Zo organiseer je een zorgcongres zonder losse eindjes

Begin een zorgcongres niet met de uitnodiging, maar met het programma, de zaalindeling en de techniek. Zodra datum, tijden en sprekers vaststaan, kun je registratie, catering en materialen plannen. Werk met één actuele aanwezigheidslijst en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. De meeste problemen ontstaan in de laatste week: presentaties ontbreken, adapters zijn niet beschikbaar of microfoons zijn niet getest. Plan daarom vaste controlemomenten en een korte technische generale repetitie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekersinformatie verzamelen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanwezigheidslijst bijwerken
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Programma's afdrukken
12
Routebeschrijving versturen
13
Reserveringen bevestigen
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Techniek testen
2 personen
16
Presentaties verzamelen
17
Presentaties controleren
2 personen
18
Badges sorteren
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Catering voorbereiden
3 personen
24
Zaal controleren
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Naamkaartjes klaarleggen
29
Programma's klaarleggen
30
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
31
Projector en scherm plaatsen
2 personen
32
Microfoons plaatsen
2 personen
33
Verlichting instellen
34
Presentaties klaarzetten
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Buffettafels inrichten
3 personen
37
Hapjes op schalen leggen
2 personen
38
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
39
Registratieteam briefen
2 personen

Event

40
Sprekers ontvangen
2 personen
41
Bezoekers registreren
4 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Opening begeleiden
2 personen
45
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
46
Sprekers begeleiden
2 personen
47
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
50
Koffiepauze serveren
3 personen
51
Buffet opnieuw aanvullen
3 personen
52
Pauzeruimte opruimen
2 personen
53
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
54
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
55
Dinerbuffet openen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Servies en glazen ophalen
3 personen
58
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
59
Netwerkborrel serveren
3 personen
60
Sprekers bedanken
2 personen
61
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Buffet afbouwen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Meubilair terugplaatsen
3 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Techniek retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
2 personen
73
Leveranciersfacturen verzamelen
74
Bedankbericht versturen
75
Presentaties archiveren
76
Aanwezigheidsgegevens opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreekstoel
Loungefauteuilsaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-C-adaptersaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Dinervorkenaantal 130
Dinermessenaantal 130
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Buffetwarmhoudersaantal 6
Aluminium serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjesaantal 130
Naambadgehoudersaantal 130
Programmafoldersaantal 130
Pijlbordjesaantal 12
Informatiebannersaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Poetsdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, zaalindeling en pauzemomenten uiterlijk 8 weken vooraf vast. Daarmee kunnen sprekers hun bijdrage voorbereiden en kun je de uitnodiging met een volledig tijdschema versturen.
Benader sprekers minimaal 10 weken voor het congres en vraag direct om titel, bio, foto, presentatieformaat en technische wensen. Stel een harde deadline in voor de definitieve presentatie, bijvoorbeeld 7 dagen voor aanvang.
Verwerk aanmeldingen in één lijst met naam, organisatie, dieetwensen en aanwezigheid per onderdeel. Sluit de registratie 5 tot 7 dagen vooraf en geef de cateraar daarna het definitieve aantal door.
Test projector, scherm, laptop, microfoons, luidsprekers, mengpaneel en presentatieklikker minstens 2 werkdagen vooraf met de echte presentaties. Controleer ook HDMI-kabels, USB-C-adapters, verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de zaal op de congresdag minstens 2 uur voor de eerste ontvangst gereed. Zet registratie, badges, naamkaartjes, programma's, route-informatie en een aparte plek voor jassen klaar voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zorgcongres organiseren?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het congres en sluit de registratie 5 tot 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je sprekers voor een zorgcongres benaderen?: Benader sprekers minimaal 10 weken voor de congresdatum. Vraag hun definitieve presentatie uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je tijd hebt voor controle en een technische test.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek van een zorgcongres te testen?: Plan minstens 60 tot 90 minuten voor een volledige test, uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Test elke presentatie op de gebruikte laptop en controleer alle microfoons, kabels, adapters en het geluid in de zaal.
Wanneer geef je het definitieve aantal deelnemers door aan de catering?: Geef het definitieve aantal meestal 5 tot 7 dagen vooraf door, nadat de registratie is gesloten. Neem dieetwensen en eventuele aanwezigheid bij het diner of andere eetmomenten in dezelfde controle mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.