
Impresorascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Megáfonoscant. 2
Micrófono
Altavocescant. 2
Baterías externascant. 6
Laminadora
Calculadorascant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12
Jarras de aguacant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Pósters del concursocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 8

Limpieza

Fregonascant. 6
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Cestos para la ropacant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Botellas térmicascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Reserva la piscina antes de anunciar la fecha y confirma por escrito el horario, el acceso a vestuarios, las calles disponibles y el tiempo necesario para montar y desmontar.
Define el formato antes de abrir las inscripciones: indica las pruebas, categorías, reglas, sistema de tiempos y fecha límite. Si cambias estos datos después, tendrás que rehacer listas y horarios.
Cierra las inscripciones con varios días de margen para comprobar los datos de cada participante, cobrar las tasas y preparar las listas de salida y la distribución de las calles.
Asigna voluntarios a funciones concretas y prepara un horario por turnos. Además de cronometraje y megafonía, cubre inscripción, montaje, entrega de medallas, primeros auxilios y control de material.
Haz una comprobación técnica el día anterior: cronómetros, tablets, impresora, cables, baterías, dorsales, certificados, silbatos y material de seguridad. Lleva copias impresas del programa por si falla la conexión o un dispositivo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de natación?: Empieza al menos 6 u 8 semanas antes. Reserva la piscina y define el formato en las primeras 2 semanas; deja cerradas las inscripciones y las listas de salida varios días antes de la competición.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes, siempre que sea posible. Ese margen permite revisar nombres y datos, cobrar las tasas, asignar calles y publicar un programa sin cambios de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de natación?: Calcula como mínimo 1 responsable general, 2 personas en inscripción, 1 coordinador de pista y 2 cronometristas por calle activa. Añade personal para megafonía, resultados, primeros auxilios y premios según el número de calles.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a la competición?: Comprueba la reserva, el acceso a la piscina, el material deportivo, los equipos electrónicos y los documentos impresos. Hazlo entre 24 y 48 horas antes y guarda una copia del programa, las listas y los contactos de emergencia.

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