Zo organiseer je een zorgcarrièrebeurs

Begin met het programma en de datum, en reserveer daarna een locatie die ruimte biedt voor stands, presentaties en registratie. Benader deelnemende zorgorganisaties vroeg, zodat je de standindeling en communicatie op tijd kunt maken. Publiceer een aanmeldformulier en verzamel dieetwensen, parkeergegevens en presentatiebestanden voordat de laatste week begint. Op de beursdag draait veel om een duidelijke entree, geteste techniek en voldoende bewegingsruimte tussen de standtafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Socialmediaberichten plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Deelnemers bevestigen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Exposantenlijst controleren
2 personen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Programma online zetten
13
Parkeerinformatie versturen
14
Exposanteninstructies versturen
15
Badges en registratieformulieren drukken
2 personen
16
Presentaties verzamelen
17
Techniek testen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Locatie en toegang controleren
2 personen
21
Meubilair klaarzetten
4 personen
22
Standtafels opstellen
4 personen
23
Stoelen en zithoeken plaatsen
3 personen
24
Registratiebalie inrichten
2 personen
25
Exposantenstands markeren
2 personen
26
Exposanten ontvangen
3 personen
27
Standmaterialen uitdelen
2 personen
28
Presentatieruimte inrichten
3 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Hapjes klaarzetten
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Presentaties klaarzetten
2 personen
34
Registratiesysteem testen
2 personen

Event

35
Openingsbriefing geven
3 personen
36
Bezoekers registreren
4 personen
37
Bezoekers welkom heten
2 personen
38
Badges uitdelen
2 personen
39
Exposanten ondersteunen
2 personen
40
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
41
Workshops begeleiden
3 personen
42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Tijdschema bewaken
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes bijvullen
2 personen
47
Dieetopties apart aanbieden
48
Presentatietechniek bedienen
49
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
50
Afvalbakken legen
51
Toiletten tussendoor controleren
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Exposanten uitchecken
2 personen
54
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
55
Presentaties afsluiten

Nazorg

56
Servies verzamelen
3 personen
57
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
66
Bedankbericht versturen
67
Aanwezigheidslijst archiveren
68
Contactaanvragen doorsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 30
Bezoekersstoelenaantal 120
Bistrotafelsaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Presentatietafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 35
Statafelsaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 150
Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Draadloze microfoonaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Mobiele opladersaantal 6
Wifirouter
Kabelgotenaantal 12

Decoratie

Roll-upbannersaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 12
Standbordjesaantal 30
Naamkaartstandaardsaantal 35
Prikbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 40
Ballonnenaantal 80
Ballonnenstandaardsaantal 4
Afzetlintaantal 2
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Enveloppenaantal 100
Polsbandjesaantal 300

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Serveertangenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Kruimeldienbladenaantal 4
Allergenenkaartjesaantal 40
Menukaartenaantal 20
Boodschappen

Tips

Leg programma en locatie uiterlijk 8 weken vooraf vast. Reserveer naast de beursvloer ook een aparte plek voor presentaties, registratie en eventuele zithoeken.
Benader deelnemende organisaties minimaal 6 weken vooraf en bevestig hun deelname schriftelijk. Controleer daarna of de exposantenlijst overeenkomt met de standindeling en het programma.
Sluit de inschrijvingen niet pas op de beursdag. Verwerk aanmeldingen wekelijks, stuur bevestigingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf voor de catering.
Stuur exposanteninstructies, parkeerinformatie en het online programma uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld daarin opbouwtijd, toegang, standplaats en wat zij zelf moeten meenemen.
Test projector, scherm, HDMI-kabels, microfoon en presentatielaptops minstens 1 dag vooraf. Leg op locatie kabels vast met kabelgoten en controleer vóór opening de registratiebalie, badges, bewegwijzering en alle stroompunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zorgcarrièrebeurs organiseren?: Plan minimaal 8 weken voorbereiding voor datum, locatie en programma. Begin 6 weken vooraf met exposanten en houd de laatste 7 dagen vrij voor bevestigingen, techniek en locatiecontrole.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een zorgcarrièrebeurs?: Reken op minimaal 3 uur voor standtafels, stoelen, registratie, bewegwijzering en techniek. Plan extra tijd als presentaties of meerdere exposanten hun eigen materiaal opbouwen.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een zorgcarrièrebeurs?: Benader organisaties bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Stuur de definitieve exposanteninstructies uiterlijk 5 dagen voor de beurs, nadat standindeling en programma zijn gecontroleerd.
Wanneer moet je dieetwensen voor een zorgcarrièrebeurs verzamelen?: Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en controleer de lijst 7 dagen vooraf. Zo kun je de aantallen en alternatieven nog tijdig met de catering afstemmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.