Zo organiseer je een zwemwedstrijd zonder chaos

Begin niet met medailles of snacks, maar met het zwembad, het wedstrijdformat en het aantal deelnemers. Die drie keuzes bepalen hoeveel banen, heats, officials en vrijwilligers je nodig hebt. Werk daarna terug vanaf de wedstrijddatum: regel aanmeldingen, wedstrijdregels en indelingen op tijd, zodat je startlijsten en mappen niet op het laatste moment hoeft te maken. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratiebalie, gecontroleerde banen en een getest systeem voor tijdwaarneming.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwembad reserveren
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Wedstrijdregels versturen
8
Officials bevestigen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Heats en banen indelen
2 personen
11
Medailles bestellen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Startlijsten afdrukken
15
Deelnemersnummers klaarleggen
2 personen
16
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
17
Materialen inpakken
2 personen

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Registratiebalie inrichten
2 personen
21
Wedstrijdsignage ophangen
2 personen
22
Banen en keerpunten controleren
3 personen
23
Tijdwaarneming klaarzetten
3 personen
24
Dranken en snacks klaarzetten
3 personen
25
Officials instrueren
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Noodcontacten controleren
29
Warming-up begeleiden
2 personen
30
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
31
Zwemrondes begeleiden
6 personen
32
Tijden en uitslagen noteren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Snacks serveren
2 personen
35
Wachtruimte netjes houden
2 personen
36
Finales aankondigen
37
Finales begeleiden
6 personen
38
Prijzen uitreiken
3 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Wedstrijdmaterialen opruimen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Catering en keuken schoonmaken
3 personen
44
Kleedkamers controleren
2 personen
45
Uitslagen digitaal verwerken
46
Uitslagen naar deelnemers sturen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 12
Kleedkamerbankenaantal 4

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 4
Genummerde badmutsenaantal 60
Startblokkenaantal 6
Prijzen en medaillesaantal 60
Reservezwembrillenaantal 6

Apparatuur

Megafoon
Digitale timer
Laptopsaantal 2
Oplaadstationsaantal 2

Papierwaren

Klembordenaantal 8
Pennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 6
Startlijstenaantal 80
Uitslagenformulierenaantal 100
Naamstickersaantal 100
Registratiebord
Informatiebordenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Serveerschalenaantal 8
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Cold packsaantal 6
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegers en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het zwembad zodra je een voorlopige datum hebt en leg meteen vast hoeveel banen en hoeveel uur je beschikbaar hebt. Plan extra tijd voor opbouw, registratie en opruimen; een wedstrijd begint niet bij de eerste start.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Dan kun je dieetwensen verwerken, deelnemersnummers toewijzen en heats en banen indelen zonder voortdurend wijzigingen in startlijsten.
Bevestig officials en vrijwilligers uiterlijk 10 dagen vooraf en geef iedereen één duidelijke taak. Plan naast baanofficials ook mensen voor registratie, tijdwaarneming, uitslagen en het uitdelen van medailles.
Test de tijdwaarneming minstens 30 minuten voor de eerste heat met alle stopwatches, de digitale timer en eventuele laptops. Leg voor elke baan een reservepen en uitslagenformulier klaar; een lege batterij of zoekgeraakte tijd kan de uitslag vertragen.
Richt de registratiebalie in met startlijsten, naamstickers, deelnemersnummers en een registratiebord. Zet dranken en snacks pas klaar nadat de start- en looproutes vrij zijn, zodat koelboxen en tafels officials en zwemmers niet hinderen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een zwemwedstrijd organiseren?: Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met het zwembad, het format en de inschrijving. Bevestig officials en vrijwilligers uiterlijk 10 dagen voor de wedstrijd en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen vooraf.
Hoe deel je deelnemers in heats en banen in?: Verzamel eerst alle aanmeldingen en controleer per deelnemer de afstanden en categorie. Maak daarna heats met een vaste baanverdeling en druk de startlijsten uiterlijk 1 dag vooraf af, met enkele lege regels voor late correcties.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zwemwedstrijd?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 of 2 mensen bij de registratie, tijdwaarnemers per baan en officials bij de keerpunten. Voor een wedstrijd met 6 banen heb je daardoor al snel 10 tot 15 mensen nodig, afhankelijk van het format.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste controleren?: Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste start. Controleer eerst de banen, keerpunten, startblokken en tijdwaarneming; richt daarna registratie en bewegwijzering in en instrueer officials voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.