Einen Gesundheitskongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Gesundheitskongress entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginnen Sie mit Datum, Programm und Raumaufteilung, bevor Sie Referenten einladen und die Anmeldung öffnen. Danach folgen Teilnehmerdaten, Catering, Präsentationen und Technik. Planen Sie die letzten 48 Stunden für Kontrolle, Aufbau und Beschriftung ein – besonders bei Namensschildern, Wegbeschreibung und Anschlüssen für verschiedene Laptops.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Sprecherinformationen sammeln
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Anwesenheitsliste aktualisieren
- 10
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 11
Programme ausdrucken
- 12
Wegbeschreibung versenden
- 13
Reservierungen bestätigen
- 14
Cateringbestellung aufgeben
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Präsentationen sammeln
- 17
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 18
Badges sortieren
2 Personen
- 19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Catering vorbereiten
3 Personen
- 24
Saal kontrollieren
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 28
Namensschilder bereitlegen
- 29
Programme bereitlegen
- 30
Bühne und Sprecherbereich einrichten
3 Personen
- 31
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 32
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 33
Beleuchtung einrichten
- 34
Präsentationen vorbereiten
- 35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 36
Buffettische einrichten
3 Personen
- 37
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
- 38
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
- 39
Registrierungsteam briefen
2 Personen
Event
- 40
Referenten empfangen
2 Personen
- 41
Besucher registrieren
4 Personen
- 42
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 44
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 45
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 46
Redner betreuen
2 Personen
- 47
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 50
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 51
Buffet wieder auffüllen
3 Personen
- 52
Pausenraum aufräumen
2 Personen
- 53
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
- 54
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 55
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 57
Geschirr und Gläser einsammeln
3 Personen
- 58
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 59
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
- 60
Sprecher danken
2 Personen
- 61
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Buffet abbauen
3 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Saal reinigen
3 Personen
- 67
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 71
Technik zurückbringen
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 73
Lieferantenrechnungen sammeln
- 74
Dankesnachricht versenden
- 75
Präsentationen archivieren
- 76
Anwesenheitsdaten speichern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- Rednerpult
- Lounge-SesselAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- ProjektorAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- PräsentationsklickerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-C-AdapterAnz. 4
- WLAN-Hotspot
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 130
- KaffeetassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 130
- KaffeelöffelAnz. 130
- EsstischgabelnAnz. 130
- DinnermesserAnz. 130
- ServierlöffelAnz. 20
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- BuffetwärmerAnz. 6
- Aluminium-ServiertablettsAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 16
- NamensschilderAnz. 130
- NamensschildhalterAnz. 130
- ProgrammhefteAnz. 130
- WegweiserAnz. 12
- InformationsbannerAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NotizblöckeAnz. 130
- KugelschreiberAnz. 150
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- PutztücherAnz. 20
- SpülbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum, Programm und Raumaufteilung mindestens 12 Wochen vorher fest. Erst danach sollten Sie Referenten verbindlich anfragen, damit Vortragszeiten, Rednerpult und Sitzplätze zusammenpassen.
- Sammeln Sie bei der Anmeldung neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche. Schließen Sie die erste Cateringmeldung 10 bis 14 Tage vor dem Kongress ab und aktualisieren Sie sie bis 3 Tage vorher.
- Fordern Sie Präsentationen spätestens 72 Stunden vor Beginn an und prüfen Sie jede Datei auf Format, Ton und eingebettete Videos. Halten Sie einen Laptop, einen Präsentationsklicker sowie HDMI- und USB-C-Adapter bereit.
- Testen Sie Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult am Vortag im aufgebauten Saal. Prüfen Sie dabei auch Verlängerungskabel und einen WLAN-Hotspot, falls das Internet vor Ort ausfällt.
- Bereiten Sie Namensschilder, Anwesenheitsliste und gedruckte Programme am Vortag vor. Stellen Sie den Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor Einlass auf und kühlen Sie Getränke erst nach der Saalkontrolle, damit nichts im Weg steht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Gesundheitskongress organisieren?
- Beginnen Sie etwa 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Für größere Kongresse mit mehreren Räumen oder vielen Referenten sind 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Gesundheitskongress verschicken?
- Versenden Sie die Einladungen 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Setzen Sie den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vorher, damit Catering, Namensschilder und Anwesenheitsliste rechtzeitig aktualisiert werden können.
- Was muss man bei der Technik eines Gesundheitskongresses prüfen?
- Testen Sie Projektor, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens einmal am Vortag. Prüfen Sie außerdem HDMI- und USB-C-Anschlüsse, Verlängerungskabel und eine Ersatzlösung für das WLAN.
- Wann sollte das Catering für einen Gesundheitskongress bestellt werden?
- Geben Sie die erste Bestellung 10 bis 14 Tage vor dem Kongress auf und melden Sie die endgültige Personenzahl spätestens 3 Tage vorher. Erfassen Sie vegetarische, vegane und andere Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung.
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