Cómo organizar una feria de carreras de atención sanitaria

Empieza por fijar la fecha, el programa y el lugar antes de contactar con organizaciones y abrir las inscripciones. Después coordina a los expositores, distribuye los puestos y comunica horarios, aparcamiento y necesidades técnicas. La semana anterior debes cerrar la lista de participantes, recopilar presentaciones y confirmar preferencias dietéticas. El día anterior, revisa el acceso, monta el registro y prueba proyector, micrófono, cables y conexión wifi.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar mensajes en redes sociales
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Confirmar participantes
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Revisar la lista de expositores
2 personas
11
Hacer el plano de puestos
2 personas
12
Publicar el programa en línea
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Enviar las instrucciones a los expositores
15
Imprimir acreditaciones y formularios de registro
2 personas
16
Recopilar las presentaciones
17
Probar la técnica
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Reunir los materiales
3 personas
20
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
21
Montar el mobiliario
4 personas
22
Montar mesas de stand
4 personas
23
Colocar sillas y zonas de descanso
3 personas
24
Montar el mostrador de registro
2 personas
25
Marcar los stands de los expositores
2 personas
26
Recibir a los expositores
3 personas
27
Repartir materiales del stand
2 personas
28
Preparar el espacio de presentación
3 personas
29
Preparar café y té
2 personas
30
Preparar los aperitivos
2 personas
31
Enfriar las bebidas
2 personas
32
Colgar señalización
2 personas
33
Preparar las presentaciones
2 personas
34
Probar el sistema de registro
2 personas

Evento

35
Dar la reunión inicial
3 personas
36
Registrar a los visitantes
4 personas
37
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
38
Repartir acreditaciones
2 personas
39
Apoyar a los expositores
2 personas
40
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
41
Guiar talleres
3 personas
42
Recibir a los ponentes
2 personas
43
Vigilar el horario
44
Servir café y té
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Reponer aperitivos
2 personas
47
Ofrecer las opciones dietéticas por separado
48
Operar el equipo de presentación
49
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
51
Comprobar los baños entre medias
52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
53
Registrar a los expositores
2 personas
54
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
55
Cerrar las presentaciones

Seguimiento

56
Recoger la vajilla
3 personas
57
Clasificar y retirar residuos
3 personas
58
Recoger mesas y sillas
4 personas
59
Retirar la decoración
2 personas
60
Apagar el equipo
2 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Limpiar el lugar
3 personas
63
Recoger objetos perdidos
64
Inventariar materiales
2 personas
65
Devolver el material alquilado
2 personas
66
Enviar mensaje de agradecimiento
67
Archivar la lista de asistencia
68
Reenviar solicitudes de contacto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 30
Sillas para visitantescant. 120
Mesas bistrocant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Mesas de presentacióncant. 4
Percheroscant. 4
Mantelescant. 35
Mesas altascant. 8

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 180
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Portátilescant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 4
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Micrófono inalámbricocant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cargadores móvilescant. 6
Router wifi
Canaletas para cablescant. 12

Decoración

Banners enrollablescant. 6
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Carteles de standcant. 30
Soportes para tarjetas de nombrecant. 35
Tableros de corchocant. 8
Pegatinas de flechascant. 40
Globoscant. 80
Soportes para globoscant. 4
Cinta de balizamientocant. 2
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Sobrescant. 100
Pulserascant. 300

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Bandejas recogemigascant. 4
Tarjetas de alérgenoscant. 40
Cartas del menúcant. 20
Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de publicar el formulario de inscripción. Deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones y confirmar participantes.
Pide a cada expositor su nombre, logotipo, necesidades eléctricas y presentación con 7 días de antelación. Así puedes completar el plano de puestos y evitar cambios durante el montaje.
Envía las instrucciones prácticas 3 días antes: hora de llegada, acceso, aparcamiento, ubicación del stand y persona de contacto. Incluye también el programa publicado en línea.
Haz una prueba técnica completa el día anterior, no solo al llegar los expositores. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico, los cables HDMI, las regletas y el router wifi.
Prepara el registro y la señalización antes de abrir las puertas. Imprime las acreditaciones y formularios, coloca el cartel de bienvenida y marca cada stand con señales visibles desde la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de carreras sanitarias?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y contacta con las organizaciones al principio; deja las confirmaciones, el plano de puestos y la información técnica cerrados durante la última semana.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones?: Publica el formulario unas 3 semanas antes de la feria. Mantén las inscripciones abiertas alrededor de 10 a 14 días y confirma la participación cuando cierres la lista de expositores.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa el día anterior y repite una comprobación rápida 60 minutos antes de empezar. Revisa especialmente el proyector, el micrófono, los cables HDMI, las regletas y la conexión wifi.
¿Cuándo se envían las instrucciones a los expositores?: Envía la información definitiva 3 días antes. Incluye la hora de montaje, el acceso, el aparcamiento, el plano del stand, el programa y el contacto para resolver incidencias.

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